Procesondersteuner/ Managementassistent 24 u p/w

BlueTrail; Utrecht; On-site; EUR 23,000 - 35,000; Full time

Job summary

BlueTrail is op zoek naar een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd en teamleiders. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging.

De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer en diverse administratieve werkzaamheden. Verantwoordelijkheden omvatten notuleren, CRM-beheer, inkoopopdrachten in Inconto en het organiseren van bijeenkomsten met locatie en catering.

Qualifications

• Ervaring met agenda- en mailboxbeheer.
• Kennis van CRM-systemen en notuleren.
• Vlot in planning, organisatie en ondersteuning van vergaderingen.

Responsibilities

• Plannen en coördineren van afspraken en overleggen.
• Beheer van mailbox en e-mailafhandeling.
• Notuleren bij portefeuilletoppers en voorbereidende werkzaamheden.
• Beheer van CRM en inkoopopdrachten in Inconto.
• Organiseren van bijeenkomsten inclusief locatie en catering.
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief.
• Verdelen van taken in het zaaksysteem en ondersteuning bij ziekte/jubilea.

Skills

Agenda beheer

Mailbox beheer

Notuleren

CRM

Inkoop opgaven

Tools

Inconto

Job description

Opdracht

Vanwege het vertrek van de huidige procesondersteuner zoeken wij per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

Werkzaamheden

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen;
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling;
• Voorbereiden en (indien nodig) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag);
• Beheer van de gezamenlijke mailbox;
• Het bijhouden van ons zaaksysteem CRM;
• Het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto;
• Meedenken over procesverbeteringen;
• Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering);
• Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem;
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief;
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem;
• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.;
• Postbeheer.