Procesondersteuner/ Managementassistent

KBenP; Nieuwegein; On-site; EUR 23,000 - 31,000; Full time

Job summary

KBenP zoekt per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent om het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling te ondersteunen. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning en mailboxbeheer, met als kerntaak de organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

De rol maakt deel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging.

Qualifications

• Ervaring met agenda- en mailboxbeheer.
• Ervaring met notuleren en voorbereidende portefeuillesoverleggen.
• Kennis van CRM-systemen en Inconto is een pré.

Responsibilities

• Plannen, voorbereiden en coördineren van afspraken en overleggen.
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling.
• Voorbereiden en notuleren van portefeuillehoudersoverleggen.
• Beheer van de gezamenlijke mailbox.
• Het bijhouden van het zaaksysteem CRM en verwerking in Inconto.
• Organiseren van bijeenkomsten (locatie en catering).
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem.

Skills

Agenda beheer

Mailbox beheer

Notuleren

Organisatie bijeenkomsten

Administratieve vaardigheden

Tools

CRM

Inconto

Job description

Vanwege het vertrek van de huidige procesondersteuner zoeken wij per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

De tijdelijke procesondersteuner/managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner.

Werkzaamheden

In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling
• Voorbereiden en (indien nodig) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag)
• Beheer van de gezamenlijke mailbox
• Het bijhouden van ons zaaksysteem CRM
• Het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto
• Meedenken over procesverbeteringen
• Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering)
• Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem
• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.
• Postbeheer