Proactieve Managementassistent – Planner & Secretariat

Ansinger; Rotterdam; On-site; EUR 29,000 - 40,000; Full time

Job summary

Ansinger zoekt een Managementassistent die twee afdelingsmanagers ondersteunt op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Je maakt deel uit van het Management Team en versterkt de continuïteit van vergaderingen, verslaglegging en opvolging van actiepunten.

Je beheert agenda’s, plant vergaderingen, verzorgt notulen en zorgt voor tijdige actes. Daarnaast regel je inkoop, facturatie en jaarbonnen, met oog voor procesoptimalisatie en samenwerking binnen het team.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding.
• Minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent, bij voorkeur in een overheidsorganisatie.
• Werkervaring met MS Office (Outlook en Teams).
• Ervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd.
• Invoeren van bestellingen in Oracle Fusion.
• Werkervaring bij een overheidsorganisatie is een pre.
• Opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist.
• Ervaring met een digitaal archiveringsysteem.

Responsibilities

• Ondersteunen van twee afdelingsmanagers secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief.
• Beheren van complexe agenda’s en prioriteren van afspraken.
• Plannen van vergaderingen en voorbereiden stukken.
• Verzorgen van verslaglegging en actielijsten van overleggen.
• Aannemen van taken uit de mailbox en ondertekenen stukken namens de managers.
• Regelen van inkoopordernummers en betaling van facturen in samenspraak met afdelingsbesteller.
• Ondersteunen bij jaarbonnen en aanvragen hiervan.
• Faciliteren van ketensessies en zorgen voor organisatorische en technische gereedheid.
• Organiseren van werkbezoeken en bijeenkomsten met passende locaties en catering.
• Behouden van overzicht van locaties, samenwerken binnen het team en het signaleren van problemen.

Skills

Notuleren

Agendabeheer

Planmatig werken

Proactief handelen

Communicatieve vaardigheden

Teamplayer

Education

MBO niveau 4 opleiding

Tools

MS Outlook

MS Teams

Oracle Fusion

Job description

Ansinger zoekt een Managementassistent die twee afdelingsmanagers ondersteunt op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Je maakt deel uit van het Management Team en versterkt de continuïteit van vergaderingen, verslaglegging en opvolging van actiepunten.

Je beheert agenda’s, plant vergaderingen, verzorgt notulen en zorgt voor tijdige actes. Daarnaast regel je inkoop, facturatie en jaarbonnen, met oog voor procesoptimalisatie en samenwerking binnen het team.