Personal Assistent / Office Assistent

Mondavi; Amsterdam; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Rijbewijs B (pré)

Fulltime

Job summary

Mondavi in Amsterdam zoekt een energieke PA/Office Assistent voor een kleinschalige vastgoedonderneming. Je bent de rechterhand van de Directeur en het eerste aanspreekpunt voor huurders en zakelijke relaties.

Je beheert de agenda en correspondentie, verzorgt reisschema’s, notulen en vergaderbegeleiding. Daarnaast coördineer je onderhoud met aannemers, onderhoudt CRM-dossiers en verzorgt eenvoudige administratie.

Qualifications

• Nederlands en Engels beheersen is vereist
• Kennis van Microsoft Office en CRM-systemen is een pré
• Je werkt netjes, discreet en proactief in een dynamische vastgoedomgeving

Responsibilities

• Beheer van communicatie met huurders en relaties
• Coördineren van onderhoud met aannemers en leveranciers
• Agenda- en vergaderplanning voor de directeur
• Notuleren en actiepunten bewaken tijdens overleggen
• Reizen, hotels en vervoer boeken en reisschema's opstellen
• Kantooradministratie en CRM-dossierbeheer
• Ad-hoc projecten en algemene ondersteuning
• Beheer van bezoeken en ontvangst van bezoekers

Skills

Communicatie

Organisatie

Zelfstandig werken

Discretie

Klantgerichtheid

Tools

Microsoft Office

CRM-systemen

Job description

Wij zijn op zoek naar een energieke PA/Office Assistent voor een succesvolle, kleinschalige vastgoedonderneming in Amsterdam. Interesse? Lees snel verder!

Onze opdrachtgever is een ondernemende vastgoedorganisatie uit Amsterdam. Het betreft een familiebedrijf, dat voor het grootste deel vastgoed ontwikkelt voor eigen portefeuille. Als PA/ Office Assistent kom je te werken in een professionele doch familiaire omgeving waar kwaliteit centraal staan.

Jouw werkzaamheden

Als PA / Office Assistent ben je de rechterhand van de Directeur en het eerste aanspreekpunt voor huurders en zakelijke relaties. Je zorgt dat alles op rolletjes loopt – van agenda en correspondentie tot het oplossen van praktische zaken rondom de vastgoedportefeuille.Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en houdt overzicht in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Tot jouw werkzaamheden behoren:

Communicatie huurders & relaties

• Eerste aanspreekpunt voor huurders bij vragen, klachten en meldingen (telefoon, mail, WhatsApp)
• Coördineren van onderhoudsmeldingen met aannemers en leveranciers en opvolging tot oplossing
• Onderhouden van contact met makelaars, notarissen, banken, accountants en zakelijke partners
• Opstellen en versturen van huuropzeggingen, bevestigingen en standaardcorrespondentie
• Plannen en begeleiden van bezichtigingen en sleuteloverdrachten
• Bijhouden van huurdersdossiers en relatiebestand (CRM)
• Volledig beheer van de agenda van de directeur, inclusief prioritering en bewaking van conflicten
• Inplannen van afspraken, vergaderingen en bezichtigingen
• Voorbereiden van vergaderingen: agenda's, stukken, locatie en eventuele catering
• Notuleren tijdens overleggen en bewaken van actiepunten
• Reizen, hotels en vervoer boeken en complete reisschema's opstellen
• Bewaken van deadlines voor contracten, verlengingen en periodieke verplichtingen

Persoonlijke assistentie

• Beheer van persoonlijke en zakelijke mailbox: filteren, beantwoorden en escaleren
• Uitvoeren van persoonlijke boodschappen en regeltaken (cadeaus, reserveringen, afspraken)
• Coördineren van privé-afspraken zoals tandarts, garage en dienstverleners aan huis
• Verwerken en archiveren van post, facturen en documenten (digitaal en fysiek)
• Beheer van abonnementen, verzekeringen en lidmaatschappen
• Discreet omgaan met persoonlijke en financiële zaken

Kantoor & ondersteunend

• Zorgen voor een representatief en georganiseerd kantoor
• Beheer van kantoorbenodigdheden, voorraden en leveranciers
• Ontvangst van bezoekers
• Eenvoudige administratieve ondersteuning: facturen doorzetten, declaraties verwerken, documenten archiveren
• Ad-hoc projecten en taken die zich gaandeweg aandienen
• Vloeiend in Nederlands en goede beheersing van de Engelse taal
• Ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) en het is een pré als je ervaring hebt met vastgoed- of CRM-systemen
• Je bent representatief, integer en discreet met vertrouwelijke informatie
• Rijbewijs B is een pré
• Bij voorkeur fulltime beschikbaar

Sollicitatieproces

Als je de vacature hebt gelezen en interesse hebt om te reageren, ontvangen wij graag jouw sollicitatie. Hiernaast kan je zien hoe een regulier sollicitatieproces in zijn werk gaat. Natuurlijk kan het altijd voorkomen dat het proces enigszins wordt gewijzigd. Dit hangt natuurlijk ook af van de wensen van onze opdrachtgevers.

1. Reactie met jouw cv via onze website

2. Kennismakingsgesprek bij ons op kantoor, of online

3. Eerste gesprek bij onze opdrachtgever

4. Tweede en eventueel derde gesprek bij onze opdrachtgever