Personal assistent

Gemeente Arnhem; Gelderland; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

Bij Oranje zoekt een Personal Assistant die een concerndirecteur secretarieel en administratief ondersteunt. Je plant en coördineert complexe agenda’s, beheert e-mail en administratieve processen en bereidt bijeenkomsten voor met zorgvuldige verslaglegging.

Je biedt proactieve ondersteuning zodat de directeur zich kan focussen op kerntaken in een dynamische werkomgeving. Je maakt deel uit van het Management Support team van 60 professionals in Arnhem en werkt nauw samen met verschillende

Qualifications

• Ervaring in het ondersteunen van leidinggevenden.
• Sterke plannings- en organisatievaardigheden.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie.

Responsibilities

• Ondersteunen van een concerndirecteur op secretarieel en administratief gebied.
• Plannen en coördineren van complexe afspraken en agendabeheer.
• Beheer en bewaking van correspondentie en administratieve processen.
• Voorbereiden van vergaderingen en verslaglegging waar nodig.
• Proactieve ondersteuning zodat de directeur zich kan richten op kerntaken.

Skills

Organisatievermogen

Planningsvaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Proactieve instelling

Ondersteuning leidinggevenden

Job description

Opdrachtomschrijving

Wat ga je doen?

Als Personal Assistant ga je ondersteuning bieden aan een concerndirecteur. De werkzaamheden zijn zowel secretarieel als administratief van aard. Je speelt een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen.

Jouw belangrijkste taken zijn:

• Het plannen en coördineren van complexe afspraken. Dit omvat een groot deel van de werkzaamheden.
• Ondersteuning bieden bij het beheer van e-mailcorrespondentie en agendabeheer.
• Het bewaken en beheren van administratieve processen.
• Het voorbereiden van vergaderingen en zorgen voor accurate verslaglegging, indien nodig.
• Het bieden van proactieve ondersteuning om ervoor te zorgen dat zij zich kunnen richten op hun kerntaken.

Dit ben jij

Je bent van nature een organisatorisch talent: plannen en organiseren gaan je moeiteloos af. Snel schakelen is voor jou geen probleem, en je toont graag initiatief in je werk. Met jouw sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, leg je gemakkelijk contact met collega's en externe partijen. Daarnaast werk je nauwkeurig en doelgericht, waarbij je altijd oog hebt voor het gewenste resultaat. Dankzij je ervaring in het ondersteunen van leidinggevenden weet je precies hoe je hen kunt ontzorgen. Je houdt overzicht in een dynamische werkomgeving en vindt voldoening in het ondersteunen van meerdere projecten en managers tegelijkertijd.

Jouw toekomstige team

Jij komt het team Management Support versterken. Een professionele, dienstverlenende en betrokken team dat bestaat uit 60 enthousiaste medewerkers. Dagelijks ondersteunen zij diverse leidinggevenden, programmamanagers en afdelingen bij de gemeente Arnhem.