Ervaren managementassistent gezocht

Stichting Openbaar BasisOnderwijs Duin- en Bollenstreek (OBODB); Noordwijk; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Stichting Openbaar Basisonderwijs Duin- en Bollenstreek (OBODB) zoekt een managementassistent ter vervanging die direct de steun en toeverlaat van de bestuurder en stafcollega’s is, met proactieve inbreng. Je werkt in Noordwijk aan agenda- en mailbeheer, bestuurs- en vergaderondersteuning, tekst en redactie, dossiers en processen, en gastvrijheid op kantoor.

De rol biedt een warme onboarding, zelfstandige werkomgeving en ruimte om administratieve procedures te verbeteren terwijl je bijdraagt aan

Qualifications

• Agenda- en mailbeheer
• Bestuurs- en vergaderondersteuning
• Tekst en redactie voor notities en persberichten
• Overzichten, dossiers en procesverbeteringen
• Gastvrijheid en representativiteit op kantoor

Responsibilities

• Beheer van agenda's en e-mailverkeer met prioriteiteninzicht.
• Voorbereiden en ondersteunen van bestuur en vergaderingen, notuleren en actielijsten beheren.
• Schrijven en redigeren van (vertrouwelijke) brieven en notities; bijdragen aan persberichten.
• Opstellen van overzichtsdocumenten, dossiers en procedures ter ondersteuning van bestuur.
• Ontvangen bezoekers, regelen catering en kantoorvoorraad, en draag bij aan representativiteit.

Skills

Agenda- en Mailbeheer

Bestuurs- en vergaderondersteuning

Tekst, Redactie & Communicatie

Informatie, Dossiers & Processen

Gastvrijheid & Organisatie

Job description

Welkom in het team!

Omdat het om een tijdelijke vervanging gaat, is het belangrijk dat je door je ervaring snel je draai vindt en zelfstandig aan de slag kunt. Maar je staat er uiteraard niet alleen voor! We zorgen we voor een warm welkom, zodat je je vanaf dag één echt onderdeel van het team voelt. We nemen de tijd om je goed in te werken, maken je wegwijs in onze organisatie en staan altijd klaar om je vragen te beantwoorden of samen te sparren.

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben jij de steun en toeverlaat van de bestuurder en de stafcollega’s. Je speelt een belangrijke rol in de verbinding met de directeuren. Je bent een fijne buffer, denkt proactief mee over inhoud en aanpak, en zorgt ervoor dat alles op het stafbureau op rolletjes loopt.

Jouw dagelijkse werkzaamheden zijn gevarieerd en omvatten onder meer:

• Agenda- & Mailbeheer: Je beheert de agenda's met een scherp oog voor prioriteiten. Je leest e-mails en correspondentie doordacht door, schat de urgentie in en geeft suggesties voor een snelle en accurate afhandeling.

• Bestuurs- en vergaderondersteuning: Je bereidt vergaderingen administratief en organisatorisch goed voor. Je stelt heldere agenda's op, notuleert, stelt actie- en besluitenlijsten samen en bewaakt vriendelijk doch doortastend de voortgang.

• Tekst, Redactie & Communicatie: Je schrijft en corrigeert zelfstandig (vertrouwelijke) brieven en notities. Ook denk je mee over artikelen en persberichten, en zorg je dat het taalgebruik en de stijl helemaal kloppen.

• Informatie, Dossiers & Processen: Je stelt duidelijke overzichten en rapportages op, zet een werkarchief op (of houdt dit bij) en zorgt voor complete dossiers. Samen met de bestuurder help je mee de verbinding tussen verschillende beleidsdomeinen te versterken en doe je verbetervoorstellen voor administratieve procedures.

• Gastvrijheid & Organisatie: Je bent de vrolijke en representatieve factor van ons kantoor. Je ontvangt bezoekers gastvrij, regelt catering en offertes voor bijeenkomsten en zorgt dat de kantoorvoorraden op orde zijn.