Personal Assistant

sQout; Den Haag; On-site; EUR 45,000 - 59,000; Full time

Benefits offered by this job

Premievrij pensioen

25 vakantiedagen per jaar

Reiskostenvergoeding OV (businesscard)

Kleine informele werksfeer

Startdatum: zo snel mogelijk

Job summary

Publieke Zaken zoekt een Personal Assistant die de drie partners ondersteunt. Je beheert agenda's, plant afspraken en zorgt voor een soepele planning tussen directie en externe relaties.

Je werkt nauw samen met HR en finance, bereidt vergaderingen voor en fungeert als notulist waar nodig. Je bent proactief, discreet en hebt affiniteit met politiek en public affairs en spreekt uitstekend Nederlands.

Qualifications

• Je hebt ervaring als Personal Assistant, directiesecretaresse of managementassistent en hebt eerder voor directeuren of partners gewerkt.
• Je hebt minimaal HBO-werk- en denkniveau.
• Je staat stevig in je schoenen en kunt goed omgaan met directe communicatie en snel veranderende prioriteiten.
• Je schakelt gemakkelijk tussen drie partners met ieder een eigen werkwijze.
• Je hebt organisatorisch inzicht en ziet snel wat in een complexe agenda wel en niet haalbaar is.
• Je werkt zelfstandig, bent proactief en pakt ook werkzaamheden op die buiten je vaste taken vallen.
• Je bent stressbestendig, servicegericht en voelt je thuis in een jonge, hoogopgeleide organisatie.
• Je hebt interesse in politiek en de wereld van public affairs.
• Je beheerst het Nederlands uitstekend; Engels is een pré. Je bent discreet en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Agenda beheer en planning van afspraken voor drie partners en hun externe relaties.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en MT-overleggen; beheren notuleren en actielijsten.
• Secretariële ondersteuning van de Vereniging van Eigenaren (VvE) en agendaplanning.
• Onderhouden contact met leveranciers en interne collega’s voor afstemming van taken.
• Notuleren van MT-vergaderingen en samenwerken met AI-transcriptietool waar toegepast.
• Werkzaamheden kunnen later uitbreiden met kantoorartikelen en klantenontvangst.

Skills

Ervaring als Personal Assistant

Directiesecretaresse ervaring

Managementassistent ervaring

Drie-partner coordinatie

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Profiel Personal Assistant

Als Personal Assistant ben je de rechterhand van de drie partners van Publieke Zaken, met de oprichter en algemeen directeur als je belangrijkste aanspreekpunt. Hij is een drukbezette ondernemer met een groot politiek netwerk. Je beheert niet alleen zijn agenda voor Publieke Zaken, maar houdt ook zicht op de agenda's van zijn andere ondernemingen, nevenactiviteiten en privéafspraken, zodat alles goed op elkaar aansluit. Hij is direct in zijn communicatie en verwacht dat dingen snel geregeld worden. De twee andere partners plannen veel zelf, maar weten je te vinden voor afspraken, wijzigingen en interne overleggen.

De partners zijn veel buiten de deur, bij klanten, bij acquisitiegesprekken, op ministeries, bij overheidsinstanties en bij politieke relaties. Jij zorgt dat zij op tijd op de juiste plek zijn en goed voorbereid aan tafel zitten. Je denkt vooruit: moet iemand morgenochtend om negen uur in Groningen zijn, dan plan je de avond ervoor geen afspraak tot laat in Den Haag. Je handelt e-mail af, weet wie de contactpersoon is bij welke directeur of bestuurder, stemt afspraken af met de assistenten van externe relaties en bent voor collega's het aanspreekpunt voor het inplannen van afspraken en vergaderingen.

Een vast onderdeel van je werk is de secretariële ondersteuning van de Vereniging van Eigenaren. Publieke Zaken neemt binnen de VvE het voortouw. Jij bereidt de vergaderingen voor (een paar keer per jaar), plant ze in en verzet ze waar nodig, zorgt dat de agendapunten en stukken op tijd klaarliggen en onderhoudt het contact.

Daarnaast ben je notulist van het MT-overleg, dat elke twee weken plaatsvindt. Je bereidt de agenda voor, zorgt dat alle stukken binnen zijn en houdt de actielijst bij. Een AI-transcriptietool gebruiken mag hierbij gewoon.

Op termijn kunnen er mogelijk ook officetaken bij je komen, zoals het bestellen van kantoorartikelen, contact met leveranciers en het ontvangen van klanten. Omdat je veel zelf uitzoekt en oppakt, voel je je thuis in een rol waarin je zelf je weg vindt in agenda's, mailboxen en contacten.

Gevraagd Personal Assistant

• Je hebt ervaring als Personal Assistant, directiesecretaresse of managementassistent en hebt eerder voor directeuren of partners gewerkt.
• Je hebt minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Je staat stevig in je schoenen en kunt goed omgaan met directe communicatie en snel veranderende prioriteiten.
• Je schakelt gemakkelijk tussen drie partners met ieder een eigen werkwijze.
• Je hebt organisatorisch inzicht en ziet snel wat in een complexe agenda wel en niet haalbaar is.
• Je werkt zelfstandig, bent proactief en pakt ook werkzaamheden op die buiten je vaste taken vallen.
• Je bent stressbestendig, servicegericht en voelt je thuis in een jonge, hoogopgeleide organisatie.
• Je hebt interesse in politiek en de wereld van public affairs.
• Je beheerst het Nederlands uitstekend; Engels is een pré. Je bent discreet en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie.

Bedrijfsprofiel Personal Assistant

Publieke Zaken is een public-affairsadviesbureau in Den Haag, gevestigd recht tegenover het Binnenhof, midden in het politieke hart van Nederland. Het bureau helpt bedrijven en organisaties met hun public-affairsstrategie en richt zich op energie, klimaat, duurzaamheid, landbouw en circulaire economie. Politieke analisten, adviseurs en specialisten op het gebied van regulatory affairs analyseren bestaande en toekomstige wet- en regelgeving en adviseren klanten daarover.

Met zo'n 34 collega's is Publieke Zaken een kleine, informele organisatie met korte lijnen. Het team is jong en hoogopgeleid. De drie partners komen uit de politieke wereld en zijn niet alleen met beleid bezig: ze zitten bij klanten, doen acquisitie en werken dagelijks samen met collega's. Je werkt dagelijks samen met HR en finance, met wie je het ondersteunende team vormt. Jullie zitten vaak op dezelfde plek en helpen elkaar waar nodig.

Duurzaamheid zit niet alleen in het werk, maar ook in de dagelijkse gang van zaken. Publieke Zaken stimuleert duurzaam reizen en vrijwel iedereen komt met het openbaar vervoer. Het kantoor ligt op zo'n acht minuten lopen van Den Haag Centraal, of één halte met de tram.

Arbeidsvoorwaarden Personal Assistant

• Een baan voor 32 tot 40 uur per week.
• Standplaats: Den Haag, op loopafstand van Den Haag Centraal.
• Een salaris tussen € 4.000 en € 5.300 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van je kennis en ervaring.
• Premievrij pensioen.
• 25 vakantiedagen per jaar.
• Volledige vergoeding van je reiskosten met het openbaar vervoer (je krijgt een businesscard).
• Een informele werksfeer in een klein, betrokken team.
• Een inkijkje in de manier waarop politiek en beleid in Nederland tot stand komen.
• Startdatum: zo snel mogelijk.