Personal Assistant/Office Manager

sQout; Dordrecht; On-site; EUR 46,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Gratis parkeermogelijkheden

Vaste functie

Ontwikkelmogelijkheden

Directe samenwerking met directeur

Job summary

sQout zoekt een Personal Assistant/Office Manager in Dordrecht die direct met de directeur samenwerkt. Je beheert de agenda, coördineert afspraken en bent het eerste aanspreekpunt voor relaties en investeerders.

Daarnaast organiseer je netwerkevenementen en ondersteun je bij communicatie en externe zichtbaarheid. Je bent verantwoordelijk voor kantoororganisatie, aansturing van externe partners en het verbeteren van interne processen op gebied van financiën en HR.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteuningsrol.

Responsibilities

• Beheren van de agenda en coördineren van afspraken.
• Eerste aanspreekpunt voor relaties en investeerders.
• Organiseren van netwerk- en relatiemanagement-evenementen.
• Ondersteunen bij communicatie en huisstijlbewaking.
• Coördineren van externe partners zoals leveranciers en dienstverleners.
• Ondersteunen bij financiën en HR-processen.
• Coördineren van werving en onboarding van nieuwe teamleden.
• Faciliteren van facilities en kantoorbeheer, inclusief verhuizen/renovatie-planning.

Skills

Agenda beheer

Relatiebeheer

Communicatieve vaardigheden

Proactieve houding

Hands-on mentaliteit

Zelfstandig werken

Prioriteiten stellen

Representativiteit

Tools

MS Office

Job description

Profiel Personal Assistant/Office Manager

Wat ga je doen?

Je takenpakket is breed en afwisselend. Je ondersteunt de directeur direct: je beheert zijn agenda, coördineert afspraken en zorgt dat zijn tijd zo goed mogelijk wordt ingevuld. Daarnaast ben jij het eerste aanspreekpunt voor relaties en investeerders die langskomen, en ontvang je hen op een professionele manier.

Je pakt ook de organisatie van netwerkbijeenkomsten en relatiemanagement-evenementen op, en ondersteunt actief bij communicatie-uitingen. Je zorgt voor consistente presentaties, bewaakt de huisstijl en denkt mee over de externe zichtbaarheid via website en social media kanalen. Het aansturen van externe partners zoals leveranciers, designers en facilitaire dienstverleners hoort hier ook bij.

Verder vervul je een centrale rol in de verdere professionalisering van interne processen en systemen. Denk aan het optimaliseren van werkwijzen, het stroomlijnen van administratieve handelingen rond financiën en HR, en het coördineren van het volledige wervingsproces voor nieuwe teamleden.

Ook het facilitair management valt onder jouw taken: van inkoop en kantoorbeheer tot het onderhouden van contacten met verhuurders en dienstverleners. Voor de komende periode staat een kantoorvernieuwing op de planning, waarbij jij een centrale coördinerende rol speelt in de realisatie hiervan.

Gevraagd Personal Assistant/Office Manager

We zoeken iemand met aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteuningsrol binnen een professionele omgeving. Je werkt zelfstandig, gestructureerd, bent uitstekend in het stellen van prioriteiten en houdt ook onder druk het overzicht. Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden in woord en geschrift (Nederlands) en kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende gesprekspartners en onderwerpen.

Verder breng je mee:

• Ervaring met planning, agendabeheer en organisatie van bijeenkomsten
• Beheersing van gangbare office-software en administratieve systemen
• Een proactieve houding en oog voor verbetermogelijkheden
• Representativiteit, integriteit en een servicegerichte instelling
• Een hands-on mentaliteit en vermogen om zelfstandig te opereren

Bedrijfsprofiel Personal Assistant/Office Manager

Je komt terecht bij een dynamische investeringsorganisatie die zich onderscheidt door een hands‑on aanpak en persoonlijke betrokkenheid. Onze opdrachtgever is geen traditionele participatiemaatschappij die op afstand stuurt - ze werken intensief samen met ondernemers om échte impact te maken.
De organisatie investeert strategisch in succesvolle bedrijven binnen sectoren als productie, bouw en distributie. Wat hen bijzonder maakt, is hun pragmatische werkwijze: per investering wordt maatwerk geleverd, zonder de bureaucratie van grote fondsen. Ze zijn oprecht geïnteresseerd in het ondersteunen van ondernemerschap en het realiseren van duurzame groei.
Je werkt in een compact, bevlogen team waar collegialiteit en professionaliteit samengaan. Door de korte lijnen ben je betrokken bij strategische beslissingen en zie je direct het resultaat van jouw werk. De organisatie staat midden in de groei, wat zorgt voor volop ontwikkelmogelijkheden en afwisseling in je taken.
De locatie - een karakteristiek pand in een historische omgeving - draagt bij aan de inspirerende werksfeer. Het combineert de ambitie en drive van een jonge organisatie met de stabiliteit en visie van ervaren professionals. Hier krijg je écht de kans om mee te bouwen aan de verdere professionalisering en kun je jouw stempel drukken op de organisatie.
Voor iemand die gedijt in een ondernemende omgeving waar geen dag hetzelfde is, biedt deze functie een unieke kans om bij te dragen aan tastbare ondernemersresultaten.

Arbeidsvoorwaarden Personal Assistant/Office Manager

Solliciteren doe je laagdrempelig: het eerste kennismakingsgesprek voer je via Teams, rechtstreeks met de directeur. Zo leer je elkaar snel kennen en voel je al vroeg in het proces of er een klik is. Bij een goede match volgt een vervolggesprek op locatie. Het betreft een vaste functie, direct bij de werkgever.

• 24-32 uur per week
• Werklocatie: Dordrecht
• Gratis parkeermogelijkheden
• Een marktconform salaris tot € 4500,- obv 40 uur, afhankelijk van je ervaring
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden
• Ruimte voor eigen initiatief en inhoudelijke inbreng
• Een professionele werkomgeving met volop ontwikkelmogelijkheden
• Een functie met directe impact op de organisatie