Personal Assistant / Office Manager

sQout; Gorinchem; On-site; EUR 39,000 - 50,000; Part time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

8% vakantiegeld

Pensioenregeling

Jaarcontract met vast dienstverband

Werken op kantoor, incidenteel thuis

Nieuwe functie zelf vorm geven

Job summary

Klop Beheer zoekt een Personal Assistant / Office Manager die de rechterhand wordt van deDirecteuren en het kantoor centraal houdt. Je geeft structuur, bewaakt agenda’s, bereidt afspraken voor, splitst taken en onderhoudt communicatie met huurders en leveranciers.

Je werkt op kantoor in Gorinchem, 32–36 uur per week, met een startsalaris tussen €3.500 en €4.500 bruto per maand. Reiskostenvergoeding en pensioenregeling zijn inbegrepen; vast contract bij match, incidenteel thuiswerken mogelijk.

Qualifications

• Meerdere jaren ervaring als personal assistant, management assistant of office manager.
• Je werkt en denkt op HBO-niveau en bent zelfstandig.
• Je neemt initiatief, ziet wat er moet gebeuren en brengt structuur aan.
• Je werkt nauwkeurig en weet rollen en taken te verdelen.
• Je schakelt vlot tussen verschillende gesprekspartners en karakters.

Responsibilities

• Agenda beheren en bewaken van Martin en Alexander.
• Voorbereiden van afspraken; notulen en documenten controleren.
• Mailbox beheren en mails prioriteren met leidinggevenden.
• Coördineren met conciërgeservice voor zakenreizen en hotels.
• Openstaande actiepunten inzichtelijk houden en opvolgen.
• Contracten en communicatie met diverse partijen monitoren.

Skills

Ervaring PA/Office Manager

Initiatief nemen

Structuur aanbrengen

Nauwkeurig werken

Teamspeler

Klantgericht communiceren

Education

HBO-niveau

Job description

Profiel Personal Assistant / Office Manager

Als Personal Assistant ben je de rechterhand van Martin (directeur) en Alexander (asset manager). Tegelijk ben je als Office Manager het aanspreekpunt voor het hele kantoor, waarbij je taken overneemt van Karin (finance). Het is een splinternieuwe functie, dus je krijgt alle ruimte om de rol zelf vorm te geven vanuit de ervaring die je hier mee hebt. Je geeft ondersteuning, brengt structuur aan, ziet welke taken nog toegewezen moeten worden en kijkt waar helpende handen nodig zijn.

Martin is naast directeur van de vastgoedtak en 2 IT bedrijven ook bestuurslid van ondernemersverenigingen en aandeelhouder van 2 IT-gerelateerde bedrijven. Hij heeft altijd zelfstandig gewerkt maar heeft nu behoefte aan ondersteuning. Als PA krijg je de ruimte om zelf aan te geven welke taken je uit handen zou kunnen nemen. Je zorgt in ieder geval voor:

• Het beheren en bewaken van de agenda;
• De voorbereiding van afspraken (wat zijn de agenda- en actiepunten, zijn de vorige notulen en ingezonden stukken ontvangen en doorgelezen?);
• Het doornemen van zijn mailbox en met hem afstemmen welke mails je kunt oppakken en beantwoorden;
• Het schakelen met de conciërgeservice voor zakenreizen, hotels, relatiegeschenken e.d.;

Alexander is asset manager bij Klop Beheer en voert daarnaast ook opdrachten uit voor andere bedrijven. Ook voor Alexander krijg je als PA de ruimte om aan te geven waar je mogelijkheden tot ondersteuning ziet. Je zorgt in ieder geval voor:

• Het beheren van de agenda;
• Het bijwonen van (interne) afspraken om korte gespreksverslagen en actiepunten te maken;
• Het inzichtelijk houden van de openstaande actiepunten;
• Het monitoren van communicatie met de diverse partijen m.b.t. overeenkomsten met diverse partijen (Gemeente, aannemers, adviseurs e.d.);

Karin draagt graag haar taken over die bij het office management hoort. Als Office Manager ben je de spil van het team en het visitekaatje van het bedrijf. Zo ben je het eerste aanspreekpunt aan de telefoon, ontvang je bezoek, monitor je de algemene mailbox, regel je de inkoop van de boodschappen en kantoorbenodigdheden en weet je wanneer de collega's jarig zijn. Daarnaast beheer je de contracten met, en ben je het aanspreekpunt voor, de schoonmaakbedrijven van de vastgoedtak. Komt er een evenement voor bouwpartners, relaties of collega's, dan pak jij de organisatie op.

Gevraagd Personal Assistant / Office Manager

• Je hebt meerdere jaren ervaring als personal assistant, management assistant of office manager
• Je werkt en denkt op hbo-niveau
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en ziet zelf wat er moet gebeuren
• Je brengt structuur aan en werkt nauwkeurig en stipt
• Je schakelt makkelijk tussen de verschillende karakters
• Je durft vriendelijk maar duidelijk nee te zeggen om iemands agenda te bewaken
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, Engels is mooi meegenomen
• Affiniteit met financiële administratie is mooi meegenomen, maar geen vereiste
• Je vindt het prettig om op kantoor te werken en midden in het team te staan
• Je wilt graag ergens werken waar je echt onderdeel van kunt zijn

Bedrijfsprofiel Personal Assistant / Office Manager

Klop Beheer is een familiebedrijf dat commercieel vastgoed in Gorinchem, Dordrecht en Rotterdam in eigendom en beheer heeft. Daarmee zijn de lijntjes kort als het gaat om contacten met huurders, dienstverleners, leveranciers en (onder)aannemers. Duurzaamheid staat hoog in het vaandel, zodoende is er de afgelopen 10 jaar veel geïnvesteerd in grondige verbouwingen en verbeteringen van de panden.

Op kantoor naast het station in Gorinchem kom je in een hecht klein team waarbij de sfeer persoonlijk, gemoedelijk, gezellig en laagdrempelig is. Gemiddeld zijn er tussen de 4 tot 6 collega's op kantoor aanwezig waarbij de collega's van technisch beheer regelmatig in en uit lopen. De dagelijkse gezamenlijke lunch wordt extra gezellig gemaakt rond de feestdagen en met verjaardagen wordt er tijd gemaakt om een gebakje te eten.

Waar Martin goed is in orde, structuur en secuur werken en de tijd neemt om beslissingen te nemen en kennis te delen, is Alexander een tikte chaotisch, schakelt hij als een kameleon tussen de verschillende type gesprekspartners en heeft een vlotte babbel. Karin heeft van beide karakters wat, geordend en gestructureerd, maar ook het snelle schakelen en een vrolijke, vlotte babbel. Zij is degene die je inwerkt, waar je in de basis aan rapporteert, de verbindende factor en ze kijkt uit naar een maatje om mee te sparren en taken mee te verdelen.

Arbeidsvoorwaarden Personal Assistant / Office Manager

32-36 uur per week

Start zo snel mogelijk

Standplaats Gorinchem, direct naast het station, met eigen parkeerterrein en goed bereikbaar via de A15 en A27

Salaris tussen € 3.500 en € 4.500 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van opleiding en ervaring

• Reiskostenvergoeding
• 8% vakantiegeld
• Een pensioenregeling waarin je kunt instappen
• Jaarcontract met de intentie tot een vast dienstverband, bij de juiste match is direct vast mogelijk
• Werken op kantoor, incidenteel thuiswerken in overleg
• Een nieuwe functie die je zelf vorm mag geven, in een warm en informeel team