Personal Assistant

sQout; Almere; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Pensioenregeling

Eindejaarsuitkering

Toegang tot voorstellingen

Job summary

Kunstlinie Almere zoekt een Personal Assistant die als visitekaartje van de directeur-bestuurder fungeert en zorgt voor soepele planning en communicatie. Je beheert de agenda, bereidt vergaderingen voor en notuleert, met aandacht voor opvolging van acties.

Daarnaast ondersteun je de Raad van Toezicht en werk je nauw samen met bestuur en commissie. Je past AI-tools toe voor notuleren en draagt bij aan een professionele, discrete kantoorvoering in Almere.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring als Personal Assistant op directie- of bestuursniveau is fijn.
• Discreet, integer en loyaal, ook bij tegenstellingen.
• Representatief en gastvrij; je bent het gezicht van de directie.
• Organisatietalent met overzicht en proactief werken.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden.
• Affinity met kunst en cultuur.

Responsibilities

• Beheer van agenda, afspraken en correspondentie.
• Notuleren en voorbereidende werkzaamheden voor managementvergaderingen.
• Ondersteunen van Raad van Toezicht; vergaderingen voorbereiden, notuleren.
• Coördineren van besluiten en opvolging van actiepunten.
• Office management en meewerken aan activiteitencommissie.

Skills

Representatief

Gastvrij

Organisatietalent

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

AI-tools

Job description

Profiel Personal Assistant

Als Personal Assistant ben je het visitekaartje van de directeur-bestuurder van Kunstlinie, de schouwburg en kunsthal van Almere. Wethouders, burgemeesters, secretariaten, partners en collega's weten jou te vinden en jij zorgt dat alles soepel loopt. Je werkt vanuit het theater, waar je dagelijks mensen over de vloer krijgt.

Je bent de rechterhand van de directeur-bestuurder. Je beheert de werkagenda, afspraken en correspondentie, bereidt de vergaderingen van het managementteam voor, notuleert en bewaakt de opvolging van afspraken en actiepunten. Je checkt of de stukken compleet zijn, of het de laatste versie is en of alles op tijd op de juiste plek staat.

Daarnaast ondersteun je de raad van toezicht. Je bereidt de vergaderingen voor (gemiddeld één keer per maand, inclusief voorbesprekingen en de auditcommissie), stelt de agenda's op, notuleert, ondersteunt de commissies van de raad en draagt bij aan het jaarverslag. Je helpt coördineren dat besluiten op het juiste niveau worden genomen. Ervaring met een raad van toezicht of raad van bestuur is daarbij een pre, maar geen must. Een ervaren collega werkt je in en zorgt dat je de statuten, de jaarkalender en de werkwijze snel in de vingers hebt. Je rapporteert aan de directeur-bestuurder en hebt regelmatig contact met de voorzitter van de raad van toezicht.

Notuleren doe je hier slim. Je mag vergaderingen opnemen en met AI uitwerken, zodat jij je kunt richten op wat echt telt: begrijpen wat er gezegd wordt, wie welk actiepunt heeft en hoe je gevoelige onderwerpen zorgvuldig verwoordt.

Je pakt ook een stuk office management op, denkt mee in de activiteitencommissie en helpt bijvoorbeeld het kerstdiner tot een succes te maken.

Gevraagd Personal Assistant

• Hbo werk- en denkniveau
• Ervaring als Personal Assistant, directiesecretaresse of managementassistent op directie- of bestuursniveau
• Ervaring met het ondersteunen van een raad van toezicht of raad van bestuur is een pre
• Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt verhoudingen goed aan en snapt het politieke spel
• Discreet, integer en loyaal, ook als belangen uiteenlopen
• Representatief en gastvrij, je bent het gezicht van de directie
• Organisatietalent dat overzicht houdt en proactief werkt
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden
• Handig met AI-tools voor notuleren en uitwerken, of bereid dat snel te leren
• Affiniteit met kunst en cultuur

Bedrijfsprofiel Personal Assistant

Kunstlinie is het kloppend hart van kunst en cultuur in Almere. In een gebouw van het Japanse architectenbureau SANAA, met glazen gevels aan alle kanten en in 2007 geopend door koningin Beatrix, vind je drie theaterzalen, zeven tentoonstellingszalen en een breed stadsprogramma. Het aanbod loopt van grote musicals en cabaret tot hedendaagse kunst, jeugdtheater en experimentele dans, met veel aandacht voor Almeerse makers. In een jonge stad zonder eeuwenoude culturele tradities maakt Kunstlinie met kunst ruimte voor nieuwe verhalen, ontmoeting en perspectieven.

De komende jaren bouwt Kunstlinie verder aan een organisatie die diep geworteld is in Almere en steeds meer landelijke aantrekkingskracht krijgt. Er is een nieuwe directeur-bestuurder, de interne samenwerking wordt versterkt en er wordt gewerkt aan een plek waar iedereen zich welkom en vertegenwoordigd voelt. Dat betekent ook dat er veel te doen en te verbeteren is, van de bestuurlijke basis tot de sfeer op kantoor. Je krijgt korte lijnen, een directeur-bestuurder die jou als vaste partner naast zich wil en volop ruimte om zelf dingen op te pakken. En je werkt op een plek waar na vijven het doek opgaat.

Arbeidsvoorwaarden Personal Assistant

• 28 tot 32 uur per week
• Standplaats Almere, incidenteel thuiswerken in overleg
• Salaris tussen € 3.369,- en € 4.700,- bruto per maand op basis van 36 uur (schaal 7 CAO Nederlandse Podia), afhankelijk van opleiding en ervaring
• Reiskostenvergoeding, pensioenregeling en eindejaarsuitkering
• Toegang tot voorstellingen, tentoonstellingen en activiteiten (in overleg)
• Een stevige, zelfstandige rol direct naast de directeur-bestuurder
• Start zo snel mogelijk