Office Assistent bij Framer Framed

Banenbingo; Amsterdam; Remote; EUR 13,000 - 18,000; Part time

Benefits offered by this job

Veelzijdige functie

Werkplek in Amsterdam Oost

Mogelijkheid om bij te leren en initi"

Initiatief nemen

Job summary

Framer Framed in Amsterdam-Oost zoekt een office assistent die het eerste aanspreekpunt is voor directie, medewerkers en partners.

Je houdt agenda- en mailboxbeheer bij, ondersteunt P&O en financieel/administratief werk, en bewaakt privacy en vertrouwelijke gegevens.

De functie biedt 24 uur per week, loopt een jaar met uitzicht op verlenging, salaris conform richtlijnen en 8% vakantiegeld, plus pensioenregeling.

Qualifications

• Uitgebreide ervaring in een brede secretariële en financieel-administratieve functie.
• Overzicht, zorgvuldigheid, discreet zijn en feilloos organiseren/administreren.
• Sociaal, servicegericht, praktisch ingesteld en klantgericht handelen.
• Flexibel, sensitief, overtuigend en proactief; sterke planningsvaardigheden.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in Nederlands, bij voorkeur Engels.
• Ervaring met Microsoft Office, CRM-systemen en digitale archivering.
• Affiniteit met kunst en cultuur; inclusief taalgebruik en contextgevoeligheid.
• Woonachtig in Amsterdam omgeving (voorkeur).

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor partners, kunstenaars en collega's.
• Beheren van agenda en mailbox, ondersteuning van afdelingen.
• Organiseren van afspraken, lunches, vergaderingen en personeelsbijeenkomsten.
• Verwerken van documenten, correspondentie en administratieve gegevens.
• Ondersteunen van directie op P&O, planning en verantwoording.
• Opstellen van contracten en overeenkomsten, vrijwilligers en ZZP.
• Bijhouden van bezoekersaantallen en datasheets.
• In- en uitboeken van facturen.

Skills

Secretariële vaardigheden

Overzicht & organisatie

Klantgerichtheid

Communicatieve vaardigheden

Discretie

Inclusief taalgebruik

Teamwork

Planningsgericht

Omgaan met stress

Professionele schriftelijke vaard

Education

HBO/MBO 4 administratie en/of financiën

Tools

Microsoft Office

CRM-systemen

Digitale archivering

Job description

Framer Framed is een Amsterdams kunstpodium met internationale toonaangevende tentoonstellingen en publieksbijeenkomsten op het snijvlak van hedendaagse kunst en politiek. Met werk van bekende en onbekende kunstenaars die wereldwijd actief zijn en zich verhouden tot maatschappelijke vraagstukken en ruimte voor performances, theatervoorstellingen en lezingen.

De locatie in Amsterdam Oost bestaat uit een grote tentoonstellingsruimte, een workshopruimte en een vide die geschikt is voor kleinere publieksbijeenkomsten. In Noord bevindt zich een communityspace die door Framer Framed geprogrammeerd wordt: Framer Framed Noord. Organisaties als de onze trachten bij te dragen aan het nadenken over vraagstukken in de samenleving, dat doen we in samenwerking met anderen. Vanuit gezamenlijk gedefinieerde opgaven vinden kunstenaars en kunstorganisaties, hogescholen, universiteiten en het maatschappelijk veld elkaar in praktijkgericht onderzoek.

Framer Framed is een informele werkplek, gericht op samenwerking en heeft haar deuren geopend voor alle mensen, ongeacht hun staatsburgerschap, nationale afkomst, culturele en sociale achtergrond, geslacht, etniciteit, leeftijd, vaardigheid, seksuele geaardheid, geloofsovertuiging, politieke voorkeuren en persoonlijke waarden en normen. Vanuit deze overtuiging geven we vorm aan onze organisatie en activiteiten en nodigen we geschikte kandidaten uit om te reageren op deze vacature. Framer Framed is zowel actief op lokaal als nationaal en internationaal niveau.

Functieomschrijving

Het team van Framer Framed is de afgelopen jaren gegroeid naar een middelgrote culturele instelling met werknemers, freelancers, vrijwilligers en stagiairs verdeeld over de afdelingen Tentoonstellingsonderzoek, Tentoonstellingsproductie, Residenties, Communicatie & PR en Educatie. Twee directieleden sturen de afdelingen aan en zijn verantwoordelijk voor de artistieke en zakelijke leiding, het strategisch en inhoudelijk beleid; organisatie: financiën en personeel; fondsenwerving en -verantwoording, samenwerkingen; verantwoording naar Raad van Toezicht en bestuur.

Als onze office assistent ben je vaak het eerste aanspreekpunt voor de directie, medewerkers en alle contacten en partners van Framer Framed. Je houdt je bezig met planning, ondersteuning van de directie op P&O, financieel/administratief en organisatorisch vlak. Op een gestructureerde wijze weet je het timemanagement van de directie in goede banen te leiden. De uitvoering als verwerking van vertrouwelijke personeels- en financiële gegevens zijn bij jou in goede hand, evenals verwerken van vrijwilligerscontracten, ZZP overeenkomsten en het bijhouden van bezoekersaantallen en datasheets.

Verantwoordelijkheden

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor partners, kunstenaars en collega’s, en probeert hen zo goed mogelijk te woord te staan, te helpen en door te verwijzen
• Je verzorgt agenda- en mailboxbeheer en ondersteunt verschillende afdelingen
• Je organiseert afspraken, lunches, vergaderingen en personeelsbijeenkomsten
• Je verwerkt documenten, correspondentie en administratieve gegevens
• Je ondersteunt de directie op P&O (planning evaluatiegesprekken, ziekmeldingen, contact Arbo, personeels- en ZZP contracten, vrijwilligers, vacatures online zetten)
• Je ondersteunt bij het opstellen van (personeels, ZZP, vrijwilligers) contracten en (partner)overeenkomsten
• Je houdt datasheets tbv bezoekersaantallen bij
• Het inboeken en ordenen van facturen

Profiel werknemer / competenties

• Je hebt aantoonbaar ervaring in een brede secretariële en financieel-administratieve functie
• Je houdt van overzicht, bent zorgvuldig, discreet, ordelijk en kan feilloos organiseren en administreren
• Je bent sociaal, servicegericht en praktisch ingesteld
• Je kan flexibel en sensitief reageren, overtuigen, netwerker, inzicht in omgeving, klantgericht handelen, organisatie bewustzijn, pro – activiteit, planningsgericht
• Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden zowel in het Nederlands en bij voorkeur ook in het Engels
• Je bent ervaren met Microsoft Office, CRM-systemen en digitale archivering
• Je hebt affiniteit met kunst en cultuur
• Je begrijpt dat cultuur, achtergrond, taal en tradities bepalen hoe we communiceren en hoe we de wereld zien en vermijdt vooringenomenheid, je werkt met inclusief taalgebruik en werkt vanuit contextgevoeligheid
• Opleiding: HBO of MBO 4, met een specialisatie op administratie en/of financiën
• Je woont (in de omgeving) Amsterdam

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige functie in een bezielde tentoonstellingsruimte waar kunst in allerlei vormen en media gepresenteerd wordt
• Een geweldige werkplek in Amsterdam Oost, met leuke en enthousiaste collega’s en inspirerende kunstenaars en communities
• De mogelijkheid om bij te leren en zelf initiatieven te ontwikkelen

Het betreft een functie voor 24 uur per week, voor de duur van één jaar, met uitzicht op verlenging. Eventueel is een lager aantal uren bespreekbaar mits verdeeld over 4 dagen. Het salaris is conform de Richtlijn functie- en loongebouw presentatie-instellingen voor beeldende kunst plus 8% vakantiegeld; er is sprake van een private pensioenregeling, 25 vakantiedagen per jaar op basis van fulltime dienstverband. We volgen de Richtlijn middelgrote en grote presentatie-instellingen / niveau facilitair / uitvoerend.