Operationeel directieassistent

Medigo; Amsterdam; On-site; EUR 402,000 - 502,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris 3.000–3.750 EUR

24–32 uur per week

Vast contractkans

Professionele ontwikkeling

25 vakantiedagen

Reiskostenvergoeding

Pensioenopbouw

Job summary

Medigo zoekt een operationeel directieassistent in Amsterdam. Je bent de rechterhand van onze COO, bereidt overleggen voor, legt besluiten vast en ziet toe op voortgang.

Je opereert op het snijvlak van directieondersteuning, HR en kantoororganisatie. Je coördineert agenda's, onderhoudt contacten met sollicitanten en draagt bij aan een soepele interne operatie. Een jaarcontract met uitzicht op vast.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur ervaring in directieondersteuning of een vergelijkbare rol.
• Uitstekende Nederlandse taalvaardigheid, heldere schrijf- en spreekvaardigheid.
• Ervaring met agendabeheer, voorbereiden van overleggen, vastleggen en opvolgen van afspraken.
• Sterke organisatieskills, zelfstandig prioriteren en nauwkeurig werken.
• Professionele communicatie met collega's, kandidaten en klanten.
• Discrete omgang met vertrouwelijke informatie.
• Snel systemen leren en toepassen.

Responsibilities

• Voorbereiden en notuleren van overleggen, inclusief agenda's, besluiten en actielijsten.
• Beheren en coördineren van de agenda en mailbox van de COO, inclusief prioriteren en voorbereiden van afspraken.
• Bewaken van besluiten, deadlines en actiepunten en betrokken collega's hier tijdig op attenderen namens de COO.
• Ondersteunen van HR-administratie en onboarding.
• Ondersteunen bij financiële administratie, zoals betalingsherinneringen versturen en vragen over facturen beantwoorden.
• Zorgdragen voor dagelijkse kantoororganisatie en facilitaire zaken.
• Organiseren van interne activiteiten en zelfstandig oppakken van overige werkzaamheden.

Skills

Agenda beheer

Notuleren

HR administratie

Financiële administratie

Discreet handelen

Communicatieve vaardigheden

Digitaal vaardig

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Medigo is al ruim 15 jaar hét medisch talent- en recruitmentbureau, gespecialiseerd in het verbinden van medische studenten en medisch talent aan zorginstellingen in heel Nederland. We helpen talent zich ontwikkelen, ondersteunen zorginstellingen bij capaciteitsvraagstukken en bouwen aan langdurige samenwerkingen.

Medigo zoekt een operationeel directieassistent in Amsterdam. In deze brede rol werk je rechtstreeks samen met de COO. Je brengt structuur aan, bewaakt de voortgang en zorgt dat afspraken en operationele zaken zorgvuldig worden opgevolgd.

Wat ga je als operationeel directieassistent doen?

Als operationeel directieassistent ben je de rechterhand van onze COO. Je zorgt dat overleggen goed zijn voorbereid, besluiten worden vastgelegd en acties niet blijven liggen. Daarbij krijg je ruimte om zelfstandig werkzaamheden op te pakken en processen slimmer te organiseren.

Je werkt op het snijvlak van directieondersteuning, HR, en kantoororganisatie. De ene dag bereid je een directieoverleg voor, de volgende dag neem je contact op met sollicitanten, of coördineer je een interne bijeenkomst. Deze functie past bij iemand die snel kan schakelen zonder het overzicht te verliezen. Je herkent wat prioriteit heeft, denkt een paar stappen vooruit en zorgt voor een betrouwbare afronding.

Jouw werkzaamheden

• Voorbereiden en notuleren van overleggen, inclusief agenda's, besluiten en actielijsten.
• Beheren en coördineren van de agenda en mailbox van de COO, inclusief het prioriteren en voorbereiden van afspraken.
• Bewaken van besluiten, deadlines en actiepunten en betrokken collega's hier tijdig op attenderen namens de COO.
• Ondersteunen bij HR-administratie, zoals de eerste screening van sollicitanten, contracten, verwerken van personeelsdocumenten en verzorgen van een nette onboarding.
• Ondersteunen bij de financiële administratie, waaronder het versturen en opvolgen van betalingsherinneringen en beantwoorden van vragen over de facturen.
• Verzorgen van de dagelijkse organisatie van het kantoor, waaronder het verzorgen van boodschappen en het coördineren en opvolgen van praktische en facilitaire zaken.
• Organiseren van interne activiteiten en zelfstandig oppakken van andere werkzaamheden die bijdragen aan een soepel draaiende organisatie.

Je krijgt veel vertrouwen en verantwoordelijkheid. Met jouw structuur en opvolging breng je rust in de dagelijkse operatie en maak je voor de COO tijd vrij om de koers en groei van Medigo te realiseren.

Wie zoeken wij?

• Je hebt hbo werk- en denkniveau en bij voorkeur ervaring in directieondersteuning of een vergelijkbare rol.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en schrijft helder en zorgvuldig.
• Je hebt ervaring met agendabeheer, het voorbereiden van overleggen en het vastleggen en opvolgen van afspraken.
• Je organiseert sterk, stelt zelfstandig prioriteiten en rondt werkzaamheden zorgvuldig af.
• Je werkt nauwkeurig en houdt overzicht wanneer meerdere onderwerpen tegelijk aandacht vragen.
• Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en neemt eigenaarschap over je werkzaamheden.
• Je communiceert professioneel en prettig met collega's, kandidaten, klanten en andere contacten.
• Je bent discreet en gaat zorgvuldig om met personele, financiële en andere vertrouwelijke informatie.
• Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe systemen snel eigen.

Wat bieden wij jou?

• Bruto maandsalaris tussen €3.000 en €3.750 (o.b.v. fulltime, afhankelijk van ervaring).
• Een brede functie voor 24 tot 32 uur per week, verdeeld over minimaal vier werkdagen.
• Een centrale rol binnen Medigo waarin je nauw samenwerkt met onze COO en contact hebt met collega's uit de hele organisatie.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Budget voor professionele ontwikkeling, cursussen en opleidingen.
• 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband.
• Volledige reiskostenvergoeding.
• Pensioenopbouw vanaf je eerste werkdag.

De gaafste werkplek in hartje Amsterdam? Check!

Je komt te werken in een prachtig monumentaal pand aan de Prins Hendrikkade, recht tegenover Amsterdam Centraal. Een inspirerende werkplek midden in de stad en uitstekend bereikbaar met het openbaar vervoer en de fiets.

Medigo is een platte organisatie met korte lijnen, veel verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief. We werken hard aan onze ambities, maar vinden het minstens zo belangrijk dat het leuk is om samen te werken.

In deze functie werk je met collega's uit de hele organisatie. Je ziet snel waar ondersteuning of structuur nodig is en draagt zo direct bij aan de verdere groei en professionalisering van Medigo.

Bij voorkeur op korte termijn, maar uiteraard in overleg.