Management Assistant

VAN DER HOUWEN recruitment; Amsterdam; On-site; EUR 45,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Parkeren mogelijk

Premievrije pensioenregeling

Ontwikkelingsbudget/ruimte voor eigen-

Ontwikkelingsbudget

Job summary

VAN DER HOUWEN recruitment in Amsterdam zoekt een Management Assistant die als spil fungeert. Je zorgt voor structuur, bewaakt planningen en ondersteunt het team bij executive search-opdrachten en gerelateerde taken.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor opdrachtgevers en kandidaten, voert administratieve taken uit en houdt dossiers en systemen overzichtelijk. Ruime ervaring en sterke communicatieve vaardigheden zijn gewenst.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Ruime ervaring als Management Assistant, Executive Assistant of Project Assistant of vergelijkbaar.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Beheren van telefoon en mailboxen.
• Complex agendabeheer voor meerdere Partners.
• Ontvangen van bezoekers en fungeren als visitekaartje van het kantoor.
• Inplannen van gesprekken met opdrachtgevers en kandidaten.
• Verwerken van cv's, sollicitaties en kandidaatgegevens in de systemen.
• Bewaken van de voortgang van lopende searchtrajecten.
• Ondersteunen van opdrachten van intake tot afronding.
• Redactioneel controleren van profielen en offertes.
• Vastleggen van afspraken, correspondentie en gespreksnotities.

Skills

Taalvaardigheid NL/EN

Microsoft Office

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Voor de ondersteunende alleskunner die energie krijgt van organiseren, ontzorgen en het soepel laten verlopen van processen, is dit dé volgende stap.

Onze opdrachtgever is gespecialiseerd in executive search, leiderschapsadvies en de invulling van senior management-, directie- en toezichthoudende posities. Vanuit Amsterdam werkt een betrokken team dagelijks samen met opdrachtgevers en kandidaten aan vraagstukken waarbij de juiste mensen het verschil maken voor organisaties. De sfeer laat zich het best omschrijven als professioneel, ondernemend en toegankelijk. De lijnen zijn kort, samenwerking staat centraal en medewerkers krijgen veel ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. Dat maakt het een omgeving waarin je zichtbaar bent, veel contact hebt met verschillende stakeholders en een belangrijke bijdrage levert aan de dagelijkse praktijk van de organisatie.

Als Management Assistant ben je de spil van het kantoor. Je zorgt voor structuur, bewaakt planningen en ondersteunt het team bij uiteenlopende werkzaamheden rondom executive search-opdrachten.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor opdrachtgevers en kandidaten, verzorgt de administratie, behandelt inkomende telefoongesprekken en e-mails en ontvangt bezoekers op kantoor. Daarnaast plan je gesprekken, ondersteunt je de Partners bij lopende opdrachten en zorg je ervoor dat dossiers, correspondentie en systemen zorgvuldig worden bijgehouden. Je combineert een sterke administratieve basis met uitstekende communicatieve vaardigheden en voelt je prettig in een omgeving waarin je zelfstandig werkt, snel schakelt en veel verantwoordelijkheid krijgt.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren van telefoon en mailboxen;
• Complex agendabeheer voor meerdere Partners;
• Ontvangen van bezoekers en fungeren als visitekaartje van het kantoor;
• Inplannen van gesprekken met opdrachtgevers en kandidaten;
• Verwerken van cv's, sollicitaties en kandidaatgegevens in de systemen;
• Bewaken van de voortgang van lopende searchtrajecten;
• Ondersteunen van opdrachten van intake tot afronding;
• Redactioneel controleren van profielen, functiebeschrijvingen, voorstellen en offertes;
• Opstellen en bewaken van planningen;
• Vastleggen van afspraken, correspondentie en gespreksnotities;
• Ondersteunen bij contract- en opdrachtadministratie;
• Verwerken van referenties en afronden van dossiers;
• Oppakken van uiteenlopende ad-hoc werkzaamheden;
• Signaleren van verbeterkansen binnen processen en systemen;
• Ondersteunen bij IT-gerelateerde vragen en werkzaamheden.

Het bedrijf

Je maakt onderdeel uit van een betrokken supportteam en werkt nauw samen met Partners, Consultants en Researchers. Vanuit jouw rol ondersteun je meerdere senior professionals en ben je van begin tot eind betrokken bij uiteenlopende search- en selectieopdrachten. Daardoor bevind je je dicht op de business en heb je dagelijks contact met opdrachtgevers, kandidaten en collega's. Je ziet wat er speelt, denkt vooruit en levert een belangrijke bijdrage aan een soepel verloop van processen en samenwerkingen.

Wie ben jij & wat neem jij mee?

• HBO werk- en denkniveau;
• Ruime ervaring als Management Assistant, Executive Assistant, Project Assistant of vergelijkbaar;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ervaring met Microsoft Office, waaronder Word, Excel, PowerPoint en Teams;
• Je kunt werken in een Apple-omgeving;
• Affiniteit met IT is een pré;
• Ervaring binnen executive search, recruitment of zakelijke dienstverlening is een pré;
• Je woont bij voorkeur in de regio Amsterdam.

Het aanbod

Naast een afwisselende functie binnen een professionele en betrokken organisatie kun je rekenen op:

• een salaris tussen € 4.000 en € 4.500 bruto per maand op basis van 40 uur;
• een functie voor 36 tot 40 uur per week;
• standplaats Amsterdam;
• parkeren mogelijk;
• een premievrije pensioenregeling;
• ruimte voor eigen initiatief ontwikkeling met ontwikkelingsbudget.

Ben jij toe aan een rol waarin je werkt met ambitieuze professionals, veel verantwoordelijkheid krijgt en onderdeel wordt van een organisatie waar kwaliteit en samenwerking hand in hand gaan? Dan vertellen wij je graag meer over de organisatie en de mensen achter deze rol.