Office Support Medewerker

Cofect; Eindhoven; Hybrid; EUR 24,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

Kantoor in Eindhoven

Thuiswerk mogelijk

Parttime/Fulltime flexibiliteit

Job summary

Cofect zoekt een Office Support Medewerker die structuur brengt, het overzicht bewaakt en collega’s ondersteunt. Je zorgt dat trajecten soepel verlopen, deadlines bewaakt worden en de administratie klopt.

Je werkt op ons kantoor in Eindhoven met de mogelijkheid om één dag per week thuis te werken. De functie vraagt nauwkeurigheid, communicatieve vaardigheden en betrokkenheid bij HR, verzuim en duurzame inzetbaarheid.

Qualifications

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in een administratieve, ondersteunende of coördinerende functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Digitaal vaardig en snel in het eigen maken van nieuwe systemen.
• Ervaring met mailboxbeheer.
• Proactief, zelfstandig, servicegericht, nauwkeurig en gestructureerd.

Responsibilities

• Beheren van gezamenlijke mailboxen.
• Verwerken en uitzetten van aanvragen voor re-integratie-, loopbaan-, jobcoach- en outplacementtrajecten.
• Bewaken van deadlines, acties en dossierdocumentatie.
• Monitoren van de voortgang van lopende trajecten.
• Herinneren van coaches wanneer acties of rapportages uitblijven.
• Opstellen van overeenkomsten en administratieve documenten.
• Controleren en redigeren van rapportages.
• Ondersteunen bij facturatie en financiële administratie.
• Versturen en verwerken van klanttevredenheidsonderzoeken.
• Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten en evenementen voor ons netwerk van coaches.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over efficiëntere werkprocessen.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over procesverbeteringen.

Skills

Structuur aanbrengen

Administratieve vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Education

MBO+ / HBO

Job description

Zorg jij dat alles achter de schermen op rolletjes loopt?

Bij Cofect geloven we dat mensen het verschil maken. Iedere dag ondersteunen onze coaches, trainers en re-integratiespecialisten mensen in hun ontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en terugkeer naar werk. Achter al die trajecten zit een strakke organisatie. En daar hebben we jou voor nodig.

Wij zoeken een Office Support Medewerker die energie krijgt van structuur aanbrengen, overzicht houden en collega's ondersteunen. Iemand die ervoor zorgt dat trajecten soepel verlopen, deadlines bewaakt worden en de administratie tot in de puntjes klopt.

Ben jij nauwkeurig, communicatief sterk en voel jij je thuis in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? Dan maken wij graag kennis met je.

Cofect brengt mensen en organisaties in beweging met een combinatie van training, coaching en re-integratie. We helpen mensen aan inzicht, versterken vaardigheden en begeleiden bij re-integratie, inclusief complexe 2e spoor trajecten. Onze aanpak is persoonlijk, actiegericht en wordt altijd gedragen door kennis. Met ons netwerk van bevlogen en betrokken Cofect-professionals zorgen we dat iedereen op de plek zit waar hij of zij het beste uit de verf komt.

Als Office Support Medewerker ben jij de spil van ons supportteam. Je houdt overzicht over lopende trajecten, bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat de administratie volledig en correct wordt verwerkt.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van gezamenlijke mailboxen;
• Verwerken en uitzetten van aanvragen voor re-integratie-, loopbaan-, jobcoach- en outplacementtrajecten;
• Bewaken van deadlines, acties en dossierdocumentatie;
• Monitoren van de voortgang van lopende trajecten;
• Herinneren van coaches wanneer acties of rapportages uitblijven;
• Opstellen van overeenkomsten en administratieve documenten;
• Controleren en redigeren van rapportages;
• Ondersteunen bij facturatie en financiële administratie;
• Versturen en verwerken van klanttevredenheidsonderzoeken;
• Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten en evenementen voor ons netwerk van coaches;
• Signaleren van knelpunten en meedenken over efficïtere werkprocessen;
• Signaleren van knelpunten en meedenken over procesverbeteringen.

Kortom: jij zorgt ervoor dat collega's kunnen doen waar zij goed in zijn, omdat jij de processen daaromheen uitstekend organiseert.

Wat breng jij mee?

Je houdt van structuur, werkt nauwkeurig en hebt een scherp oog voor kwaliteit. Je bent niet bang om mensen te benaderen als iets blijft liggen en weet op een prettige manier te communiceren met verschillende doelgroepen.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau;
• Ervaring in een administratieve, ondersteunende of coördinerende functie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Digitaal vaardig en snel in het eigen maken van nieuwe systemen;
• Ervaring met mailboxbeheer;
• Proactief, zelfstandig, servicegericht, nauwkeurig en gestructureerd;
• Interesse in HR, verzuim, coaching of duurzame inzetbaarheid.

Wat bieden wij jou?

• Een nieuwe functie waarin je écht kunt meebouwen;
• Een afwisselende rol met veel verantwoordelijkheid;
• Een informele en betrokken werkomgeving;
• Een dienstverband van 24 tot 32 uur (40 uur bespreekbaar);
• Een fijne werkplek op ons kantoor in Eindhoven en de mogelijkheid om een dag vanuit thuis te werken;
• Volop ruimte voor eigen initiatief en verbeterideeën.