Office Manager: coördinatie, events en ontwikkeling

Vorm BV; Rotterdam; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

43 verlofdagen (cao Bouw en Infra)

Pensioenregeling via BPF

Ontwikkelbudget €3.000/jaar

38,75 uur per week (fulltime)

Stoelmassage en teamactiviteiten

Job summary

VORM Bouw zoekt een Office Manager die het management op alle vlakken achter de schermen ontzorgt en continu verbetert. Je regelt agenda’s, coördineert overlegmomenten en organiseert events, onboarding en interne communicatie, met aandacht voor detail en proactieve oplossingen.

Je hebt een afgeronde HBO/ MBO-opleiding, relevante ervaring als Office Manager of secretarieel/ directiesecretaresse en uitstekende organisatorische vaardigheden.

Qualifications

• Een afgeronde MBO- of HBO-opleiding, bij voorkeur richting Office Management, Secretarieel of Bedrijfskunde.
• Enkele jaren relevante werkervaring als Office Manager, management- of directiesecretaresse.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten.
• Een proactieve, oplossingsgerichte instelling en oog voor detail.
• Stressbestendigheid: jij behoudt het overzicht, ook als er tegelijkertijd van alles op je afkomt.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden
• Discretie en een dienstverlenende, gastvrije houding;

Responsibilities

• Complex agendabeheer en het plannen en coördineren van afspraken voor het management;
• Management-, team- en projectoverleggen voorbereiden, organiseren en ondersteunen, en acties, deadlines en gemaakte afspraken bewaken en tijdig laten opvolgen;
• Interne bijeenkomsten, trainingen, kennissessies, leiderschapsdagen en andere evenementen organiseren, inclusief het reserveren en voorbereiden van vergaderruimtes en externe locaties (jij regelt wat wij vergeten zijn te vragen );
• De onboarding van nieuwe collega’s coördineren en sollicitatiegesprekken en afspraken met kandidaten organiseren;
• Ondersteunen bij interne communicatie, nieuwsbrieven, uitnodigingen en andere communicatie-uitingen, en fotografie, drukwerk, relatiegeschenken en overige communicatiemiddelen regelen;
• Diverse rapportages, planningen, overzichten en adressenbestanden beheren en actualiseren;
• Facilitaire zaken op kantoor en projectlocaties signaleren en oplossen;
• Jubilea, attenties, afscheidscadeaus en andere bijzondere momenten voor collega’s organiseren, net als borrels, bedrijfsuitjes en (bijvoorbeeld) stoelmassages op onze projecten.

Skills

Organisatievermogen

Proactieve instelling

Prioriteiten stellen

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO/HBO richting Office Management of Secretarieel/Bedrijfskunde

Job description

VORM Bouw zoekt een Office Manager die het management op alle vlakken achter de schermen ontzorgt en continu verbetert. Je regelt agenda’s, coördineert overlegmomenten en organiseert events, onboarding en interne communicatie, met aandacht voor detail en proactieve oplossingen.

Je hebt een afgeronde HBO/ MBO-opleiding, relevante ervaring als Office Manager of secretarieel/ directiesecretaresse en uitstekende organisatorische vaardigheden.