Office Manager

Stichting Onbeperkt Genieten; Weesp; Hybrid; EUR 24,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

16,5 vakantiedagen per jaar

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Kantoor Weesp (hybride werkt)

Job summary

Stichting Onbeperkt Genieten zoekt een office manager die het kantoor draaiende houdt. Je regelt de mailbox, agenda, facturen en planning, en zorgt voor soepele communicatie met externe partijen. Je werkt drie dagen per week op ons kantoor in Weesp; incidenteel thuiswerken is mogelijk.

Je beheert Notion en andere systemen, ondersteunt de financiële administratie en signaleert ICT-vragen. De functie vraagt zelfstandigheid, nauwkeurigheid en een proactieve houding.

Qualifications

• Accuraat en zorgvuldig werken met oog voor detail.
• In staat zelfstandig taken op te pakken.
• Goede schriftelijke en telefonische communicatie.

Responsibilities

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor externe partijen en zorgt dat vragen bij de juiste collega terechtkomen.
• Je houdt kantoor georganiseerd en bevoorraad, van koffie tot kantoorbenodigdheden.
• Beheer van agenda en reserveringen voor kantoorruimte, auto en Zoom-accounts.
• Verwerk inkomende facturen en ondersteun bij de financiële administratie.
• Gegevens up-to-date houden in Notion en andere systemen.
• Voer kleine website-aanpassingen uit en signaleer ICT-vragen.
• Neem bij offerte-aanvragen contact op met de aanvrager en verzamel relevante informatie.

Skills

Nauwkeurigheid

Communicatieve vaardigheden

Zelfstandig werken

Digitale vaardigheden

Tools

Notion

Job description

Stichting Onbeperkt Genieten groeit snel. Dankzij een toekenning van de Vriendenloterij breiden we de komende jaren stevig uit. Om dat goed te laten verlopen, zoeken we iemand die de boel op kantoor draaiende houdt, zodat de rest van het team zich optimaal kan richten op onze missie.

Als office manager ben jij de spil van ons kantoor. Je houdt overzicht, snapt alles van goede communicatie, pakt dingen proactief op en zorgt dat niets tussen wal en schip valt. Van de mailbox tot de agenda, van de facturen tot de planning: jij regelt het.

Wat je gaat doen

Geen twee dagen zijn hetzelfde. De ene ochtend verwerk je facturen en beantwoord je mails van culturele instellingen. De andere dag regel je een reservering of zorg je dat de kantoorartikelen wordt aangevuld. Wat je altijd doet:

• Je bent het eerste aanspreekpunt: je beantwoordt mails en telefoontjes van externe partijen en zorgt dat vragen bij de juiste collega terechtkomen
• Je houdt het kantoor georganiseerd en goed bevoorraad — van koffie tot kantoorbenodigdheden
• Je beheert de agenda en reserveringen voor de kantoorruimte, auto en Zoom-accounts
• Je verwerkt inkomende facturen, controleert declaraties en ondersteunt bij de financiële administratie
• Je houdt gegevens actueel in Notion en andere digitale systemen
• Je doet kleine aanpassingen op de website en signaleert praktische ICT-vragen
• Als er een offerte aanvraag binnenkomt neem je meteen contact op met de aanvrager en haalt de relevante informatie op, bespreekt dit me de directie zodat wij een passend voorstel kunnen maken.

Wat je moet kunnen

Je hoeft geen expert te zijn op alle vlakken, we werken je goed in. Wel is het belangrijk dat je:

• Accuraat en zorgvuldig werkt, met oog voor details
• Zelfstandig taken oppakt zonder dat iemand je dat hoeft te vragen
• Gemakkelijk schakelt tussen heel verschillende werkzaamheden
• Communicatief vaardig bent, zowel schriftelijk als telefonisch
• Digitaal vaardig bent en nieuwe systemen snel oppakt (ervaring met Notion is een pré)
• Basiskennis hebt van financiële administratie
• Goed overzicht houdt op de lopende zaken ter ondersteuning van de directie
• Collega’s op een prettige maar duidelijke manier kunt aanspreken op afspraken

Hoe het is om hier te werken

We zijn een klein, bevlogen team in een snelgroeiende organisatie. Je werkt drie vaste dagen per week op kantoor in Weesp, incidenteel thuiswerken is mogelijk, maar dit is geen functie die je vanuit huis uitvoert. Je werkt nauw samen met de directie en je collega’s. Jij bent degene die het overzicht bewaart en ervoor zorgt dat iedereen kan doen waar ze goed in zijn.

• Uren: 24 uur per week (0,6 fte)
• Vakantiegeld: 8% vakantiegeld
• Vakantiedagen: 16,5 vakantiedagen per jaar (132 vakantie-uren)
• Pensioen: pensioenbijdrage om zelf pensioen op te bouwen (bijv. via Bright Pensioen)
• Reiskosten: reiskostenvergoeding woon-werk (openbaar vervoer)
• Locatie: kantoor in Weesp, incidenteel thuiswerken
• (Beoogde) startdatum: 1 februari 2027

Stichting Onbeperkt Genieten werkt aan prikkelarme toegankelijkheid in cultuur en sport. Onze aanpak wordt toegepast bij musea, theaters en festivals door heel Nederland. Dankzij een toekenning van de Vriendenloterij breiden we de komende jaren stevig uit naar nieuwe sectoren.

We zijn een klein team met een grote missie: ervoor zorgen dat iedereen, ook mensen met overprikkeling, kan genieten van cultuur en sport.