Office Manager

Bureau Vermaeck; Rotterdam; On-site; EUR 30,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Vrijheid

Initiatief

Teamspirit

Gezellige collega's

Salaris afhankelijk van ervaring

Job summary

Bureau Vermaeck in Rotterdam zoekt een proactieve office manager om het kantoor draaiende te houden tijdens festivals en evenementen. Je ondersteunt het productieteam, coördineert vrijwilligers en verzorgt dagelijkse administratieve taken.

Je hebt minimaal een mbo-opleiding richting office management of vergelijkbaar, +6 jaar ervaring, en uitstekende Nederlands/Engelse communicatie. Rijbewijs is een pré, en kennis van MS Office, Apple en Dropbox is een plus.

Qualifications

• Minimaal mbo-opleiding richting office management, secretariaatswerkzaamheden of evenementen.
• Minimaal 6 jaar aantoonbare ervaring in soortgelijke functies.
• Affiniteit met evenementen en gastvrijheid.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.
• Kennis van MS Office; ervaring met Apple en Dropbox is een pré.

Responsibilities

• Beheer van kantoor en orde houden.
• Ontvangen bezoekers en beheer telefoon/inbox.
• Plannen van afspraken en notuleren.
• Ondersteunen HR en financiën bij administratie en offertes.
• Coördineren vrijwilligers en productieondersteuning tijdens festivals.

Skills

Office management

Evenementenplanning

Administratieve taken

Klantgericht

Teamspeler

Education

MBO richting office management

Tools

MS Office

Apple

Dropbox

PowerPoint

Job description

Locatie: Rotterdam
Dienstverband: Vast
Startdatum: November 2026

Droom jij van werken achter de schermen bij iconische festivals en evenementen? Bij Bureau Vermaeck werk je aan producties die elk hun eigen sfeer, publiek en verhaal hebben. We ontwikkelen en produceren uiteenlopende evenementen met één duidelijke missie: de beste kwaliteit leveren en een topervaring creëren voor onze bezoekers.
Onze evenementen zijn onder andere Rotterdam Unlimited Zomercarnaval, Dunya Festival, Rotterdam Pride en Latin Weekender.

Wat zoeken we

De functie vraagt een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en betrokkenheid: als het erop aan komt, ben je in staat en bereid om de handen uit de mouwen te steken. Je werkt zelfstandig en vindt het een uitdaging om te schakelen tussen diverse werkzaamheden.Je neemt initiatief en voortouw in je eigen taken.
Daarnaast is het organiseren van evenementen je passie. Je bent een graag geziene gast op (muziek)festivals en (culturele en sport)evenementen. Je bent flexibel in werk en tijden en het is voor jou geen probleem om in de avonden, weekenden of vakantieperiodes beschikbaar te zijn tijdens onze evenementen. Je creëert overzicht, kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, bent klantgericht en gastvrij, denkt in mogelijkheden en weet van elk evenement een onvergetelijke ervaring te maken voor de bezoekers!

Onze huidige office manager is tevens onze vrijwilligerscoördinator. Zij is ons eerste aanspreekpunt voor onze database van circa 50 vrijwilligers, maakt per festival een planning voor vrijwilligers en stuurt deze aan op locatie. Het is een pré als onze nieuwe office manager deze werkzaamheden ook op zich kan en wil nemen.

Als proactieve office manager zorg je ervoor dat het kantoor draait als een zonnetje. Taken bestaan uit:

• Je hebt minimaal een mbo-opleiding richting office management, secretariaatswerkzaamheden of evenementen;
• Je hebt minimaal 6 jaar aantoonbare ervaring op dit gebied;
• Je hebt affiniteit met evenementen;
• Je bent communicatief, geduldig en enthousiast;
• Je kan zelfstandig werken en bent flexibel inzetbaar (inclusief avonden en weekenden);
• Je werkt nauwgezet, gestructureerd en bent punctueel;
• Je bent creatief bij het zoeken naar oplossingen;
• Je hebt een proactieve en positieve houding;
• Je bent een echte aanpakker en kan op meerdere borden tegelijk schaken;
• Je hebt een goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift;
• Een goede beheersing van een andere vreemde taal dan Engels is een pré;
• Je hebt een goede beheersing van MS Office-pakket, waaronder Word, Excel en PowerPoint;
• Een goede beheersing van het werken met Apple en Dropbox is een pré.
• Kantoor op orde houden;
• Ontvangen van bezoekers;
• Verzorgen van boodschappen, organiseren van lunches/diners;
• Bijhouden van de algemene voorraad kantoor en plaatsen van bestellingen (van koffie en thee tot schoonmaakmiddelen en kantoorartikelen);
• Bijwonen van afspraken en vergaderingen om te notuleren en een actielijst te maken;
• Eerste aanspreekpunt aan de telefoon of de info-mail;
• Inplannen en voorbereiden van afspraken;
• Opstellen en bijhouden van lijsten en databases (leveranciers, crew, VIP, etc.);
• Ondersteunen van de afdeling financiën en HR bij het verwerken van de administratie en het opstellen van offertes en contracten;
• Ondersteunen bij de in- en uitdiensttreding van personeel ( inwerken , mailadres aanvragen, etc.);
• Aanspreekpunt voor schoonmaker, tuinman en klussen op kantoor;
• Productionele ondersteuning bij bijvoorbeeld het inventariseren van hotels, parkeren en catering, of het opstellen van draaiboeken en verzorgen van prints en lamineren;
• Bemensen van het secretariaat op festivals en aanspreekpunt zijn voor vrijwilligers op festivals.

Voor deze functie is een rijbewijs (en eventueel ook auto) eveneens van belang. Onze office manager ondersteunt het productieteam met ritjes van kantoor en onze opslag naar de festivallocatie. Daarnaast is het hebben van basis-ICT-kennis een pré (aansluiten beamer, installeren printer, etc.)

Wat wij bieden

We bieden je een inspirerende werkomgeving waarin je jezelf én Bureau Vermaeck kunt helpen ontwikkelen. Geen dag is hetzelfde. De collega’s voelen zich verantwoordelijk voor het succes van de organisatie en zijn altijd bereid elkaar te helpen. Het merendeel van de collega’s is drie jaar of langer in dienst. Hierdoor is er een prettige werksfeer. Hard werken, maar ook tijd voor een kop koffie, grapje en wijntje of biertje ter afsluiting van de week.

• Vrijheid en flexibiliteit
• Ruimte voor eigen initiatief en groei
• Teamspirit, korte communicatielijnen en een open werksfeer
• Super gezellige en loyale collega’s
• Salaris afhankelijk van ervaring
• Arbeidsovereenkomst voor een jaar