Office Manager

NRVT; Rotterdam; Hybrid; EUR 38,000 - 54,000; Full time

Job summary

NRVT zoekt een ervaren Office Manager die de dagelijkse organisatie van het bureau soepel laat verlopen. Je stuurt de Support-afdeling aan en werkt zelf actief mee aan telefoon, e-mail en CRM-processen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor bestuursvoorbereiding, notuleren en HR-gerelateerde taken.

Je rapporteert aan de directeur en hebt een brede functie met verantwoordelijkheid en flexibiliteit. Een belangrijke voorwaarde is minstens vier dagen op kantoor in Rotterdam aanwezig zijn, met

Qualifications

• Brede ervaring in office-, bureau- of secretariaatsfunctie.
• Inzet en coördinatie van collega’s en processen.
• Sterke organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid en prioriteiten stellen.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.

Responsibilities

• Aansturing en dagelijkse leiding van de Support-afdeling.
• Voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen.
• HR-ondersteuning zoals onboarding/offboarding.
• Facilitaire en ICT-ondersteuning en coördinatie met leveranciers.

Skills

Office management

Team leadership

Prioritization

Communication

HR-support

Servicegerichtheid

ICT-ervaring

Tools

Outlook

Office

Teams

CoPilot

iBabs

Job description

Hands-on organisator die overzicht houdt én meewerkt

Het Nederlands Register Vastgoed Taxateurs (NRVT) bewaakt en waarborgt de kwaliteit en vakbekwaamheid van circa 6.000 Register-Taxateurs. Voor ons bureau zoeken wij een ervaren Office Manager die ervoor zorgt dat onze dagelijkse organisatie soepel en professioneel draait.

Je stuurt de afdeling Support (3 fte) aan, maar staat nadrukkelijk ook zelf met de voeten in de klei. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en springt bij waar nodig. Van het voorbereiden en notuleren van een bestuursvergadering tot het beantwoorden van vragen, het onboarden van een nieuwe medewerker of het regelen van een facilitaire kwestie: jij pakt het op.

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor een professioneel, klantgericht en goed georganiseerde afdeling Support. Je rapporteert rechtstreeks aan de directeur en houd je onder andere bezig met:

• Aansturing en support: je geeft dagelijks leiding aan de afdeling Support, verdeelt en bewaakt de werkzaamheden en werkt zelf actief mee. Je zorgt voor een goede afhandeling van telefoon en e-mail, administratieve processen, het CRM-systeem en de registratie van onder andere cursusuitslagen en PE-punten.
• Bestuurlijke ondersteuning: je bereidt samen met de directeur en voorzitter bestuurs- en RvT-vergaderingen voor, stelt agenda’s en vergaderstukken samen, notuleert de vergaderingen en bewaakt de daaruit voortkomende besluiten, acties en deadlines.
• HR en interne organisatie: je ondersteunt bij operationele HR-zaken, waaronder onboarding en offboarding, en biedt praktische ondersteuning aan collega’s.
• Facilitair en ICT: je bent het eerste aanspreekpunt voor facilitaire zaken, de verhuurder en leveranciers en coördineert operationele ICT-vraagstukken met de ICT-leverancier(s).

Wie ben jij?

We zoeken een ervaren en praktische Office Manager die gemakkelijk schakelt tussen coördineren en zelf uitvoeren. Je ziet wat er nodig is, neemt initiatief en vindt het leuk om binnen een compacte organisatie een brede verantwoordelijkheid te hebben. Daarnaast neem je mee:

• Ervaring in een brede office-, bureau- of secretariaatsfunctie en met het coördineren of aansturen van collega’s.
• Je bent organisatorisch sterk, nauwkeurig en weet goed prioriteiten te stellen.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden en je bent sterk in verslaglegging.
• Je bent servicegericht en praktisch ingesteld: je denkt niet alleen mee, maar pakt zaken ook daadwerkelijk op.
• Je hebt veel affiniteit met ICT en aantoonbare ervaring met diverse ICT-applicaties (o.a. Outlook, Office, Teams, CoPilot, iBabs)

Wat bieden wij?

Je krijgt een veelzijdige functie op een centrale plek binnen NRVT. Je werkt nauw samen met de directeur, het bestuur, de Raad van Toezicht en je collega’s op het bureau. Een rol met veelafwisseling, verantwoordelijkheid en ruimte om ervoor te zorgen dat de organisatie achter de schermen goed draait. Kortom: een functie voor iemand die graag organiseert, coördineert én uitvoert. We zoeken dan ook iemand die tenminste vier dagen fysiek op kantoor in Rotterdam aanwezig is. Inschaling van het salaris is afhankelijk van je senioriteit/ervaring. Je krijgt een jaarcontract met de intentie deze om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.