Office Manager

Afterservice B.V.; Eindhoven; On-site; EUR 29,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Lunch

Reiskostenvergoeding

25 vakantiedagen

Contract 7 maanden of 1 jaar

Aandelenopties in de toekomst

Kantoor in Strijp-S

Kantoorhond

Teamuitjes

Job summary

Afterservice B.V. zoekt een Office Manager die kantoor en faciliteiten, HR-administratie en algemene coördinatie samenbrengt in een hecht Strijp-S team. Je zorgt dat het kantoor een fijne plek is en bewaakt deadlines, administratie en processen.

Je werkt zelfstandig en gestructureerd, hebt affiniteit met technische mensen en beheerst Nederlands en Engels. Een MBO/HBO-diploma of relevante ervaring is welkom; inzet en initiatief worden gewaardeerd.

Qualifications

• Kandidaten werken zelfstandig en gestructureerd.
• Ervaring met HR-administratie en kantoorcoördinatie is een plus.
• Goede Nederlandse en Engelse communicatie.

Responsibilities

• Beheren kantoorvoorraad, sleutels, post en schoonmaakaansturing.
• Projecten zoals onboarding, sollicitaties en teamactiviteiten organiseren.
• HR-administratie bijhouden en medewerkershandboek up-to-date houden.
• Administratieve orde: reizen boeken, contracten en documenten ordenen.

Skills

Office management

HR administration

Dutch language

English language

Education

MBO of HBO niveau

Tools

Microsoft Office

Google Workspace

Job description

Ignition Computing en Afterservice delen een kantoor in Strijp-S (Eindhoven) en een team van zo'n 16 mensen. Samen werken we aan software voor een duurzamere wereld. Voor klanten in binnen- en buitenland, van het verlengen van de levensduur van computers tot onderzoek naar kernfusie.

We hebben een goed kantoor en een hecht team. Maar we groeien, en we willen onze interne organisatie professioneler aanpakken. Daarom zoeken we een Office Manager die deze taken bundelt en naar een hoger niveau tilt.

WAT GA JE DOEN

Kantoor en faciliteiten

Jij zorgt dat het kantoor een fijne plek is om te werken. Je houdt bijvoorbeeld de voorraad, sleutels en post bij, stuurt de schoonmaker aan, verbetert de keuken en de zithoek waar nodig, en bewaakt de veiligheid op kantoor. Op termijn zoek je ook mee naar een nieuw kantoor.

Mensen

Jij zorgt dat collega's zich welkom voelen en dat het team hecht blijft. Denk aan het plannen van sollicitaties, het onboarden van nieuwe collega's, het organiseren van verjaardagen, teamuitjes en de kerstborrel, en het opzetten van werksessies waarmee het team zich verder ontwikkelt. Daarnaast houd je de hr-administratie bij en help je het medewerkershandboek actueel te houden.

Overzicht bewaren

Jij zorgt dat alles wat moet gebeuren ook écht gebeurt. Subsidies, veiligheid, certificeringen en boekhouding worden inhoudelijk door anderen gedaan, maar jij bewaakt de deadlines, plant werksessies in, herinnert mensen op tijd, verzamelt stukken en volgt op tot het af is.

Administratie

Jij helpt de administratieve kant van het bedrijf op orde te houden. Denk aan het bijhouden van vrije dagen, het boeken van zakelijke reizen, en het ordenen van contracten, mappen, mailboxen en documenten. Ook help je onze online aanwezigheid (LinkedIn, websites) actueel te houden, regel je promotiemateriaal en denk je mee over de voorbereiding van conferenties.

WAT VOOR IEMAND ZOEKEN WE

Iemand die plezier heeft in regelen. Die het overzicht houdt als anderen in de details zitten. Die uit zichzelf ziet wat er moet gebeuren en het oppakt, zonder dat iemand het hoeft te vragen. Concreet:

• Je werkt zelfstandig en gestructureerd, en zorgt dat collega's niks vergeten.
• Je voelt je thuis tussen technische mensen en hebt geen moeite met software en online tools.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels. Een deel van het team is internationaal, dus Engels gebruik je dagelijks.
• MBO of HBO werk- en denkniveau, of ervaring in office management, operations of kantoorcoördinatie.
• Je woont in Nederland en mag hier werken. We werken op kantoor in Eindhoven, dus dit is geen functie op afstand.

Kom je uit een heel andere hoek? Dat is prima. We kijken naar je kerncompetenties en je skills, niet naar of je deze functie al eens eerder hebt gehad.

Herken je jezelf in het grootste deel hiervan, maar niet in alles? Stuur toch een mail.

WAT JE KRIJGT

• Een salaris tussen € 2.600 en € 3.200 bruto per maand bij fulltime, plus 8% vakantiegeld. Deeltijd vanaf 24 uur kan ook.
• Reiskostenvergoeding: een ov-kaart, of de maximale onbelaste kilometervergoeding als je met de auto of de fiets komt. Wat jou het beste uitkomt.
• Dagelijks lunch met het team.
• 25 vakantiedagen, met de mogelijkheid voor extra onbetaald verlof.
• Een contract van zeven maanden of een jaar, waarna we snel naar een vast contract gaan.
• Mogelijkheid voor aandelenopties in de toekomst.
• Een klein team met korte lijnen. Je bent hier meteen een belangrijk onderdeel van het bedrijf en geen nummer.
• Veel ruimte om de rol zelf vorm te geven in een snelgroeiend bedrijf. We weten wat er moet gebeuren, maar niet precies hoe. Dat ga jij uitvinden, en de rol kan met je meegroeien.
• Een levendige werkplek midden in Strijp-S, omringd door andere innovatieve bedrijven. Met een kantoorhond, en buren van Ignition Computing om mee te borrelen.
• Een team dat naast hard werken ook regelmatig samen wat doet, van vrijdagmiddagborrels en spelletjesavonden tot potluck dinners.

Iemand die plezier heeft in regelen. Die het overzicht houdt als anderen in de details zitten. Die uit zichzelf ziet wat er moet gebeuren en het oppakt, zonder dat iemand het hoeft te vragen. Concreet: Je werkt zelfstandig en gestructureerd, en zorgt dat collega's niks vergeten. Je voelt je thuis tussen technische mensen en hebt geen moeite met software en online tools. Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels. Een deel van het team is internationaal, dus Engels gebruik je dagelijks. MBO of HBO werk- en denkniveau, of ervaring in office management, operations of kantoorcoördinatie. Je woont in Nederland en mag hier werken. We werken op kantoor in Eindhoven, dus dit is geen functie op afstand.