Office- en administratief medewerker

Afdeling Online; Helmond; On-site; EUR 29,127 - 45,901; Full time

Benefits offered by this job

Salaris 2.610–4.113 bruto/maand

Opleidingsbudget €1.000/jaar

Kantoor in Helmond (thuiswerken soms)

Gezellige lunch op kantoor

Teamuitjes en kerstcadeau

Gepersonaliseerde muismat

Job summary

Afdeling Online in Helmond zoekt een enthousiast office- en administratief medewerker die zorgt dat het kantoor draait en de administratie klopt. Je combineert 50/50 office management met financiële taken zoals facturen verwerken en betalingen opvolgen, en ontvangt bezoekers. Je werkt onder leiding van Ilse binnen Team Office.

Er ligt ruimte om processen te verbeteren en AI-toepassingen te verkennen. De baan kan worden opgesplitst in office manager en administratief medewerker, uren variëren

Qualifications

• Mbo- of hbo-werk- en denkniveau.
• Je werkt secuur én vlot dankzij je uitstekende digitale vaardigheden.
• Je ziet wat er moet gebeuren en wacht niet tot iemand het vraagt.
• Je vindt administratie leuk en neemt hier eigenaarschap in.
• Je bent niet bang om klanten of leveranciers na te bellen.
• Je bent gastvrij, behulpzaam en duidelijk in je communicatie.
• Je vindt het fijn om veel op kantoor aanwezig te zijn.
• Je staat open voor nieuwe tools, AI en procesautomatisering.
• Je woont in de buurt van Helmond of vindt reizen naar kantoor geen probleem.
• Ervaring met Gripp, Google Workspace, Slack of Loket is mooi meegenomen, maar geen must.

Responsibilities

• Telefoon opnemen en de administratie inbox beheren.
• Gasten ontvangen en zorgen dat het kantoor netjes en gastvrij is.
• Boodschappen, lunch, voorraad, post en kantoorartikelen regelen.
• Inkoopfacturen, bonnetjes en declaraties verwerken.
• Verkoopfacturen maken en maandelijkse contractfacturen sturen.
• Openstaande facturen opvolgen en klanten nabellen als dat nodig is.
• Controleren of offertes goed zijn ingepland en gefactureerd.
• Loon- en belastingaangifte doen.
• Ondersteunen bij praktische administratie rondom collega’s en salarisverwerking.
• Kleine attenties, cadeaus en teamactiviteiten organiseren.
• Meedenken over procesverbetering, automatisering en slimme inzet van AI.

Job description

Ben jij zo iemand die de kantoordeur opendoet met een glimlach, maar ook precies weet welke factuur nog opgevolgd moet worden? Dan pas jij misschien heel goed bij ons. We zoeken namelijk een vrolijke office- & administratief medewerker. Je zorgt dat het kantoor lekker draait, de administratie klopt en iedereen zich welkom voelt. Van openstaande facturen tot een goed gevulde voorraadkast: jij regelt het.

Solliciteren kan tot en met vrijdag 19 juli 2026.

Wat ga je doen?

Als office- en administratief medewerker ben je onderdeel van Team Office en werk je onder leiding van Ilse. Je combineert administratie met office management: ongeveer 50/50. Je verwerkt facturen, volgt betalingen op, neemt de telefoon aan, ontvangt bezoekers en ziet wat er nodig is op kantoor.

Je vervangt een collega die deze rol jarenlang heeft ingevuld. Er ligt dus een fijne basis, maar er is ook ruimte om processen te optimaliseren. Denk aan het veranderen van werkwijzen, automatisering of praktische inzet van AI.

Goed om te weten: deze vacature kan ook worden opgesplitst in twee losse functies: office manager en administratief medewerker. Spreekt één van deze onderdelen je aan? Reageer dan gerust; het aantal uren stemmen we samen af. Dat kan liggen tussen de 16 en 24 uur per week. Het is geen probleem om onder schooltijden te werken.

Jouw verantwoordelijkheden

• Telefoon opnemen en de administratie inbox beheren.
• Gasten ontvangen en zorgen dat het kantoor netjes en gastvrij is.
• Boodschappen, lunch, voorraad, post en kantoorartikelen regelen.
• Inkoopfacturen, bonnetjes en declaraties verwerken.
• Verkoopfacturen maken en maandelijkse contractfacturen sturen.
• Openstaande facturen opvolgen en klanten nabellen als dat nodig is.
• Controleren of offertes goed zijn ingepland en gefactureerd.
• Loon- en belastingaangifte doen.
• Ondersteunen bij praktische administratie rondom collega’s en salarisverwerking.
• Kleine attenties, cadeaus en teamactiviteiten organiseren.
• Meedenken over procesverbetering, automatisering en slimme inzet van AI.

Wat bieden wij?

• Een arbeidsovereenkomst van 28 tot 40 uur per week voor een half jaar. Uiteraard met de intentie om er een lange samenwerking van te maken.
• Een salaris tussen de €2.610 en €4.113 bruto per maand op basis van 40 uur.
• Afhankelijk van je werkervaring kun je worden ingeschaald van junior tot medior of senior.
• Veel afwisseling tussen administratie, kantoororganisatie en contact met mensen.
• Jaarlijks opleidingsbudget van €1.000 en ruimte om te groeien.
• Je werkt vooral op kantoor in Helmond. Incidenteel thuiswerken kan in overleg.
• Gezellige gezamenlijke lunch bij ons op kantoor. Wij trakteren, maar jij mag het organiseren!
• Gezellige werksfeer, teamuitjes, verrassingen en een epic kerstcadeau.
• En zelfs: een gepersonaliseerde muismat.

Wat breng je mee?

Als office- en administratief medewerker ben je bij Afdeling Online veel meer dan “degene van de administratie”: je bent vaak het eerste gezicht voor klanten, de vraagbaak voor collega’s en een belangrijke cultuurdrager op kantoor. Je regelt, verwerkt, belt na, ontvangt, bestelt, organiseert en denkt mee.

• Mbo- of hbo-werk- en denkniveau.
• Je werkt secuur én vlot dankzij je uitstekende digitale vaardigheden.
• Je ziet wat er moet gebeuren en wacht niet tot iemand het vraagt.
• Je vindt administratie leuk en neemt hier eigenaarschap in.
• Je bent niet bang om klanten of leveranciers na te bellen.
• Je bent gastvrij, behulpzaam en duidelijk in je communicatie.
• Je vindt het fijn om veel op kantoor aanwezig te zijn.
• Je staat open voor nieuwe tools, AI en procesautomatisering.
• Je woont in de buurt van Helmond of vindt reizen naar kantoor geen probleem.
• Ervaring met Gripp, Google Workspace, Slack of Loket is mooi meegenomen, maar geen must.

Hoe kan jouw werkdag eruit zien?

Met koffie in de hand breng jij overzicht in de administratie. Je verwerkt facturen, beantwoordt vragen van collega’s, klanten en leveranciers en zorgt dat het kantoor soepel draait.

Ook denk je mee over slimmere processen en pak je praktische zaken met energie op. Aan het einde van de dag klopt alles en ga jij met een voldaan gevoel naar huis.

Ga jij de uitdaging aan?

Solliciteren kan tot en met zondag 19 juli 2026.