Office Management Assistant

Refresco; Maarheeze; On-site; EUR 39,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 3%

Bonusopportuniteit 8%

Job summary

Refresco zoekt een Office Management Assistant die zorgt voor een vlekkeloze dagelijkse kantoororganisatie en professionele ondersteuning biedt aan collega’s.

Je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid en zoekt actief samenwerking. Verwacht een dynamische functie met veel afwisseling en impact op de dagelijkse werking.

Qualifications

• Ongeveer 2–3 jaar werkervaring in een ondersteunende of administratieve functie.
• Afgeronde MBO 4-opleiding, bij voorkeur richting Directie Secretaresse / Office & Management Support.
• Servicegericht, proactief en zelfstandig.
• Zorgvuldig en goed in prioriteiten stellen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie in Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Beheren van algemene mailbox en telefoongesprekken; verzorgen van correspondentie.
• Regelen van zakelijke reizen, inclusief hotels, vervoer en vluchten voor medewerkers en management.
• Organiseren van bijeenkomsten en interne evenementen.
• Verwerken van facturen en contact onderhouden met leveranciers.
• Kantoorbeheer: bestellen van kantoorbenodigdheden en afstemmen met leveranciers en facilitair beheer.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Klantgerichtheid

Prioriteiten stellen

Education

MBO 4-opleiding Directie Secretaresse / Office & Management Support

Job description

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van regelen, schakelen en collega’s ontzorgen? Vind je het leuk om veel verschillende werkzaamheden op te pakken en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen soepel verloopt? Dan is deze functie als Office Management Assistant misschien wel iets voor jou!

Als Office Management Assistant ben je een belangrijke schakel binnen onze organisatie. Jij zorgt ervoor dat de dagelijkse zaken op kantoor goed geregeld zijn en dat collega’s kunnen rekenen op professionele, servicegerichte ondersteuning.

Geen dag is hetzelfde. De ene keer beheer je een algemene mailbox of regel je een zakelijke reis, de volgende keer organiseer je een bijeenkomst of zorg je dat een factuur correct wordt verwerkt. Jij houdt het overzicht, stelt de juiste prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken en acties worden opgevolgd.

Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid voor jouw werkzaamheden, maar zoekt ook actief de samenwerking met collega’s. Je bent proactief, denkt vooruit en ziet wat er nodig is voordat iemand erom hoeft te vragen. Met jouw praktische instelling en oog voor detail draag je bij aan een professionele, prettige en goed georganiseerde werkomgeving.

Wat ga je doen?

• E-mail & communicatie; beheren van algemene mailboxen, aannemen van telefoontjes en verzorgen van correspondentie;
• Zakelijke reizen; regelen van hotels, vervoer en eventueel vluchten voor medewerkers en management;
• Organiseren van activiteiten; coördineren van bijeenkomsten, personeelsuitjes en andere interne evenementen;
• Facturen & financiële administratie; verwerken van facturen, controleren van declaraties en onderhouden van contact met leveranciers;
• Kantoorbeheer; bestellen van kantoorbenodigdheden, afstemmen met leveranciers en facilitair beheer en ervoor zorgen dat alles op kantoor goed functioneert.

Wie ben jij?

Wij zijn op zoek naar iemand die graag de handen uit de mouwen steekt, makkelijk schakelt en plezier haalt uit organiseren en ondersteunen.Je herkent jezelf in het volgende:

• Je hebt ongeveer 2 à 3 jaar werkervaring in een ondersteunende of administratieve functie, bijvoorbeeld als Management Assistant, Office Assistant of Administratief Medewerker;
• Je beschikt over een afgeronde MBO 4-opleiding, bij voorkeur in de richting van (Directie)Secretaresse, Office & Management Support of Management Assistant;
• Je bent servicegericht, proactief en zelfstandig;
• Je werkt nauwkeurig en hebt een goed gevoel voor prioriteiten;
• Je communiceert helder en professioneel en weet gemakkelijk verschillende partijen met elkaar te verbinden;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat bieden wij jou?

Je komt terecht in een veelzijdige functie waarin je volop ruimte krijgt om jouw organisatorische en communicatieve talenten in te zetten. Je krijgt verantwoordelijkheid, werkt met verschillende collega’s en hebt een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse organisatie.

Daarbij kun je rekenen op:

• Een salaris tussen € 3.500 en € 4.500 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en achtergrond;
• 3% eindejaarsuitkering en 8% bonusopportuniteit;
• Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief;
• Een professionele en collegiale werkomgeving;
• Een functie waarin geen dag hetzelfde is en waarin jouw bijdrage direct zichtbaar is.

Klaar om het verschil te maken?