Medewerker Personeelsadministratie

OverheidZZP; Hilversum; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Part time

Job summary

Gemeente Hilversum zoekt een medewerker Personeelsadministratie voor detachering met verantwoordelijkheden rondom de E-HRM-omgeving en de academie-administratie. U werkt aan mutaties, dossierbeheer en ondersteunt collega’s bij vragen. Daarnaast draag je bij aan bestuurlijke integratie en digitalisering van processen.

Je werkt in een hybride werkomgeving en bereidt onboardingbijeenkomsten voor. Vereist is mbo4 administratieve opleiding en ervaring bij een gemeente of overheid.

Qualifications

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in administratieve richting;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie;
• Aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion ;

Responsibilities

• Het dagelijkse (going concern) werk uitvoeren;
• je helpt bij de administratie rondom onderwerpen als arbo en verzuim
• je helpt bij de (digitale) administratie van onze Academieomgeving;
• je verwerkt mutaties in BCS (E-HRM)
• je beheert personeelsdossiers (inclusief compleet maken en/of opschonen van archief)
• je beantwoordt vragen van collega’s
• je stelt correspondentie op
• Meewerken aan de bestuurlijke integratie;
• Je helpt ons bij het verbeteren van (werk)processen en draagt zo bij aan onze digitalisering en aanbesteding van het nieuwe E-HRM.
• Als projectlid Onboarding help je onze introductiedagen te organiseren.

Skills

RAP

Introductiebijeenkomsten

Discretie/Integriteit

Proactief handelen

Zelfstandigheid

Education

MBO 4 Administratieve richting

HBO bachelor niveau

Tools

E-HRM

BCS

Motion

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat de personeelsadministratie uitvoeren, mutaties in E-HRM verwerken, dossiers beheren, collega’s ondersteunen met vragen, meewerken aan de bestuurlijke integratie en processen verbeteren rond digitalisering, onboarding en academie-administratie.

Samen sterker!

Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

Opdracht

De gemeenteraden van Wijdemeren en Hilversum hebben in de zomer van 2024 het principebesluit genomen tot het aangaan van een lichte samenvoeging. De samenvoeging tussen deze gemeenten heeft gevolgen voor de ambtenaren, het bestuur en de inwoners. De bestuurlijke fusie staat gepland per 1 januari 2027 en is voorafgegaan door een ambtelijke integratie per 1 januari 2026. Met nog zo’n 3 maanden te gaan tot de bestuurlijke fusie, zijn de voorbereidingen in volle gang.

Takenpakket van de Medewerker Personeelsadministratie

• Het dagelijkse (going concern) werk uitvoeren;
• je helpt bij de administratie rondom onderwerpen als arbo en verzuim
• je helpt bij de (digitale) administratie van onze Academieomgeving;
• je verwerkt mutaties in BCS (E-HRM)
• je beheert personeelsdossiers (inclusief compleet maken en/of opschonen van archief)
• je beantwoordt vragen van collega’s
• je stelt correspondentie op
• Meewerken aan de bestuurlijke integratie;
• Je helpt ons bij het verbeteren van (werk)processen en draagt zo bij aan onze digitalisering en aanbesteding van het nieuwe E-HRM.
• Als projectlid Onboarding help je onze introductiedagen te organiseren.

Het cluster Personeelsadministratie bestaat in Hilversum uit 3 collega’s, die parttime bij ons werken. We zetten in de opdrachtperiode een vacature uit voor vaste invulling. We willen dat jij met de nieuwe collega 1 maand samenwerkt om zo te zorgen voor een goede inwerkperiode en overdracht, de functie zelf is wel ingebed in de organisatie en staat onder leiding en toezicht en van dienswege niet passend voor een zzp gekenmerkt.

Werkdagen

Is hybride werken mogelijk: ja

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in administratieve richting;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie;
• Aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion ;

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau (10 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion (15 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren van introductiebijeenkomsten (10 punten);
• Aantoonbare kennis van RAP, onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet (5 punten);
• Aantoonbare kennis van en werkervaring met rechtspositie gemeenteambtenaren en Cao gemeenten (10 punten);
• Aantoonbare kennis van en werkervaring met arbo en verzuim administratie. Onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet (5 punten);
• Aantoonbare kennis van en/of werkervaring met aanbestedingen van E-HRM (15 punten);
• Aantoonbare kennis (7 punten);
• Aantoonbare werkervaring (15 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie (30 punten);
• 2 tot 5 jaar (15 punten);
• 5 jaar of meer (30 punten);
• tot 2 jaar (0 punten);
• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

Competenties

• Nauwkeurigheid: zorgvuldig werken, fouten vermijden, oog voor detail.
• Plannen en organiseren: taken structureren, overzicht bewaren, deadlines halen, ook als er veel tegelijk speelt.
• Resultaatgerichtheid: doelgericht werken en actief bijdragen aan het wegwerken van achterstanden.
• Proactief handelen: niet afwachten maar zelf actie ondernemen, kansen zien en benutten.
• Doortastendheid: knopen durven doorhakken, doorpakken waar nodig.
• Flexibiliteit: snel schakelen tussen routine, ad-hoc taken en projectwerk.
• Zelfstandigheid: verantwoordelijkheid nemen en zelfstandig taken oppakken.
• Samenwerken: in teamverband kunnen werken, afstemmen met collega’s en projectleden.
• Communicatieve vaardigheid: duidelijk en professioneel communiceren, mondeling én schriftelijk.
• Leerbaarheid / Leervermogen: snel nieuwe systemen, processen en projecten kunnen oppakken.
• Discretie/Integriteit: vertrouwelijk omgaan met informatie, betrouwbaar zijn.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 3x 1 maand

Gespreksdatum: 22/09/2026 vanaf 12:00 uur

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Hilversum is een gemeente in de provincie Noord-Holland. De gemeente telt ongeveer 90.000 inwoners en bestaat uit verschillende wijken en dorpen. Hilversum staat bekend als de mediastad van Nederland vanwege de aanwezigheid van mediabedrijven en omroepen. De gemeente Hilversum heeft een divers aanbod aan voorzieningen, zoals scholen, winkels en sportfaciliteiten. Hilversum heeft ook een rijke historie en architectuur, met onder andere het prachtige raadhuis en de vele groene parken. In Hilversum wordt veel waarde gehecht aan cultuur en kunst, wat tot uiting komt in de diverse evenementen en culturele instellingen in de gemeente. Hilversum is een levendige gemeente waar wonen, werken en ontspanning samenkomen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.