Medewerker office en donateursservice

Goede Doelen Nederland; Utrecht; Hybrid; EUR 33,000 - 45,000; Part time

Benefits offered by this job

Laptop en telefoon van de zaak

Reiskostenvergoeding OV/fiets

Pensioenregeling bij a.s.r.

Ziektekostenverzekering bijdrage

Fietsleaseplan en fietsvergoeding

Vegetarische lunch dagelijks

Job summary

Trees for All zoekt een enthousiaste Office-medewerker voor 24–32 uur per week in Utrecht. Je bent eerste aanspreekpunt voor particulieren en bedrijven, verzorgt administratieve taken en ondersteunt de directie bij vergaderingen en bijeenkomsten.

Je werkt nauw samen met de officemanager, behandelt vragen via telefoon en e-mail en regelt kantoorinkoop en facilitaire zaken. Ervaring met CRM/boekhoudsystemen is een plus, en je spreekt vloeiend Nederlands met een goede Engelse beheersing.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring in administratieve/ondersteunende werkzaamheden, bij voorkeur met klant- of donateurscontact.
• Goede beheersing van Nederlands en basis Engels in woord en geschrift.
• Kennis van gangbare kantoorsoftware (Microsoft Office) en leergierigheid om nieuwe systemen snel te adopteren.

Responsibilities

• Beantwoorden van vragen per mail en telefoon en doorverwijzen naar collega.
• Verwerken van gegevens en wijzigingen in administratieve systemen.
• Ondersteunen bij kantoorinkoop, facilitaire taken en interne bijeenkomsten.
• Ondersteunen van de financiële administratie met voorbereidende en verwerkende taken.

Skills

Klantcontact

Kantoorsoftware

Taalvaardigheid NL/EN

Prioriteiten stellen

Education

MBO+ niveau

Tools

CRM-systeem

boekhoudsysteem

Job description

Ben jij iemand die graag mensen helpt, overzicht houdt en ervoor zorgt dat alles op ons fijne kantoor in hartje Utrecht soepel verloopt?

Voor 3 tot 4 dagen per week zoeken we een collega om team Office te versterken en de dagelijkse ondersteuning van Trees for All te verzorgen. Je bent eerstelijns aanspreekpunt voor particulieren en bedrijven, regelt praktische zaken en pakt administratieve taken zorgvuldig op. Heb jij bovendien een groen hart? Dan zijn we op zoek naar jou!

Trees for All zet zich in voor een bosrijke wereld. We steunen wereldwijd projecten voor boomaanplant en bosherstel en maken mensen bewust van het belang van bomen. Onze projecten dragen bij aan een beter klimaat, meer biodiversiteit en een gezonde leefomgeving. We zijn een goed doel met een CBF-erkenning en een ANBI-status. Samen met donateurs en partners werken we aan blijvende impact.

Taken

In deze functie wissel je contact met mensen af met nauwkeurig administratief werk. Je beantwoordt vragen per mail en telefoon en je verwijst complexere vragen door naar de juiste collega. Je helpt bij kantoorinkoop en facilitaire zaken en ondersteunt de financiële administratie met voorbereidende en verwerkende taken. Daarnaast ondersteun je de directie bij het organiseren van teambijeenkomsten en bestuursvergaderingen.

Je werkt nauw samen met onze officemanager. Samen zorgen jullie voor een goed bereikbaar team, een prettige ontvangst en een kantoor waar collega’s fijn kunnen werken. Jullie verdelen het werk en stemmen de bezetting af, zodat vragen en praktische zaken ook tijdens elkaars afwezigheid worden opgepakt.

Taken en verantwoordelijkheden

• Je beantwoordt telefoon, e-mail en berichten van donateurs en andere relaties op een vriendelijke en zorgvuldige manier; je registreert vragen en zorgt voor een goede opvolging;
• Je verwerkt gegevens, wijzigingen en verzoeken in onze administratieve systemen;
• Je verzorgt post, ontvangst en vergaderfaciliteiten en ondersteunt bij interne bijeenkomsten en de komst van nieuwe collega’s;
• Je houdt kantoorvoorraden bij, doet praktische inkopen en stemt met leveranciers af over bestellingen en facilitaire zaken;
• Je helpt de financiële administratie door bijvoorbeeld inkomende facturen en declaraties te controleren op volledigheid, gegevens vast te leggen en stukken klaar te zetten voor verwerking en goedkeuring;

Functie-eisen en profiel

Opleiding & ervaring

• Mbo+ werk- en denkniveau en minimaal 3 jaar ervaring met administratieve of ondersteunende werkzaamheden, bij voorkeur in een functie met klant- of donateurscontact;
• Je werkt vlot met gangbare kantoorsoftware (Microsoft Office) en leert nieuwe systemen, zoals een CRM- of boekhoudsysteem, gemakkelijk kennen;
• Je schrijft en spreekt uitstekend Nederlands. En daarnaast heb je een goede beheersing van de Engelse taal zowel in woord en geschrift.
• Je hebt affiniteit met de missie van Trees for All en vindt het leuk om verschillende praktische taken te combineren.

Competenties

• Je bent servicegericht, geduldig, zorgvuldig en discreet met persoonsgegevens en financiële informatie;
• Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en rondt afspraken af, ook als de dag anders loopt dan gepland;
• Je werkt zelfstandig én zoekt gemakkelijk de afstemming met je office collega en de andere teams;
• Je hebt affiniteit met de missie van Trees for All en vindt het leuk om verschillende praktische taken te combineren.

Ons aanbod

Wat bieden wij?

• Een afwisselende functie voor 24–32 uur per week, met ruimte om de werkdagen in overleg af te stemmen;
• Een betrokken team, korte lijnen en werk dat bijdraagt aan een bosrijke wereld;
• Een marktconform salaris, afhankelijk van ervaring tussen de € 3.000 en € 4.000 euro bruto per maand (op basis van 40 uur);
• Volledige vergoeding reiskosten woon- en werkverkeer (met voorkeur voor het OV en/of de fiets);
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en kennisontwikkeling;
• Een laptop en telefoon van de zaak (of gebruik eigen telefoon met vergoeding);
• Een goede en duurzame pensioenregeling bij a.s.r.;
• Een maandelijkse bijdrage in je ziektekostenverzekering;
• Een prachtig kantoor in hartje Utrecht, goed bereikbaar met het OV;
• Fietsleaseplan en fietsvergoeding woon-werkverkeer;
• Een fijne, informele en vertrouwde werksfeer en dagelijks een vegetarische lunch.

Informeren en solliciteren

Heb je een vraag over deze vacature? Neem dan contact op met Jitske Coesel, Officemanager, [e-mail], 030-2040744. Meer informatie over onze organisatie vind je op onze website en in ons jaarverslag.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.