Medewerker office en donateursservice

Trees for All; Utrecht; Hybride; EUR 33 000 - 45 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Marktconform salaris

Reiskostenvergoeding

Laptop & telefoon

Pensioenregeling

Ziektekostenverzekering bijdrage

Vegetarische lunch

Résumé du poste

Trees for All zoekt een vriendelijke Office-medewerker die 24–32 uur per week ondersteunt in ons kantoor in hartje Utrecht. Je bent eerste aanspreekpunt voor particulieren en bedrijven, behandelt vragen per mail en telefoon, en verwerkt administratieve taken met aandacht voor privacy en nauwkeurigheid.

Je werkt samen met de officemanager en ondersteunt in kantoorinkoop, facilitaire zaken en de financiële administratie.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring met administratieve of ondersteunende werkzaamheden, bij voorkeur met klant- of donateurscontact.
• Goede beheersing van Microsoft Office en snel lerend bij CRM/boekhoudsystemen.
• Nederlands uitstekend in woord en schrift; Engels is prettig te beheersen.

Responsabilités

• Beantwoorden van telefoon, e-mail en berichten van donateurs en relaties; zorgen voor goede opvolging.
• Verwerken van gegevens, wijzigingen en verzoeken in administratieve systemen.
• Verzorgen van post, ontvangst en vergaderfaciliteiten; ondersteunen interne bijeenkomsten en komst van nieuwe collega’s.
• Bijhouden kantoorvoorraden; doen inkopen en stemmen met leveranciers over facilitaire zaken.
• Ondersteunen van de financiële administratie door facturen en declaraties te controleren en klaar te zetten voor verwerking.

Connaissances

Klantgerichtheid

Administratieve vaardigheden

Microsoft Office

CRM-systeem

Nederlands (vloeiend)

Engels (goed)

Formation

MBO+ werk- en denkniveau

Outils

CRM-systeem

Boekhoudsysteem

Description du poste

Omvang 24-32 uur | Plaats Utrecht | Sluitingsdatum 31/10/2026

Ben jij iemand die graag mensen helpt, overzicht houdt en ervoor zorgt dat alles op ons fijne kantoor in hartje Utrecht soepel verloopt? Voor 3 tot 4 dagen per week zoeken we een collega om team Office te versterken en de dagelijkse ondersteuning van Trees for All te verzorgen. Je bent eerstelijns aanspreekpunt voor particulieren en bedrijven, regelt praktische zaken en pakt administratieve taken zorgvuldig op. Heb jij bovendien een groen hart? Dan zijn we op zoek naar jou!

Trees for All zet zich in voor een bosrijke wereld. We steunen wereldwijd projecten voor boomaanplant en bosherstel en maken mensen bewust van het belang van bomen. Onze projecten dragen bij aan een beter klimaat, meer biodiversiteit en een gezonde leefomgeving. We zijn een goed doel met een CBF-erkenning en een ANBI-status. Samen met donateurs en partners werken we aan blijvende impact.

In deze functie wissel je contact met mensen af met nauwkeurig administratief werk. Je beantwoordt vragen per mail en telefoon en je verwijst complexere vragen door naar de juiste collega. Je helpt bij kantoorinkoop en facilitaire zaken en ondersteunt de financiële administratie met voorbereidende en verwerkende taken. Daarnaast ondersteun je de directie bij het organiseren van teambijeenkomsten en bestuursvergaderingen.

Je werkt nauw samen met onze officemanager. Samen zorgen jullie voor een goed bereikbaar team, een prettige ontvangst en een kantoor waar collega’s fijn kunnen werken. Jullie verdelen het werk en stemmen de bezetting af, zodat vragen en praktische zaken ook tijdens elkaars afwezigheid worden opgepakt.

Taken en verantwoordelijkheden

• Je beantwoordt telefoon, e-mail en berichten van donateurs en andere relaties op een vriendelijke en zorgvuldige manier; je registreert vragen en zorgt voor een goede opvolging;
• Je verwerkt gegevens, wijzigingen en verzoeken in onze administratieve systemen;
• Je verzorgt post, ontvangst en vergaderfaciliteiten en ondersteunt bij interne bijeenkomsten en de komst van nieuwe collega’s;
• Je houdt kantoorvoorraden bij, doet praktische inkopen en stemt met leveranciers af over bestellingen en facilitaire zaken;
• Je helpt de financiële administratie door bijvoorbeeld inkomende facturen en declaraties te controleren op volledigheid, gegevens vast te leggen en stukken klaar te zetten voor verwerking en goedkeuring;

Wat vragen we van jou?

Opleiding & ervaring

• Mbo+ werk- en denkniveau en minimaal 3 jaar ervaring met administratieve of ondersteunende werkzaamheden, bij voorkeur in een functie met klant- of donateurscontact;
• Je werkt vlot met gangbare kantoorsoftware (Microsoft Office) en leert nieuwe systemen, zoals een CRM- of boekhoudsysteem, gemakkelijk kennen;
• Je schrijft en spreekt uitstekend Nederlands. En daarnaast heb je een goede beheersing van de Engelse taal zowel in woord als geschrift.

Competenties

• Je bent servicegericht, geduldig, zorgvuldig en discreet met persoonsgegevens en financiële informatie;
• Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en rondt afspraken af, ook als de dag anders loopt dan gepland;
• Je werkt zelfstandig én zoekt gemakkelijk de afstemming met je office collega en de andere teams;
• Je hebt affiniteit met de missie van Trees for All en vindt het leuk om verschillende praktische taken te combineren.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende functie voor 24–32 uur per week, met ruimte om de werkdagen in overleg af te stemmen;
• Een betrokken team, korte lijnen en werk dat bijdraagt aan een bosrijke wereld;
• Een marktconform salaris, afhankelijk van ervaring tussen de € 3.000 en € 4.000 euro bruto per maand (op basis van 40 uur);
• Volledige vergoeding reiskosten woon- en werkverkeer (met voorkeur voor het OV en/of de fiets);
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en kennisontwikkeling;
• Een laptop en telefoon van de zaak (of gebruik eigen telefoon met vergoeding);
• Een goede en duurzame pensioenregeling bij a.s.r.;
• Een maandelijkse bijdrage in je ziektekostenverzekering;
• Een prachtig kantoor in hartje Utrecht, goed bereikbaar met het OV;
• Fietsleaseplan en fietsvergoeding woon-werkverkeer;
• Een fijne, informele en vertrouwde werksfeer en dagelijks een vegetarische lunch.

Heb je een vraag over deze vacature? Neem dan contact op met Jitske Coesel, Officemanager, [e-mail] , 030-2040744. Meer informatie over onze organisatie vind je op onze website en in ons jaarverslag.

Trees for All is een inclusieve organisatie. We willen daarom iedereen uitnodigen om te solliciteren.

Soms komt het voor dat we eerder dan de sluitingsdatum de ideale kandidaat hebben gevonden. In dat geval kunnen wij besluiten de procedure eerder te stoppen.