Medewerker frontoffice

HVC Groep; Alkmaar; On-site; EUR 17,000 - 21,000; Part time

Job summary

HVC Groep zoekt een frontoffice medewerker voor een gastvrije ontvangst op het hoofdkantoor in Alkmaar. Je registreert bezoekers, beheert passen en verzorgt administratieve taken zodat de frontoffice altijd goed functioneert.

Je werkt circa 14 uur per week, op dinsdag en donderdag, met ruimte om extra te werken bij vakantie of afwezigheid. Je bent flexibel, communicatief sterk en leert snel nieuwe systemen zoals Topdesk.

Qualifications

• Ervaring met persoonlijk klantcontact.
• Gastvrije houding en proactieve service.
• Digitale vaardigheden en snel leren van nieuwe systemen.
• Beschikbaarheid voor 14 uur per week op dinsdag en donderdag in Alkmaar.

Responsibilities

• Bezoekers registreren en bezoekerspassen beheren.
• Facilitaire aanvragen verwerken in Topdesk.
• Administratieve werkzaamheden zoals toegangspasjes aanmaken en uitreiken.
• Openstaande zaken aan het einde van de werkdag correct afhandelen en overdragen.

Skills

Persoonlijk klantcontact

Gastvrije houding

Digitale handigheid

Flexibiliteit

Teamspirit

Tools

Topdesk

Job description

Een bezoeker stapt binnen terwijl de telefoon gaat en een collega bij de balie wacht met een vraag. Als Medewerker Frontoffice bepaal jij wat als eerste aandacht nodig heeft. Zo voelen mensen zich welkom en blijft de Frontoffice ook op drukke momenten goed functioneren.

Vanuit het hoofdkantoor in Alkmaar ondersteun je collega's die dagelijks werken aan de maatschappelijke opgaven van HVC. Terwijl zij zich richten op een schonere leefomgeving, circulaire processen en duurzame energie en infrastructuur, zorg jij voor een gastvrije en goed georganiseerde ontvangst. Zo draagt jouw werk bij aan de dagelijkse dienstverlening van HVC.

De werkzaamheden vragen gedurende de dag om verschillende soorten aandacht. Aan de balie, telefoon en via e-mail reageer je direct op wat er binnenkomt. Tussendoor zijn er werkzaamheden die juist concentratie vragen. Die afwisseling past bij iemand die makkelijk schakelt en ervoor zorgt dat ook minder zichtbare taken zorgvuldig worden afgerond.

“Geen dag is hetzelfde op de Frontoffice. Juist die afwisseling vind ik leuk: het ene moment help je een bezoeker, het volgende schakel je met een collega. En ondertussen weet je dat je kunt bouwen op je team. Als ik aan het einde van de dag met een glimlach naar huis rijd, denk ik: wat heb ik toch leuk werk.” - Sandra Morsink, medewerker Frontoffice

Wat ga je doen?

• Bezoekers registreren en bezoekerspassen en tags beheren.
• Facilitaire aanvragen verwerken in Topdesk, bijvoorbeeld voor kantoorartikelen, drukwerk en bloemen.
• Administratieve werkzaamheden uitvoeren, denk aan het aanmaken en uitgeven van toegangspasjes.
• Openstaande zaken aan het einde van je werkdag zorgvuldig overdragen aan je collega's.

Binnen het Frontoffice-team werk je samen met collega's met verschillende ervaringen, ideeën en werkwijzen. Dat vraagt dat je openstaat voor uitleg en feedback en afspraken met elkaar helder houdt. Na je inwerkperiode voer je de reguliere werkzaamheden zelfstandig uit.

• Ervaring met persoonlijk klantcontact, bijvoorbeeld vanuit hospitality, retail, receptie of een andere dienstverlenende omgeving.
• Een gastvrije houding: je maakt uit jezelf contact, vraagt door en helpt mensen verder.
• Digitale handigheid en de bereidheid om nieuwe systemen en werkwijzen te leren.
• Beschikbaarheid voor 14 uur per week op dinsdag en donderdag in Alkmaar, met flexibiliteit om bij vakantie of afwezigheid extra te werken.