Medewerker Frontoffice

HVC; Alkmaar; On-site; EUR 25,000 - 32,000; Full time

Job summary

HVC zoekt een Medewerker Frontoffice voor het hoofdkantoor in Alkmaar. Je bent het eerste aanspreekpunt en zorgt voor een gastvrije ontvangst, registratie van bezoekers en beheer van badges.

Je reageert direct op binnenkomende vragen aan balie, telefoon en e-mail; verwerkt facilitaire aanvragen in Topdesk en draagt zorg voor een soepele overdracht van openstaande zaken aan collega's. Na de inwerkperiode voer je reguliere taken zelfstandig uit.

Qualifications

• Geen specifieke opleiding vermeld in de tekst.

Responsibilities

• Bezoekers registreren en bezoekerspassen en tags beheren.
• Facilitaire aanvragen verwerken in Topdesk, bijvoorbeeld voor kantoorartikelen, drukwerk en bloemen.
• Administratieve werkzaamheden uitvoeren, zoals het aanmaken en uitgeven van toegangspasjes.
• Openstaande zaken aan het einde van de werkdag zorgvuldig overdragen aan collega's.

Skills

Gastvrijheid

Communicatie

Teamwork

Tools

Topdesk

Job description

Een bezoeker stapt binnen terwijl de telefoon gaat en een collega bij de balie wacht met een vraag. Als Medewerker Frontoffice bepaal jij wat als eerste aandacht nodig heeft. Zo voelen mensen zich welkom en blijft de Frontoffice ook op drukke momenten goed functioneren.

Vanuit het hoofdkantoor in Alkmaar ondersteun je collega's die dagelijks werken aan de maatschappelijke opgaven van HVC. Terwijl zij zich richten op een schonere leefomgeving, circulaire processen en duurzame energie en infrastructuur, zorg jij voor een gastvrije en goed georganiseerde ontvangst. Zo draagt jouw werk bij aan de dagelijkse dienstverlening van HVC.

De werkzaamheden vragen gedurende de dag om verschillende soorten aandacht. Aan de balie, telefoon en via e-mail reageer je direct op wat er binnenkomt. Tussendoor zijn er werkzaamheden die juist concentratie vragen. Die afwisseling past bij iemand die makkelijk schakelt en ervoor zorgt dat ook minder zichtbare taken zorgvuldig worden afgerond.“Geen dag is hetzelfde op de Frontoffice. Juist die afwisseling vind ik leuk: het ene moment help je een bezoeker, het volgende schakel je met een collega. En ondertussen weet je dat je kunt bouwen op je team. Als ik aan het einde van de dag met een glimlach naar huis rijd, denk ik: wat heb ik toch leuk werk.” - Sandra Morsink, medewerker Frontoffice

Wat ga je doen?

Bezoekers registreren en bezoekerspassen en tags beheren.Facilitaire aanvragen verwerken in Topdesk, bijvoorbeeld voor kantoorartikelen, drukwerk en bloemen.Administratieve werkzaamheden uitvoeren, denk aan het aanmaken en uitgeven van toegangspasjes. Openstaande zaken aan het einde van je werkdag zorgvuldig overdragen aan je collega's.

Binnen het Frontoffice-team werk je samen met collega's met verschillende ervaringen, ideeën en werkwijzen. Dat vraagt dat je openstaat voor uitleg en feedback en afspraken met elkaar helder houdt. Na je inwerkperiode voer je de reguliere werkzaamheden zelfstandig uit.