Medewerker Documentair Informatiebeheer (DIM)

All About Work; Rotterdam; On-site; EUR 42,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioen via StiPP

CAO opdrachtgever van toepassing

Snelle intake en begeleiding via All

Job summary

All About Work zoekt een proactieve info-manager voor een infrastructureel project rondom de Van Brienenoordbrug. Je beheert het digitale projectarchief in SharePoint Online, registreert en classificeert documenten en ondersteunt collega's bij archivering en kwaliteitsverbetering.

Je traint medewerkers, beheert autorisaties, bewaakt opslag en rapporteert via dashboards. Vereisten zijn HBO-niveau, >2 jaar DMS/archivering-ervaring, en kennis van SharePoint en Woo/AVG-gerelateerde kaders.

Qualifications

• Minimaal HBO-denk- en werkniveau, afgeronde mbo-opleiding informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Ruime ervaring met een DMS en digitaal archiveren.
• Kennis van documentair informatiebeheer en SharePoint.

Responsibilities

• Beheren en bewaak documentbeheer en archiefvorming binnen het project en gebruikte systemen.
• Registreren, metadata toekennen, ordenen en classificeren van documenten.
• Toegang verlenen en intrekken tot het DMS.
• Trainingssessies geven aan projectmedewerkers over documentbeheer en archivering.
• Beantwoorden van functionele vragen over documentbeheer en SharePoint Online.
• Ondersteunen bij registreren en metadateren namens anderen en uitvoeren waar nodig.
• Toevoegen en transformeren van (sub)dossiers binnen de structuur.
• Opstellen en actualiseren van beheerafspraken, instructies en overdrachtsplannen.
• Advies geven over projectarchief en inrichting SharePoint Online.
• Beheren en verbeteren van de kwaliteit van het projectarchief via PDCA.
• Richt het projectarchief functioneel en visueel in SharePoint Online in.
• Ondersteunen bij Woo-verzoeken en documentlijst opstellen.
• Monitoren van opslag en tijdig maatregelen nemen.
• Analyseren van meldingen/storingen in SharePoint Online en communiceren binnen het team.
• Inventariseren en doorvoeren van verbetervoorstellen voor SharePoint Online.
• Ondersteunen bij informatie-uitwisseling en koppelingen tussen systemen.
• Bereiden van tussentijdse/eindoverdrachten aan DIM en migraties.

Skills

Analytisch denken

Dienstverlenende instelling

Hands-on mentaliteit

Proactiviteit

Overtuigingskracht

Zelfstandigheid

Nauwkeurigheid

Klantgericht handelen

Education

HBO-denk- en werkniveau; mbo-opleiding informatiemanagement of gelijkwaardig

Tools

SharePoint Online

DMS

Job description

Over de functie

261022-HKO-002

Je werkt aan een belangrijk infrastructureel project rond de vernieuwing van de Van Brienenoordbrug. In deze rol zorg je ervoor dat documentbeheer, archivering en informatiehuishouding binnen het project goed zijn ingericht, actueel blijven en toekomstbestendig zijn. Je beheert het digitale projectarchief in SharePoint Online en ondersteunt collega's bij het correct registreren, ordenen en classificeren van informatie. Daarbij combineer je uitvoerend beheer met advies, begeleiding en kwaliteitsverbetering. Je levert zo een directe bijdrage aan een gecontroleerde, toegankelijke en overdraagbare informatievoorziening binnen een complexe projectomgeving.

Wat ga je doen

• Je beheert en bewaakt documentbeheer en archiefvorming binnen het project en de daarvoor gebruikte systemen.
• Je registreert, metadateert, ordent en classificeert documenten en informatie.
• Je verleent en trekt autorisaties tot het DMS in.
• Je instrueert nieuwe en bestaande projectmedewerkers, zodat zij hun taken rondom documentbeheer en archivering zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Je beantwoordt functionele gebruikersvragen over documentbeheer, archivering en SharePoint Online.
• Je ondersteunt projectmedewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en voert deze werkzaamheden waar nodig namens hen uit.
• Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert, verplaatst en muteert deze binnen de ordeningsstructuur.
• Je stelt documenten op en actualiseert deze, zoals beheerafspraken, werkafspraken, autorisatiematrix, instructies, ordeningsstructuur, overdrachtsplan en de high value list.
• Je adviseert projectmedewerkers over documentbeheervraagstukken, zoals de inrichting van het projectarchief en de omgang met specifieke typen documenten.
• Je bewaakt en verbetert structureel de kwaliteit en overdraagbaarheid van het projectarchief met behulp van de PDCA-cyclus.
• Je richt het projectarchief in SharePoint Online functioneel en visueel in en optimaliseert dit binnen de geldende kaders en afspraken.
• Je ondersteunt bij de beantwoording van Woo-verzoeken door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en documentenlijsten op te stellen.
• Je monitort de beschikbare opslagcapaciteit en initieert tijdig benodigde maatregelen.
• Je analyseert en behandelt functionele meldingen en verstoringen in SharePoint Online en communiceert hierover binnen het projectteam.
• Je inventariseert, beoordeelt en voert verbetervoorstellen door voor het gebruik en de inrichting van SharePoint Online.
• Je helpt bij het inrichten, beheren en optimaliseren van de informatie-uitwisseling en eventuele koppelingen tussen SharePoint Online en andere systemen.
• Je bereidt het projectarchief voor op tussentijdse en eindoverdrachten aan DIM en/of migraties en begeleidt deze processen.
• Je signaleert proactief kansen, knelpunten en risico’s en rapporteert hierover via dashboards en voortgangsoverleggen.
• Je neemt vanuit je expertise deel aan relevante projectoverleggen en draagt bij aan kennisdeling binnen het project.

Over jou

• Je beschikt over minimaal hbo-denk- en werkniveau.
• Je werkt zelfstandig, gestructureerd en nauwkeurig.
• Je bent analytisch sterk en kunt verbanden leggen.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling en pakt ad hoc verzoeken graag op.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je bent proactief, neemt initiatief en zoekt actief de samenwerking op met collega’s.
• Je hebt overtuigingskracht en weet draagvlak te creëren voor verbetervoorstellen.
• Je bent omgevingsbewust en hebt oog voor wat er binnen de organisatie speelt.
• Je bent gericht op zelfontwikkeling en continu leren.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt minimaal hbo-denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en op het vakgebied van digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en dienstverlening, en van het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen, waaronder met name SharePoint.
• Je kunt zelfstandig trainingen geven en het daarvoor benodigde materiaal, zoals presentaties, werkafspraken en instructies, opstellen.

Wensen

• Je hebt aantoonbare ervaring met documentbeheer specifiek in SharePoint Online.
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Je sluit in sterke mate aan op de genoemde competenties.
• Je hebt kennis van en ervaring met grootschalige infrastructurele projecten.
• Je hebt kennis van en ervaring met werken in een overheidsinstelling.

Competenties

• Analyseren en analytisch denkvermogen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit.
• Proactiviteit.
• Overtuigingskracht.
• Zelfstandigheid en gestructureerd werken.
• Je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je beschikt over didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Je kunt goed luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen.
• Nauwkeurigheid en oog voor detail.
• Omgevingsbewustzijn.
• Zelfontwikkeling en continu leren.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

261022-HKO-002

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.