Documentalist -Programma Duurzame Infra

All About Work; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

24-uurs sollicitatieverwerking

Pensioen via StiPP vanaf dag 1

Loonuitbetaling per week of per vierwe

CAO opdrachtgever van toepassing

Job summary

All About Work zoekt een documentalist voor het Programma Duurzame Infra. Je beheert en verbetert de digitale informatiehuishouding, registreert, ordent en archiveert documenten en ondersteunt projectmedewerkers actief bij correcte registratie en archivering.

Je combineert inhoudelijke kennis van documentbeheer met een coachende aanpak en zorgt voor actuele ordeningsplannen, autorisaties en metadata. Zo draag je bij aan betrouwbare archivering binnen complexe infra-opgaven.

Qualifications

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.

Responsibilities

• Beheren van de archivering in het DMS tijdens registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie.
• Zorgen voor een actueel ordeningsplan en dossiers waarderen.
• Autorisaties beheren en medewerkers autoriseren in het DMS.
• Training en opleiding geven aan projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming.
• Coachen van projectmedewerkers bij taken rondom documentbeheer en archiefvorming.
• Stel een autorisatiematrix op en houd deze actueel.
• Maak relevante standaardweergaven en zoekvragen in het DMS.

Skills

Documentbeheer

Coachen

Training geven

Analytisch denken

Education

HBO denk- en werkniveau

MBO-opleiding informatiemanagement of gelijkwaardig

Tools

Document Management Systeem (DMS)

M365 SharePoint

Job description

Over de functie

261022-HKO-003

Je gaat aan de slag als documentalist binnen het Programma Duurzame Infra, waar je een belangrijke rol speelt in het beheren en verbeteren van de digitale informatiehuishouding. Je zorgt ervoor dat projectarchieven goed zijn ingericht, actueel blijven en voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Daarbij ondersteun je projectmedewerkers actief in het correct registreren, ordenen en archiveren van documenten en informatie. Je combineert inhoudelijke kennis van documentbeheer met een praktische, coachende aanpak. Zo draag je direct bij aan een betrouwbare en toekomstbestendige archivering binnen complexe infra-opgaven.

Wat ga je doen

• Je beheert de archivering in het document management systeem tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie.
• Je zorgt voor een actueel ordeningsplan en waardeert dossiers.
• Je autoriseert medewerkers en beheert autorisaties in het gebruikte document management systeem.
• Je geeft training en opleiding aan projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming.
• Je coacht projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer adequaat uitvoeren.
• Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
• Je maakt relevante standaardweergaven en standaard zoekvragen in het document management systeem, passend bij de behoefte van medewerkers.
• Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en muteert deze binnen de ordeningsstructuur.
• Je houdt documenten die bij het beheren van het projectarchief horen actueel en verplaatst documenten en/of (sub)dossiers waar nodig.
• Je ziet toe op een juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders.
• Je zorgt dat de juiste informatie tijdig beschikbaar is voor de juiste persoon, waaronder het routeren van post- en e-mailstukken.
• Je meldt storingen aan Lokaal Functioneel Beheer en inventariseert en meldt verbetervoorstellen voor applicaties.

Over jou

• Je hebt minimaal hbo denk- en werkniveau.
• Je werkt zelfstandig en neemt initiatief om zaken te verbeteren.
• Je bent nauwkeurig en georganiseerd in je manier van werken.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je bent omgevingsbewust en weet wat er binnen de organisatie speelt.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Je hebt kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Je hebt ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.

Competenties

• Je beschikt over analyserend en analytisch denkvermogen en kunt verbanden leggen.
• Je bent dienstverlenend en klantgericht.
• Je hebt een hands-on mentaliteit.
• Je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je beschikt over didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Je kunt goed luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je bent omgevingsbewust.
• Je hebt een proactieve instelling.
• Je kunt plannen en organiseren en je werk zelfstandig indelen om deadlines zonder stress te halen.
• Je bent gericht op zelfontwikkeling en past wat je leert toe in je werk.
• Je kunt zelfstandig werken en zoekt collega’s op wanneer dat nodig is.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

261022-HKO-003

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.