Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer

All About Work; Amsterdam; On-site; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioen via Stipp

Loonuitbetaling per week of per vier週

Job summary

All About Work zoekt een coördinator informatiemanagement en documentbeheer voor een sleutelrol binnen Programma Zuidasdok. Je leidt operationeel een Informatiemanagement-team, vertaalt vraagstukken naar praktische oplossingen en borgt een toekomstbestendige informatiehuishouding.

Je combineert hands-on aansturing met inhoudelijke expertise, werkt tussen techniek, gebruikers en processen en bewaakt planning en kwaliteit in een complexe projectomgeving.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau, met HBO-opleiding gerelateerd vakgebied.
• Minimaal 2 jaar ervaring met informatiemanagement en digitale transformatie in publieke/complexe projecten.
• Aantoonbare ervaring met SharePoint Online en inrichten of migreren van informatie- en archiefprocessen.
• Geen conflicterende belangen met Zuidasdok.

Responsibilities

• Operationeel aansturen van het team Informatiemanagement, taken verdelen en voortgang bewaken.
• Advies aan Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer en werkprocessen.
• Inrichten en beheren van SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken en metadata.
• Analyseren van informatie- en werkprocessen en voorstellen doen voor verbetering.
• Ondersteuning bij migratie-, implementatie- en verandertrajecten.
• In kaart brengen van werkzaamheden, prioriteiten en knelpunten in de eerste 3 maanden.
• Opzetten van duidelijke overleg- en voortgangsstructuren.
• Zorg voor gestructureerde dagelijkse aansturing binnen het team in het eerste jaar.
• Verbeteren en vastleggen van informatie- en archiefprocessen en waar mogelijk automatiseren.
• Managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico’s beschikbaar stellen.

Skills

Operationele aansturing team

Informatiebeheer

Documentbeheer

Analyse van informatie- en werkprocess

Automatisering van processen

Dashboards / data-analyse

Gebruikerstraining

Coördineren / meewerkend voorman

Microsoft 365 / SharePoint Online

Migratie- en verandertrajecten

Education

HBO werk- en denkniveau

HBO-opleiding informatiemanagement / informatiebeheer / bedrijfskunde

Tools

SharePoint Online

Microsoft 365 (inclusief archiefstructuren)

Job description

Over de functie

ml T237884

Als coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer vervul je een sleutelrol binnen Programma Zuidasdok. Je bent de rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma en combineert dagelijkse aansturing van het team Informatiemanagement met inhoudelijke expertise op het gebied van informatiebeheer, documentbeheer en digitale processen. Je zorgt voor structuur, overzicht en kwaliteit in een complexe projectomgeving en vertaalt informatievraagstukken naar praktische en duurzame oplossingen. Daarbij werk je aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding binnen een van de grootste infrastructurele programma’s van Nederland.

Wat ga je doen

• Je stuurt het team Informatiemanagement operationeel aan, verdeelt werkzaamheden, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang, kwaliteit en samenhang.
• Je adviseert de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico’s en de inrichting van werkprocessen.
• Je richt SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren in en beheert deze binnen de toegekende bevoegdheden.
• Je analyseert informatie- en werkprocessen en doet concrete voorstellen voor optimalisatie en automatisering.
• Je ondersteunt migratie-, implementatie- en verandertrajecten op het gebied van informatie- en archiefprocessen.
• Je brengt in de eerste drie maanden werkzaamheden, prioriteiten, knelpunten en verantwoordelijkheden binnen het team in kaart.
• Je richt een heldere overleg-, werkverdelings- en voortgangsstructuur in.
• Je zorgt er in het eerste jaar voor dat de dagelijkse aansturing en samenwerking binnen het team aantoonbaar gestructureerd verlopen.
• Je werkt aan het verbeteren, vastleggen en waar mogelijk automatiseren van informatie- en archiefprocessen.
• Je zorgt dat managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico’s periodiek beschikbaar is.

Over jou

• Je bent een meewerkend voorman die operationele aansturing moeiteloos combineert met inhoudelijke deskundigheid.
• Je beweegt je makkelijk tussen techniek, gebruikers en processen en weet complexe vraagstukken praktisch te vertalen.
• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht in een complexe en langlopende projectomgeving.
• Je bent gericht op samenwerking, kwaliteitsverbetering en duurzame borging van processen en informatie.
• Je combineert een hands-on instelling met oog voor voortgang, risico’s en resultaat.

Eisen

• Je beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding, of aantoonbaar hbo-werk- en denkniveau, op het gebied van informatiemanagement, informatiebeheer, bedrijfskunde of een vergelijkbare richting.
• Je beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar werkervaring met informatiemanagement, informatiebeheer of digitale transformatie binnen een publieke of complexe projectorganisatie.
• Je beschikt aantoonbaar over ervaring met SharePoint Online en met het inrichten, optimaliseren of migreren van informatie- en archiefprocessen.
• Je werkt vanuit een onderneming waarbij geen sprake is van belangenverstrengeling met Zuidasdok.

Wensen

• Je hebt aantoonbare ervaring als coördinator or meewerkend voorman en met het operationeel aansturen van een team or uitvoerende werkzaamheden.
• Je hebt aantoonbare uitgebreide kennis van Microsoft 365, in het bijzonder SharePoint Online, en je kunt bibliotheken, metadata en archiefstructuren beheren.
• Je hebt aantoonbare ervaring met archiefmigraties, implementatie- en verandertrajecten en het verbeteren van informatieprocessen.
• Je combineert een hands-on instelling met ervaring in data- en procesanalyse, dashboards of automatisering en in het trainen en ondersteunen van gebruikers.
• Je kunt in een korte motivatie toelichten waarom je geschikt bent als rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma, hoe je het team Informatiemanagement operationeel aanstuurt en tegelijk inhoudelijk meewerkt, en op welke wijze je voldoet aan de eisen en wensen.

Competenties

• Je beschikt over analytisch vermogen op gevorderd niveau.
• Je bent kwaliteitsgericht op gevorderd niveau.
• Je beschikt over groepsgericht leidinggeven op gevorderd niveau.
• Je beschikt over coachende vaardigheden op gevorderd niveau.
• Je bent sterk in het aansturen van mensen en werkzaamheden op gevorderd niveau.
• Je bent resultaatgericht op gevorderd niveau.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ml T237884

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.