Medewerker bestuurssecretariaat

Bluecarreer BV; Doesburg; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Part time

Job summary

Bluecarreer BV is per direct op zoek naar een Medewerker bestuurssecretariaat voor de gemeente Doesburg, voor 32 uur per week tot 31 december 2028 (met mogelijke verlenging). Je ondersteunt de burgemeester, 3 wethouders en de gemeentesecretaris, beheert complexe agendabeheer, verzamelt stukken en zorgt voor overzichtelijke informatieflow.

Je werkt proactief, zelfstandig en samen met collega’s en externe partijen.

Qualifications

• Aantoonbare afgeronde mbo-4 opleiding.
• Minimaal 1 jaar werkervaring als bestuur secretaresse bij een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs (benoem dit duidelijk in de offerte).
• Minimaal 1 jaar werkervaring met opstellen van procesverbeteringen bij binnen een gemeentelijke organisatie (benoem duidelijk in de offerte).

Responsibilities

• Je verzorgt complexe agendabeheer voor B&W en de gemeentesecretaris.
• Je bewaakt planningen, actiepunten en termijnen.
• Je zorgt ervoor dat collega’s op de juiste tijd, de juiste stukken aanleveren in Ibabs.
• Je ondersteunt bij het voorbereiden en volgen van afspraken en besluiten van het college.

Skills

Proactieve houding

Prioriteiten kunnen stellen

Klantgericht

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO-4 diploma

Tools

Ibabs

Microsoft Office 365

Outlook

Teams

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Over de functie

Bluecarreer is per direct op zoek naar jou …. een Medewerker bestuurssecretariaat

Opdrachtgever: Gemeente Doesburg
Aanvang: z.s.m.
Uren per week: 32
Duur: t/m 31 december 2028, met optie tot verlenging mogelijk maar nog niet bekend

Dit ga je doen
Als medewerker bestuurssecretariaat ondersteun je de burgemeester, 3 wethouders en de gemeentesecretaris van de gemeente Doesburg. Je weet precies waar en wanneer je nodig bent om ondersteuning te bieden. Je handelt zoveel mogelijk zelfstandig zaken af. Dat betekent dat je een goede inschatting kunt maken van prioriteiten, weet wanneer je vragen in de organisatie uit moet zetten en onder alle omstandigheden houd je het overzicht. Jij ziet wat er moet gebeuren zonder dat daarom wordt gevraagd.
Ook zorg je voor secretariële en administratieve ondersteuning. Je signaleert, plant vooruit en denkt mee. Je hoort en ziet veel en weet wanneer het daarbij moet blijven. Je werkt nauw samen met de andere medewerker van het bestuurssecretariaat en jullie vervangen elkaar wanneer nodig.

Jij staat in nauw contact met het bestuur, maar ook met de rest van de organisatie en met externe partijen. Jij bent het eerste aanspreekpunt om interne en externe afspraken te maken en je weet je goed een weg te banen in het agendabeheer. Informatiestromen controleer en stroomlijn je. Je ontvangt afspraken gastvrij en professioneel. Voor vergaderingen ga je geordend te werk, verzamel je stukken en stel je de agenda op. Ook voor bestuurlijke en representatieve aangelegenheden ben je inzetbaar voor de voorbereiding en begeleiding. Kortom: je verricht alle voorkomende werkzaamheden die je binnen een bestuurssecretariaat kunt verwachten.

Jouw taken:

• Je verzorgt complexe agendabeheer voor B&W en de gemeentesecretaris.
• Je bewaakt planningen, actiepunten en termijnen.
• Je zorgt ervoor dat collega’s op de juiste tijd, de juiste stukken aanleveren in ibabs.
• Je ondersteunt bij het voorbereiden en volgen van afspraken en besluiten van het college.

Jij bent
Je bent een representatieve en proactieve persoonlijkheid met een hands-on mentaliteit. Je kunt goed prioriteiten stellen, grenzen bewaken en verbanden leggen. Je beschikt over een natuurlijk gevoel voor verhoudingen. Je bent servicegericht, attent, flexibel en je kunt goed omgaan met de vertrouwelijkheid die de functie met zich meebrengt. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift. Organiseren en plannen is helemaal jouw ding. Het bestuur kan blind op jou vertrouwen en weet gewoon dat het werk bij jou in goede handen is. Afwachten? Daar houd je niet van. Je houdt wél van aanpakken.

Wat breng jij als Medewerker bestuurssecretariaat

Vereisten

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo -4 niveau;

2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuur secretaresse voor B en W bij een overheidsorganisatie;

3. Aantoonbare werkervaring met Ibabs (benoem dit duidelijk in de offerte);

4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met opstellen van procesverbeteringen bij binnen een gemeentelijke organisatie (benoem duidelijk in de offerte);

Selectiecriteria

1. Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint. Benoem duidelijk in het cv waar deze ervaring is opgedaan;

2. Aantoonbaar beschikbaar uiterlijk per 1 december 2026 voor een inzet van 32 uur per week;

3. Aantoonbaar bereid om minimaal 3 dagen per week op locatie aanwezig te zijn (benoem dit duidelijk in de offerte);

4. Aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, bestuur secretaresse en/of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.

Competenties

• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling);
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk);
• Klantgericht;
• Tactisch gedrag;
• Resultaatgericht werken;
• Samenwerken;
• Assertiviteit;
• Besluitvaardigheid;
• Kritisch;
• Plannen en organiseren.

Wat bieden wij vanuit Bluecarreer BV

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma, di, wo, do, vrij.
Is hybride werken mogelijk: In overleg/ Onderlinge afstemming.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 23 november 2026, 09:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 20 november 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Meer informatie