Manager Bedrijfsvoering (28-32 uur)

Bibliotheken Noord Fryslân; Dokkum; On-site; EUR 56,000 - 72,000; Full time

Job summary

Bibliotheken Noord-Fryslân zoekt een Manager Bedrijfsvoering die bouwt aan een professionele bedrijfsvoering over facilitair, huisvesting en ICT. Je werkt mee aan beleid, jij benoemt kaders en zorgt voor borging in de dagelijkse praktijk.

Als lid van het MT stuur je een huismeester en facilitair medewerker aan, levert regie op contracten en leveranciers en werk je aan organisatieontwikkeling met focus op data-gedreven verbetering.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een bedrijfskundige, facilitaire of vergelijkbare richting.
• Ervaring met bedrijfsvoering, facilitair management, huisvesting en/of organisatieontwikkeling.
• Leidinggevende ervaring en het vermogen om medewerkers op een duidelijke en prettige manier aan te sturen.
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om gemakkelijk te schakelen tussen verschillende niveaus en gesprekspartners.
• Een praktische en oplossingsgerichte instelling: regie nemen, delegeren waar mogelijk en zelf ook opschakelen wanneer nodig.

Responsibilities

• Facilitair en huisvesting eindverantwoordelijk voor de zeventien vestigingen, inclusief beleid en dagelijkse praktijk.
• Leidinggeven aan de huismeester en facilitair medewerker met duidelijke kaders en prioriteiten.
• ICT-regie: bewaak uitbestede dienstverlening en vertaal behoeften naar passende oplossingen.
• Processen verbeteren en borgen: structuur aanbrengen en verantwoordelijkheden vastleggen.
• Contracten en leveranciers: duidelijke afspraken en tijdige opvolging.
• MT- en organisatieontwikkeling: meedenken over organisatiebrede vraagstukken en data-gedreven verbetering.
• Financiële administratie en samenwerking met control: samenwerking met senior controller.

Skills

Leidinggeven

Projectmanagement

Strategisch denken

Communicatieve vaardigheden

Organisatieontwikkeling

Procesverbetering

Education

HBO-werk- en denkniveau

Job description

Ben jij een manager die snel kan schakelen, overzicht houdt en energie krijgt van bouwen en verbeteren? Weet jij structuur aan te brengen in een breed werkveld en processen helder en werkbaar in te richten? Dan zoeken we jou. Als Manager Bedrijfsvoering ben je verantwoordelijk voor een breed werkterrein, waaronder facilitair, huisvesting, ICT, inkoop en contractmanagement. Je zorgt voor heldere kaders en goed ingerichte processen en draagt daarmee bij aan de verdere professionalisering van de organisatie.

Bij Bibliotheken Noord-Fryslân zetten wij ons in voor een inclusieve samenleving waarin iedereen kan meedoen. Met onze zeventien vestigingen in negen gemeenten zijn we een belangrijke plek voor ontmoeting, ontwikkeling, kennis en cultuur in de regio.

De functie van manager bedrijfsvoering is een brede managementfunctie waarin bouwen, verbeteren en de dagelijkse praktijk samenkomen.

Onze bedrijfsvoering is volop in ontwikkeling. Er is de afgelopen periode een belangrijke basis gelegd en tegelijkertijd is er nog veel te ontwikkelen, verder in te richten en te borgen. Daarom zoeken wij een Manager Bedrijfsvoering die het leuk vindt om niet alleen te beheren, maar vooral ook verder te bouwen.

Als Manager Bedrijfsvoering ben je lid van het managementteam, dat je samen vormt met de directeur-bestuurder en de Manager Bibliotheken. Je bent verantwoordelijk voor een breed werkterrein. Op dit moment vallen facilitair, huisvesting en ICT binnen jouw portefeuille. Je geeft leiding aan een huismeester en een facilitair medewerker en werkt nauw samen met onder andere de senior controller, collega's binnen de organisatie en verschillende externe partijen.

Je ontwikkelt beleid en kaders voor jouw werkgebieden en zorgt ervoor dat deze worden vertaald naar de praktijk. Je hoeft daarbij niet alles zelf uit te voeren. Je zorgt er wel voor dat verantwoordelijkheden helder zijn, processen goed zijn ingericht, afspraken worden nagekomen en zaken daadwerkelijk worden opgepakt en afgerond.

Geen dag is hetzelfde. Je beweegt gemakkelijk tussen strategie, beleid en de dagelijkse praktijk. Het ene moment bespreek je in het MT een organisatiebreed vraagstuk, het volgende moment werk je aan beleid voor jouw portefeuille, zit je met een gemeente aan tafel over nieuwe huisvesting of stem je met een medewerker of leverancier af hoe een praktisch vraagstuk op een vestiging wordt opgelost.

Binnen jouw werkgebied spelen vaak meerdere projecten, ontwikkelingen en dagelijkse vraagstukken tegelijkertijd. Je weet daarin overzicht te houden, prioriteiten te stellen en structuur aan te brengen. Je voert regie en delegeert waar dat kan, maar vindt het ook vanzelfsprekend om zelf in actie te komen wanneer dat nodig is.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:

• Facilitair en huisvesting: je bent eindverantwoordelijk voor het facilitaire domein en de huisvesting van onze zeventien vestigingen. Je ontwikkelt en actualiseert beleid op deze terreinen en vertaalt dit naar de dagelijkse praktijk. Je houdt je onder andere bezig met onderhoud, huur- en huisvestingsvraagstukken, veiligheid, facilitaire dienstverlening, inrichting en voorzieningen en afspraken met leveranciers en verhuurders. Ook bij nieuwe huisvestingsontwikkelingen, bijvoorbeeld wanneer een bibliotheek onderdeel wordt van een nieuw MFC, vertegenwoordig je de belangen en behoeften van de bibliotheek en zorg je voor een goede interne en externe afstemming.
• Leidinggeven: je geeft leiding aan de huismeester en facilitair medewerker. Een deel van de dagelijkse uitvoering en coördinatie ligt bij hen. Jij zorgt voor duidelijke kaders en prioriteiten, ondersteunt waar nodig en blijft eindverantwoordelijk voor het resultaat.
• ICT: ICT valt binnen jouw portefeuille, maar je hoeft hiervoor geen ICT-specialist te zijn. Een belangrijk deel van onze ICT-dienstverlening is uitbesteed. Jij voert vanuit BNF de regie, bewaakt afspraken en kwaliteit en zorgt dat ontwikkelingen en behoeften vanuit de organisatie op de juiste plek terechtkomen.
• Processen verbeteren en borgen: je kijkt kritisch naar hoe werkzaamheden en processen binnen de bedrijfsvoering zijn georganiseerd. Je brengt structuur aan, maakt verantwoordelijkheden helder en signaleert waar processen eenvoudiger, slimmer of efficiënter kunnen. Je zorgt er vervolgens voor dat verbeteringen niet alleen worden bedacht, maar ook worden ingevoerd en geborgd.
• Contracten en leveranciers: je bewaakt vanuit jouw portefeuille de afspraken met leveranciers en andere samenwerkingspartners. Je zorgt voor duidelijke afspraken, een goede inrichting van processen en tijdige opvolging wanneer iets niet volgens afspraak verloopt.
• Managementteam en organisatieontwikkeling: als lid van het MT kijk je verder dan alleen je eigen portefeuille. Je denkt en beslist mee over organisatie brede vraagstukken, ontwikkelingen en prioriteiten en draagt actief bij aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van de organisatie. Daarbij heb je affiniteit met data gestuurd werken en weet je de organisatie hierin mee te nemen en te stimuleren om data steeds meer als basis voor verbetering te benutten.
• Financiële administratie en samenwerking met control: De financiële administratie maakt onderdeel uit van Bedrijfsvoering. De financiële sturing en control zijn binnen BNF belegd bij de senior controller. Je werkt nauw samen met de senior controller, onder andere rondom budgetten, investeringen, contracten, huisvestingsvraagstukken en een goede aansluiting tussen de financiële administratie en de financiële sturing.

Wie ben jij?

• Je bent iemand die energie krijgt van bouwen en verbeteren. Je vindt het leuk dat nog niet alles vastligt en ziet daarin juist mogelijkheden om structuur aan te brengen en samen met anderen verder te bouwen aan een professionele bedrijfsvoering.
• Je creëert overzicht en kunt goed prioriteiten stellen in een breed werkveld waarin verschillende projecten, ontwikkelingen en dagelijkse vraagstukken tegelijkertijd om aandacht vragen. Je kunt strategisch denken én praktisch handelen. Je voelt je net zo comfortabel in een overleg over de koers van de organisatie als in een gesprek met een collega, leverancier, verhuurder of gemeente over een concreet vraagstuk.
• Je hoeft niet overal zelf inhoudelijk specialist in te zijn. Je bent wel in staat om de juiste vragen te stellen, verbanden te zien, verantwoordelijkheden helder te beleggen, beleid en kaders te ontwikkelen, besluiten te nemen en ervoor te zorgen dat zaken verder komen.

Daarnaast breng je mee:

• Minimaal HBO werk en denkniveau, bij voorkeur in een bedrijfskundige, facilitaire of vergelijkbare richting.
• Ervaring met bedrijfsvoering, facilitair management, huisvesting en/of organisatieontwikkeling.
• Leidinggevende ervaring en het vermogen om medewerkers op een duidelijke en prettige manier aan te sturen.
• Het vermogen om overzicht te houden, prioriteiten te stellen en eigenaarschap te nemen.
• Ervaring met of gevoel voor beleidsontwikkeling en procesverbetering en het implementeren en borgen van nieuwe werkwijzen.
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om gemakkelijk te schakelen tussen verschillende niveaus en gesprekspartners.
• Een praktische en oplossingsgerichte instelling: je voert regie en delegeert waar dat kan, maar pakt zelf zaken op wanneer dat nodig is.
• Organisatiesensitiviteit en het vermogen om verschillende belangen af te wegen en mensen mee te nemen in ontwikkelingen.
• Het vermogen om zelfstandig te werken en tegelijkertijd actief de samenwerking op te zoeken.

Wat bieden wij?

Een brede en afwisselende managementfunctie binnen een maatschappelijke organisatie waarin volop wordt ontwikkeld. Je krijgt de ruimte om verder te bouwen aan een professionele en toekomstbestendige bedrijfsvoering en hebt als één van de drie leden van het MT directe invloed op de ontwikkeling van onze organisatie.

Daarnaast bieden wij:

• Een uitdagende functie in schaal 11, met een salaris tussen € 5.006,- en € 6.481,- bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 36 uur, cao Openbare Bibliotheken).
• Een dienstverband van 28-32 uur per week voor de duur van een jaar met de intentie om dit bij verlenging, om te zetten naar een contract van onbepaalde tijd.
• Vakantiegeld (8%), een ruime reiskostenvergoeding en een eindejaarsuitkering van 5%.
• Volop ruimte om jouw expertise, ideeën en talenten verder te ontwikkelen.

Klaar om impact te maken?

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met Jolianne Hellemans, directeur bestuurder, via [e-mail] of stuur een e-mail voor een terugbelverzoek.