Managementondersteuner

Start People; Almkerk; On-site; EUR 23,000 - 30,000; Part time

Job summary

Start People zoekt een gestructureerde afdelingssecretaresse voor het team Samenleving. Je ondersteunt de teammanager en collega’s bij uiteenlopende secretariële taken en denkt mee waar nodig.

Je plant vergaderingen, maakt notulen en regelt praktische zaken zoals uitnodigingen en locaties. Er is samenwerking met een collega afdelingssecretaresse en een soepele dagelijkse gang van zaken is essentieel.

Qualifications

• MBO+ werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring in secretariële werkzaamheden, zoals agendabeheer en verslaglegging.
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift; servicegericht karakter.

Responsibilities

• Plannen en voorbereiden: vergaderingen en bijeenkomsten organiseren en agenda's opstellen.
• Notuleren: notulen maken tijdens overleggen en acties volgen.
• Organiseren: uitnodigingen, locaties en praktische zaken regelen voor bijeenkomsten.
• Secretariële ondersteuning: archiefbeheer en administratieve taken ondersteunen.
• Samenwerken: afstemmen met collega afdelingssecretaresse en teamleden.

Skills

Secretariële taken

Agenda & notuleren

Communicatie

MS Office & Teams

Organisatie

Education

MBO+

Tools

MS Office

Teams

Job description

Als afdelingssecretaresse binnen team Samenleving ondersteun je de teammanager en je collega’s bij uiteenlopende taken. Je zorgt voor een gestructureerde planning, neemt secretariële werkzaamheden op je en denkt mee waar nodig. In deze rol werk je nauw samen met een collega afdelingssecretaresse en draag je bij aan een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden. Je werkt voornamelijk op maandag, dinsdag en donderdag, waarbij maandag een verplichte werkdag is vanwege bestuurlijke overleggen.

Wat je gaat doen:

• Plannen en voorbereiden: je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, stelt agenda’s op en zorgt dat alles soepel verloopt.
• Notuleren: je maakt notulen tijdens wekelijkse overleggen met de portefeuillehouder en bewaakt de opvolging van actiepunten.
• Organiseren: je regelt uitnodigingen, locaties en andere praktische zaken voor bijeenkomsten.
• Secretariële ondersteuning: je beheert het archief, houdt speciale gebeurtenissen in het team bij en biedt ondersteuning bij administratieve taken.
• Samenwerken: je stemt regelmatig af met je collega afdelingssecretaresse en andere teamleden om prioriteiten en taken te verdelen.

We zoeken een gestructureerde en servicegerichte afdelingssecretaresse die energie haalt uit het ondersteunen van een divers team binnen het sociaal domein.

• Een mbo+ werk- en denkniveau, aantoonbaar door gevolgde opleiding of werkervaring die aansluiten op de functie
• Ervaring in secretariële werkzaamheden, zoals agendabeheer en verslaglegging
• Je haalt plezier uit het werk binnen het sociaal domein
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift
• Goede kennis van MS office en Teams. Nieuwe systemen weet jij je snel eigen te maken
• Op maandag, dinsdag en donderdag vinden de meeste overleggen plaats. Maandag is een verplichte werkdag vanwege de bestuurlijke overleggen. Donderdag is een pré.