Managementassistent – Internationaal Onderzoek & Onderwijs

Delft University of Technology; Delft; Hybrid; EUR 34,116 - 44,472; Full time

Benefits offered by this job

ABP pensioenregeling

Flexibele werkweek

232 verlofuren per jaar

Opleidings- en trainingsmogelijkheden

Korting bij zorgverzekeraars

Vitaliteitsprogramma

Ouderlijk/verlofregeling (gedeeltelijk

Job summary

DIAM van TU Delft zoekt twee managementassistenten die wetenschappers, promovendi en studenten optimaal ondersteunen. Je werkt nauw samen met sectieleiders en het afdelingssecretariaat om administratieve processen vlot te laten verlopen.

Je taken omvatten agenda‑beheer, HR‑coördinatie inclusief onboarding van internationale medewerkers en het organiseren van congressen en seminars. Een flexibele houding en uitstekende communicatie in Nederlands en Engels zijn vereist.

Qualifications

• Mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding tot managementassistent of een vergelijkbare opleiding.
• Ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie is een pré, maar geen vereiste.
• Je werkt gemakkelijk met Microsoft Office en maakt nieuwe systemen en applicaties snel eigen.
• Je bent organisatorisch sterk, werkt nauwkeurig en houdt ook onder tijdsdruk overzicht.
• Je bent proactief, servicegericht en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.
• Je communiceert gemakkelijk en werkt prettig samen met collega's en studenten uit verschillende culturele achtergronden.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent een collegiale teamspeler en kunt maximaal 1 dag vanuit huis werken.

Responsibilities

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, bezoekers en gasten.
• Je ondersteunt de sectieleider(s) met complex agendabeheer en het plannen van afspraken en vergaderingen.
• Je coördineert HR‑processen rondom aanstellingen, mutaties, sollicitaties en onboarding, inclusief ondersteuning bij internationale aanstellingen.
• Je organiseert vergaderingen, colloquia, conferenties, cursussen, recepties en andere wetenschappelijke en sociale bijeenkomsten.
• Op verzoek maak je vergaderverslagen of actielijsten in het Nederlands en Engels.
• Je verzorgt logistieke en financiële werkzaamheden, zoals inkooporders, bestellingen en contact met leveranciers en ondersteunende diensten.
• Je beheert administraties en houdt overzichten en webpagina's actueel, bijvoorbeeld voor projecten, afstudeeropdrachten en alumni.
• Samen met je collega's draai je enkele weken per jaar piketdienst, waarbij je iets eerder start (08.00u).

Skills

Organisatie

Proactief

Servicegericht

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken

Education

Mbo+ werk- en denkniveau

Opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar

Tools

Microsoft Office

Job description

DIAM van TU Delft zoekt twee managementassistenten die wetenschappers, promovendi en studenten optimaal ondersteunen. Je werkt nauw samen met sectieleiders en het afdelingssecretariaat om administratieve processen vlot te laten verlopen.

Je taken omvatten agenda‑beheer, HR‑coördinatie inclusief onboarding van internationale medewerkers en het organiseren van congressen en seminars. Een flexibele houding en uitstekende communicatie in Nederlands en Engels zijn vereist.