Managementassistent - cluster DV

Impact Vandaag; Rotterdam; Hybrid; EUR 31,000 - 41,000; Part time

Benefits offered by this job

Hoog salaris

Vakantiegeld 8%

Reiskostenvergoeding

CAO-dienstverband

Job summary

Impact Vandaag zoekt een ervaren Managementassistent die twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, faciliair en administratief vlak ondersteunt. Je maakt deel uit van het Management Team en levert een belangrijke aanvullende rol in de dagelijkse gang van zaken.

Je werkt hauptsächlich op kantoor in Rotterdam, met mogelijkheid tot thuiswerken op overige dagen na overleg. Vereiste mbo-4 opleiding en minimaal 1 jaar relevante ervaring, met vaardigheid in Outlook en MS Teams.

Qualifications

• Minimaal mbo-niveau 4 opleiding.
• Minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent in de afgelopen 4 jaar.
• Werkervaring met MS Office (Outlook) en MS Teams.
• Notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbaar.

Responsibilities

• Beheer complexe agenda's en prioriteren van afspraken.
• Verzorgen van vergaderingen incl. uitnodigingen en voorbereidende stukken.
• Notuleren en opstellen van voortgangs- en actielijsten.
• Behandelen van mailbox en proactief taken oppakken voor de afdelingsmanager.
• Ondertekenen van stukken namens de afdelingsmanager.
• Boekingen, catering en locatieplanning voor bijeenkomsten.
• Samenwerken met managers en secretarissen ter ondersteuning van het MT.

Skills

Notuleren

Agendabeheer

Outlook

MS Teams

Organisatievermogen

Education

MBO-4 diploma

Tools

Oracle Fusion

Job description

## Managementassistent - cluster DVGemeente RotterdamCoolsingel 40, 3011 AD Rotterdam, Nederland, Zuid-HollandStartdatum 22 - 09 - 2026Einddatum 22 - 09 - 20263.227,61 p/m 23,28 p/u32 uur p/wDuur niet bekendZuid-HollandOrganisatie en PersoneelPublicatiedatum: 22 september 2026Optie tot verlenging: 3 x 2 maandenWerkplek: Alleen op kantoor | Dinsdag is een verplichte kantoordag. Op de andere dagen is het mogelijk om in overleg vanuit huis te werken.Opleidingsniveau: MBOWerkervaring: Medior### Hoe ga jij impact maken?Geen dag is hetzelfde in deze veelzijdige functie als Managementassistent. Met jouw organisatietalent, proactieve houding en oog voor detail maak jij elke dag het verschil.Je ondersteunt twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Dit doe je in nauwe samenwerking met de managers en de twee secretarissen. Daarnaast maak je deel uit van het Management Team, waar je een belangrijke ondersteunende rol vervult.**Voor de afdelingsmanagers:*** Houd je de complexe agenda's op orde, bij het plannen van afspraken weet je te prioriteren;* Plan je vergaderingen in, meld je eventuele externe bezoekers aan en zet je stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen;* Zorg je, indien nodig, voor verslaglegging en actielijsten van overleggen;* In goed overleg pak je proactief taken op uit de mailbox van de afdelingsmanager;* Onderteken je vooraf afgesproken stukken namens de afdelingsmanager;* Maak je prestatieverklaringen aan voor bestellingen en zorg je ervoor dat, samen met de besteller van de afdeling, de facturen betaald worden;* Bestel je geschenken;* Je bespreekt proactief met de afdelingsmanagers en teamleiders de jaarbonnen voor het komende jaar en zorgt voor de aanvraag hiervan.**Voor de afdeling:*** Je faciliteert de ketensessies en zorgt dat alles organisatorisch en technisch goed is geregeld;* Vraag je inkoopordernummers aan;* Organiseer je werkbezoeken en bijeenkomsten en boek je hiervoor geschikte locaties en bijbehorende catering.**Voor het secretariaat:*** Zorg je voor een overzicht van locaties die de kwaliteit leveren waar wij naar op zoek zijn;* Werk je nauw samen met de collega's binnen het team en vervang je elkaar bij afwezigheid;* Signaleer je tijdig problemen op gebied van ondersteuning en processen en stel je oplossingen voor binnen het team, waarbij je het overzicht hebt over de teambreed ondersteunende taken;* Vind je het heerlijk om in contact te zijn met je collega's en zie je het als een uitdaging om alles op rolletjes te laten lopen;* Draag je bij aan de resultaten van het team.### Eisen* Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding;* Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent, opgedaan in de afgelopen 4 jaar;* Je hebt werkervaring met de MS Office programma's Outlook en MS Teams;* Je hebt werkervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbaar. Dit kun je aantonen op je cv.### Wensen en competenties### Wensen* Je hebt werkervaring met het invoeren van bestellingen in Oracle Fusion;* Je hebt werkervaring als Managementassistent bij een overheidsorganisatie;* Je hebt een afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist;* Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringsysteem.### CompetentiesJe hebt een proactieve en ondernemende instelling. Je bent accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht. Bovenal ben je gemotiveerd om binnen een dynamische afdeling, in een open en prettige werksfeer, gezamenlijk resultaten te behalen. Je denkt actief mee, bent omgevingsbewust, kunt goed samenwerken en weet verbindingen te leggen tussen mensen en belangen. Daarnaast ben je in staat om verschillende systemen van de gemeente snel eigen te maken. Tot slot beschik je over een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.### Organisatie & TeamHet cluster Dienstverlening staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruikersvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing aan burgers, bedrijven, bezoekers en collega's. Dienstverlening voert de regie op de ontwikkeling en implementatie van meerdere dienstverleningskanalen. Het zorgt voor de frontoffice voor alle vragen aan de gemeente Rotterdam. Met Rotterdam.nl, 14 010 en stadswinkels maken we het onze klanten zo makkelijk mogelijk om aan informatie of producten te komen en hun persoonlijke zaken te regelen. Of het nu gaat om het inzien van historische boeken in het archief, het innen van belastingen zo makkelijk mogelijk maken of snelle en makkelijke levering van burgerzakenproducten.### Deze voorwaarden bieden we jouAls ervaren specialist bieden wij jou passende voorwaarden.Hoog salaris bij Impact Vandaag. Het bruto salaris is € 3.227,61 p/m o.b.v. € 23,28 p/u en 32 uur per week.Transparante pro-forma berekening.Vakantiegeld van 8% en een vast aantal vakantiedagen per jaar (fulltime basis).Zorgeloze naleving van de Wet DBA.Doorbetaling bij ziekte volgens CAO.Een contract voor de duur van de opdracht, met optie tot verlenging afhankelijk van de functie en organisatie.Pensioenopbouw via de regeling voor uitzendkrachten.Reiskostenvergoeding afhankelijk van de functie en organisatie.Naast de contractuele voordelen, bieden we extra dienstverlening als je voor Impact Vandaag kiest. Benieuwd naar onze dienstverlening?Hoe werkt hetAangenomen via Impact Vandaag? Dan doneren wij €250 aan een goed doel dat jij kiest. Lees meer### Stappenplan voor deze vacature1Solliciteren2Kennismaken3Voorbereiding gesprek4UitslagVind je deze vacature interessant? Klik op solliciteren en stuur je cv mee. Binnen 48 uur neemt één van onze adviseurs contact met je op. We kijken daarbij:* • Of jouw profiel geschikt is voor de functie op basis van de gevraagde eisen, wensen en competenties.* • Of je past bij de organisatie.Past de vacature bij jouw profiel? Dan neemt onze Opdracht Adviseur contact op over jouw sollicitatie en cv. Je kunt je contactvoorkeuren doorgeven in jouw profiel.