Managementassistent (32 uur)

PIA Project Interim Advies; Wieldrecht; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Part time

Job summary

PIA Project Interim Advies zoekt een managementassistent die twee teamleiders van Projectmanagement ondersteunt bij het beheren van agenda's, het plannen van complexe afspraken en het zorgen dat iedereen op tijd op de juiste plek staat bij de gemeente Dordrecht.

Je werkt 32 uur per week op kantoor in Dordrecht. De functie is tijdelijk tot eind augustus met een verwachte looptijd van circa 3 maanden en mogelijk verlenging. Vereisten: secretariële opleiding, mbo-niveau en meer dan 5 jaar ervaring.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde secretariële opleiding.
• MBO-werk- en -denkniveau.
• Meer dan 5 jaar werkervaring als managementassistent.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Responsibilities

• Je beheert de agenda's van de teamleiders en prioriteert de dagelijkse werklast.
• Je plant complexe afspraken in en organiseert verschillende bijeenkomsten.
• Je verzorgt het e-mailverkeer en de correspondentie.
• Je legt deadlines en acties uit diverse overleggen vast en bewaakt de voortgang.
• Je denkt procesmatig mee en doet verbetervoorstellen, bijvoorbeeld voor bedrijfsvoeringsprocessen.
• Je werkt nauw samen met de andere managementassistenten en vormt de verbinding tussen teamleiders, teamleden en overige afdelingen.
• Je draagt jouw kennis van Microsoft 365 enthousiast over aan je collega's.

Skills

Microsoft 365

Education

Secretariële opleiding

MBO-niveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Je ondersteunt 2 teamleiders van Projectmanagement met het houden van overzicht, slim plannen en zorgen dat iedereen op het juiste moment op de juiste plek is bij de gemeente Dordrecht.

Omschrijving van de opdrachtgever:
De gemeente Dordrecht is een stad met precies de juiste schaalgrootte: grootstedelijke uitdagingen, gecombineerd met een compacte organisatie met korte lijnen. Zo zet je jouw talent op de juiste plek in en heb je invloed op het woonplezier van de inwoners.

Je gaat aan de slag binnen het cluster Management en Ondersteuning. Dit cluster richt zich op het realiseren, adviseren en secretarieel ondersteunen, en bestaat uit 2 onderdelen: intergemeentelijk projectmanagement binnen Dordrecht en de regio Drechtsteden, en bestuurs- en managementondersteuning binnen Dordrecht.

Je komt terecht in het team Bestuur- en Managementondersteuning (BMO). Dit team verzorgt de secretariële ondersteuning van het College van Burgemeester en Wethouders en de clusters binnen de domeinen. Vanuit dit kernteam word je ingezet voor 2 teamleiders van Projectmanagement. Samen met je collega-managementassistenten vorm je de verbinding tussen teamleiders, teamleden en andere afdelingen.

Het gaat om een tijdelijke functie totdat er een vaste medewerker is gevonden. De huidige medewerker stopt eind augustus, dus je start bij voorkeur op tijd om goed ingewerkt te worden.

Wat ga je doen:

• Je beheert de agenda's van de teamleiders en prioriteert de dagelijkse werklast.
• Je plant complexe afspraken in en organiseert verschillende bijeenkomsten.
• Je verzorgt het e-mailverkeer en de correspondentie.
• Je legt deadlines en acties uit diverse overleggen vast en bewaakt de voortgang.
• Je denkt procesmatig mee en doet verbetervoorstellen, bijvoorbeeld voor bedrijfsvoeringsprocessen.
• Je werkt nauw samen met de andere managementassistenten en vormt de verbinding tussen teamleiders, teamleden en overige afdelingen.
• Je draagt jouw kennis van Microsoft 365 enthousiast over aan je collega's.

Wij vragen:

• minimaal een afgeronde secretariële opleiding
• mbo-werk- en -denkniveau
• meer dan 5 jaar werkervaring als managementassistent
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Standplaats:
Dordrecht, je werkt vooral op kantoor

Wij bieden:
De functie is per direct beschikbaar voor 32 uur per week. Woensdag is een vaste werkdag. Deze functie is op projectbasis met een verwachte looptijd van 3 maanden, met een optie tot verlenging. Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.