Managementassistent

Kenonz; Rotterdam; On-site; EUR 32,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Pensioenregeling Kenonz (StiPP Plus)

Opleidingsbudget €1000

Telefoon en laptop van de zaak

Reiskostenvergoeding (€0,25/km)

Vakantiegeld 8,33%

5 weken vakantie

Job summary

Kenonz zoekt een managementassistent voor de gemeente Rotterdam, cluster Stadsontwikkeling. Je zorgt dat collega’s efficiënt kunnen werken door agenda’s te beheren, vergaderruimtes te plannen en bezoekers aan te melden.

Je fungeert als eerste aanspreekpunt en ondersteunt projecten en administratieve processen. Je hebt minimaal een mbo-4 diploma, bij voorkeur een HBO-opleiding, en minstens 3 jaar ervaring bij een overheidsorganisatie.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 afgerond, bij voorkeur HBO.
• Minimaal 3 jaar ervaring als managementassistent bij een overheidsorganisatie.
• Goede organisatorische vaardigheden en proactieve werkhouding.

Responsibilities

• Beheren van meerdere agenda’s en afstemming van afspraken.
• Reserveren van vergaderruimtes en juiste aanmelding van bezoekers.
• Telefonisch en schriftelijk aanspreekpunt zijn en vragen doorspelen.
• Ondersteunen van projecten en verzorgen van administratieve taken.

Skills

Organisational skills

Agenda management

Communication

Administrative support

Proactieve houding

Education

MBO-4 afgerond

HBO-opleiding voorkeur

Tools

Outlook

Office-365

Job description

Jij houdt alles soepel draaiende en helpt mee bouwen aan de stad van morgen!

Een stad die blijft groeien en ontwikkelen, vraagt om mensen die vooruitdenken, organiseren en verbinden. Als managementassistent bij gemeente Rotterdam voor het cluster Stadsontwikkeling ben jij zo iemand. Jij zorgt ervoor dat collega’s hun werk goed kunnen doen en draagt daarmee indirect bij aan een aantrekkelijke, duurzame en levendige stad voor bewoners, ondernemers en bezoekers.

Je komt terecht bij de afdeling Gebiedsontwikkeling: een hecht team van ongeveer 35 professionals die met passie werken aan de toekomst van Rotterdam. Er wordt flink aangepakt, maar er is ook volop ruimte voor humor, gezelligheid en samenwerking. Je ondersteunt drie gebiedsontwikkelaars en springt waar nodig bij met andere organisatorische en administratieve werkzaamheden. Zo is geen dag hetzelfde!

Je begint je dag met een blik op de agenda’s. Welke afspraken staan er gepland? Waar zitten knelpunten en wat moet anders worden ingepland? Jij beheert meerdere agenda’s tegelijk en weet ook bij wijzigingen snel een passende oplossing te vinden. Je stemt afspraken af, reserveert vergaderruimtes en zorgt dat bezoekers op tijd zijn aangemeld. Dankzij jouw voorbereiding kunnen collega’s met vertrouwen hun gesprekken en overleggen ingaan.

Ook telefonisch ben jij een belangrijk aanspreekpunt. Je staat mensen vriendelijk te woord, schakelt snel en zorgt dat vragen bij de juiste persoon terechtkomen. Je voelt goed aan wat prioriteit heeft en houdt ondertussen het overzicht.

Staat er een workshop of bijeenkomst op de planning? Dan help jij om alles tot in de puntjes te organiseren. Je denkt mee over wat nodig is, regelt praktische zaken en zorgt dat de bijeenkomst soepel kan verlopen. Tijdens vergaderingen houd je de actielijsten bij, zodat afspraken niet verloren gaan en duidelijk is welke vervolgstappen nodig zijn.

Daarnaast ondersteun je projecten die gericht zijn op het verbeteren van de organisatie van de afdeling. Ook administratieve taken, zoals het verzorgen van bestellingen voor collega’s, pak je zorgvuldig op. Jij ziet wat er moet gebeuren, neemt initiatief en zorgt dat zaken geregeld worden. Daarmee ben je veel meer dan een ondersteuner: je bent een onmisbare schakel in het dagelijkse werk van het team.

Dit breng jij mee

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4, bij voorkeur hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als managementassistent bij een overheidsorganisatie.
• Eindejaarsuitkering: deze bedraagt 7,55% van je jaarsalaris wordt elke maand uitbetaald en is afhankelijk van de CAO waar je functie onder valt.
• Pensioen; bij Kenonz bieden we je een goede pensioenregeling, je bent vanaf dag 1 aangesloten bij de StiPP Plusregeling.
• Onbeperkte opleidingsmogelijkheden; Kenonz biedt jou de mogelijkheid je te ontwikkelen via onze Kenonz Campuz. Met een opleidingsbudget van €1000,- kun je kiezen uit een ruim aanbod aan opleidingen en cursussen om je kennis te vergroten en je skills te verbeteren.
• Telefoon en laptop; mocht die nodig zijn biedt Kenonz je de mogelijkheid tot een telefoon en/of laptop van de zaak.
• Reiskostenvergoeding; van €0,25 per kilometer of de mogelijkheid om gebruik te maken van een leaseauto/ov-chipkaart.
• Vakantiegeld; 8,33% bovenop je salaris en afhankelijk van je cao. Uitbetaling hiervan vindt in mei plaats.
• 5 weken vakantie; of je ze nou besteedt op de skipiste of onder de Spaanse zon, bij Kenonz krijg je 5 weken in het jaar.