Managementassistent

Diakonessenhuis; Utrecht; On-site; EUR 36,000 - 49,000; Part time

Benefits offered by this job

Contract 24u/week

Salaris CAO Ziekenhuizen (FWG 45)

Opleidingsbudget €750/jaar

Eindejaarsuitkering 8,33%

Reiskostenvergoeding OV

Keuzebudget

Leuke uitjes en yogalessen

Loondoorbetaling bij verlof

Job summary

Diakonessenhuis in Utrecht zoekt een ervaren managementassistent voor de afdeling Patiëntveiligheid en Kwaliteit. Je registreert en coördineert klachten en claims en ondersteunt calamiteitenonderzoeken met planning en documentvoorbereiding.

Je werkt samen met een collega en hebt ruimte om je week flexibel in te delen; maandag en dinsdag werken is vereist. Je regelt correspondentie, presentaties en dossiers en zorgt voor overzicht en rust.

Qualifications

• Je hebt ruime ervaring als managementassistent of vergelijkbaar.
• Je beheerst complexe agenda's, mailboxbeheer en voorbereiden van overleggen.
• Je communiceert professioneel met interne en externe contacten op verschillend niveaus.

Responsibilities

• Behandel klachtenbemiddeling en claimafhandeling.
• Plan gesprekken en bereid documenten voor.
• Ondersteun calamiteitenonderzoeken en dossierbeheer.
• Zorg voor correspondentie, presentaties en kantoororganisatie.

Skills

Complex agenda beheer

Mailboxbeheer

Documentvoorbereiding

Communicatie op alle niveaus

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Opleiding richting managementassistent of officemanagement

Tools

Microsoft 365

Teams

Job description

Ben jij een ervaren managementassistent die goed overzicht houdt, graag vooruitdenkt en zorgvuldig werkt? Als managementassistent op de afdeling Patiëntveiligheid en Kwaliteit (P&K) zorg je dat de afhandeling van klachten en claims soepel verloopt en onderzoeken naar zorgcalamiteiten uitgevoerd kunnen worden.

Dit ga je doen

Als managementassistent voor de afdeling P&K ben jij verantwoordelijk voor de klachtenbemiddeling, claimafhandeling en calamiteitenonderzoeken. Je ondersteunt de calamiteiten onderzoeksgroep door het plannen van gesprekken en het voorbereiden en versturen van documenten, je ondersteunt bij dossiervoering en meldt nieuwe schadedossiers bij de aansprakelijkheidsverzekering en plant complexe bemiddelingsgesprekken. Ook ondersteun je bij het voorbereiden van documenten, correspondentie en presentaties. Je regelt praktische zaken voor het team en zorgt voor gezelligheid, rust en overzicht. Kortom: je brengt structuur in het werk en haalt energie uit organiseren en samenwerken!

Hier kom je te werken

Over de afdeling
Je werkt op de afdeling P&K, samen met vijftien collega’s. De afdeling helpt de Raad van Bestuur, managers en zorgprofessionals om de zorg veilig te houden en de kwaliteit te verbeteren. Het team behandelt onder meer incidenten, onderzoekt calamiteiten en ondersteunt bij klachten en claims.

Je werkt nauw samen met een andere managementassistent. Jullie hebben eigen aandachtsgebieden, helpen elkaar waar nodig en nemen elkaars werk over tijdens vakanties. Je krijgt de ruimte om je werkweek flexibel in te delen, werken op maandag en dinsdag is voor deze functie een vereiste.

Over ons ziekenhuis
Het Diak is het vertrouwde ziekenhuis in de stad en regio Utrecht. We zijn een ziekenhuis voor iedereen. We willen dat je je hier welkom, veilig en gewaardeerd voelt. In de zorg werk je elke dag samen met mensen met verschillende achtergronden en levensverhalen. Juist die verschillen maken onze zorg beter.

Dit heb je in huis

Jij wacht niet af, maar ziet zelf wat er nodig is. Je denkt vooruit, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Met jouw gestructureerde manier van werken en rustige aanpak breng je structuur in een dynamische werkomgeving. Je voelt goed aan wat er speelt binnen het team en weet daarop in te spelen. Daarbij ben je betrokken, positief en werk je graag samen.

Dit breng je mee

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding richting managementassistent of officemanagement;
• Minimaal vijf jaar werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie;
• Ervaring met complex agendabeheer, mailboxbeheer, het voorbereiden van overleggen en documenten en het communiceren met collega’s en externe contacten op verschillende niveaus;
• Tot slot beschik je over ervaring met Microsoft 365 en Teams en je maakt je zelf snel wegwijs in nieuwe systemen en tools.

Dit krijg je ervoor terug

• Een jaarcontract voor 24 uur per week (met het uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd).
• Een salaris tussen de € 3.228,- en € 4.346,- bruto per maand op basis van een werkweek van 36 uur (FWG 45, CAO Ziekenhuizen).
• Een persoonlijk opleidingsbudget van € 750,- per jaar.
• Een eindejaarsuitkering en vakantietoeslag van allebei 8,33%.
• Een reiskostenvergoeding volgens de cao Ziekenhuizen. Reis je met het openbaar vervoer en woon je minimaal 10 kilometer van het werk? Dan vergoeden we je kosten voor het openbaar vervoer volledig.
• Extra verlofdagen of een nieuwe fiets met belastingvoordeel? Jij kiest zelf wat bij je past met ons keuzebudget.
• Je wettelijke verlof wordt aangevuld met 57 persoonlijk levensfasebudget-uren per jaar bij een werkweek van 36 uur. Deze uren zet je flexibel in, bijvoorbeeld voor extra vrije tijd.
• Gezellige uitjes en activiteiten georganiseerd voor en door collega’s. Geen verplichting, wel gezellig.
• Blijf in balans met online yogalessen en ontwikkel jezelf met toegang tot trainingen viaGoodHabitz.