Managementassistent

MatchPros B.V.; Rotterdam; Hybride; EUR 18 000 - 26 000; Temps partiel

Résumé du poste

Gemeente Rotterdam zoekt een managementassistent die de teammanagers ondersteunt in een dynamische omgeving waarin projecten en taken elkaar snel opvolgen. Je organiseert agenda’s, verwerkt correspondentie en beheert functionele mailboxen en distributielijsten.

Daarnaast voer je zelfstandig acties uit vanuit de secretariaatsmailbox, organiseer je vergaderingen en bied je praktische ondersteuning. Een proactieve, mensgerichte houding en ervaring met Oracle zijn gewenst.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 diploma afgerond.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als secretaresse/managementassistent in de afgelopen 5 jaar.
• Werkervaring met agendabeheer in Outlook voor meerdere teammanagers.
• Werkervaring met geautomatiseerde systemen, zoals Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Beheerst de Nederlandse taal op minimaal B2 niveau.

Responsabilités

• Agendabeheer teammanagers.
• Verwerken van correspondentie en beheren van functionele mailboxen en distributielijsten.
• Oppakken van werkzaamheden vanuit de secretariaatsmailbox en zelfstandig actie ondernemen.
• Organiseren van vergaderingen/bijeenkomsten en praktische ondersteuning.
• Kleine bestellingen in Oracle.

Connaissances

Organiseren

Samenwerken

Proactief denken

Assertief

Formation

MBO-4 diploma

Outils

Outlook

Microsoft Office

Teams

Excel

Oracle

Description du poste

Duur: z.s.m. voor 6 maanden (optie verlenging: 3 x 6 maanden)
Uren: 28 uur per week
Schaal: Schaal 7
Thuiswerken mogelijk: Ja

Jouw functie

Met jouw organisatorische skills en talent voor ontzorgen ben je de steunpilaar voor meerdere teammanagers van de afdeling CMO (Clusterondersteuning MO). Je bent pro-actief en toont initiatief en vindt het leuk om naast het beheren van complexe agenda’s mee te denken over verschillende onderwerpen.Je werkzaamheden hebben een uitvoerend karakter, maar we verwachten van jou ook de nodige assertiviteit. We zijn echt op zoek naar iemand die werkzaamheden uit handen neemt, meedenkt en ervaring heeft in het vak.

Jij ondersteunt de teammanagers in een dynamische omgeving die aan het ontwikkelen is.

Wat ga je doen?

• Agendabeheer teammanagers;
• Verwerken van correspondentie en het beheren van functionele mailboxen en distributielijsten.
• Oppakken van werkzaamheden vanuit de secretariaatsmailbox en hierop zelfstandig actie ondernemen.
• Organiseren van vergaderingen/bijeenkomsten en praktische ondersteuning.
• Kleine bestellingen in Oracle.

Jouw profiel

Als managementassistent ondersteun je de managers bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat zaken goed, tijdig en zorgvuldig worden geregeld en draagt daarmee bij aan een goede ondersteuning van het management.

Het belangrijkste voor ons is dat je mensgericht bent en goed kunt samenwerken. Je bent benaderbaar, toegankelijk en hebt oog voor wat er speelt binnen de afdeling. Je vindt het leuk om de managers te ondersteunen, denkt mee en weet goed aan te voelen wat nodig is.

Je bent sterk in organiseren en prioriteiten stellen. Ook wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen, houd je overzicht en weet je wat voorrang heeft. Je denkt vooruit, ziet wat er nodig is en pakt zaken zelfstandig op.

Je werkt accuraat en zorgvuldig, houdt afspraken en deadlines in de gaten en zorgt ervoor dat zaken worden afgerond. Tegelijkertijd ben je resultaatgericht en praktisch ingesteld.

We zoeken iemand die zelfstandig kan werken, maar ook actief de samenwerking opzoekt. Iemand die rust en overzicht brengt, betrouwbaar is en graag meedenkt met de managers en de afdeling.

Kortom: iemand die ondersteunt, organiseert, verbindt en vooruitdenkt en daarmee een waardevolle ondersteuning is voor de managers en de afdeling.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als secretaresse/managementassistent, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring met agendabeheer in outlook voor meerdere teammanager(s);
• Je hebt werkervaring met geautomatiseerde systemen, zoals Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams);
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift op minimaal B2 niveau.

Wensen

• Je hebt werkervaring met Oracle in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met het werken met portefeuilles.

De afdeling

De afdeling Clusterondersteuning MO (CMO) is een centrale, flexibele en deskundige afdeling die het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) ondersteunt bij al haar kerntaken en programma’s die het cluster uitvoert voor de Rotterdammer. De kerntaken worden uitgevoerd door een viertal directies, te weten:

• Sport, Onderwijs en Cultuur (SOC)
• Maatschappelijke Ondersteuning in de Wijk (MOW),
• Maatschappelijk Zorg en Jeugdhulp (MZJ)
• GGD Rotterdam-Rijnmond en Preventie en Welzijn (GGD en P&W)

De afdeling bestaat uit circa 350 medewerkers. Hier valt ook het managementteam (MT) onder met 2 afdelingshoofden, 2 afdelingssecretarissen en 15 teammanagers. Om het MT goed te ondersteunen, is er een secretariaat dat bestaat uit meerdere managementassistentes en projectmedewerkers. De afdeling is volop in ontwikkeling.

Onze organisatie

Rotterdam in beweging. Daar zijn wij van.

Bij Maatschappelijke Ontwikkeling ben je altijd in de benen. Wij zitten nooit stil en stimuleren Rotterdammers hun talent te ontwikkelen en maatschappelijk actief te zijn. Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden of intensievere zorg waar dat nodig is. Zo helpen we om stappen vooruit te zetten. Alles gericht op een grotere zelfredzaamheid en betere gezondheid van Rotterdammers. Daarnaast doen we meer aan cultuur dan subsidies verstrekken. We willen graag dat meer publiek gebruik maakt van het culturele aanbod en stimuleren vernieuwende culturele activiteiten. Kortom, we zetten ons in voor alle Rotterdammers met betrekking tot welzijn, zorg, onderwijs, sport en cultuur.