Directiesecretaris Maatschappelijke Zorg en Jeugdhulp

MatchPros B.V.; Rotterdam; Hybrid; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

MatchPros B.V. zoekt een directiesecretaris voor de directie Maatschappelijke Zorg en Jeugdhulp in Rotterdam. Je ondersteunt en adviseert, bereidt vergaderingen voor en zorgt voor duidelijke verslaglegging.

In een politiek-bestuurlijke omgeving werk je samen met twee directiesecretarissen en het stadhuis, coördineer je processen tussen afdelingen en draag je bij aan effectieve besluitvorming.

Qualifications

• Je hebt een afgeronde WO-opleiding.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als directiesecretaris of in een vergelijkbare rol, opgedaan in de afgelopen 4 jaar.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring binnen het sociaal domein en/of politiek bestuurlijke omgeving.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring bij een overheidsorganisatie met meer dan 4000 medewerkers.

Responsibilities

• Ondersteunen van de directeur MZJ door te adviseren op tactisch en strategisch niveau, te zorgen dat overleggen zijn voorbereid en er verslagen worden gemaakt.
• Je bent de schakel tussen de verschillende afdelingen, het stadhuis en de directie, en bereidt directieoverleggen/wethoudersstaven voor.
• Je geeft advies over besluitvorming op directie- en bestuurlijk niveau en laat zien welke gremia te benutten zijn.

Skills

Communicatie

Netwerken

Samenwerken

Coördineren

Snel schakelen

Education

WO-opleiding

Job description

Duur: z.s.m. voor 7 maanden (optie verlenging: 2 x 3 maanden)
Uren: 36 uur per week
Schaal: Schaal 12
Thuiswerken mogelijk: In overleg

Jouw functie

Jij bent in staat om hierin maatwerk te leveren door het ene moment te ondersteunen en het andere moment te adviseren. En uiteraard communiceer jij makkelijk en open. Je werkt samen met o.a. 2 directiesecretarissen in het team van de directeur Maatschappelijke Zorg en Jeugdhulp (MZJ).

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving, in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat er achter de schermen processen heel soepel moeten lopen. Als directiesecretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn. Je bent dan ook ijzersterk in samenwerken, netwerken én schakelen en het coördineren op het snijvlak van inhoud en proces. Het ene moment ben je secretaris van groot directieoverleg of vergadering van de wethouder, het andere moment lees je mee met een politiek gevoelig stuk en weer een ander moment sta je aan de lat om een ingewikkeld vraagstuk zo snel mogelijk op te lossen met behulp van collega’s.

De kern van de functie bestaat uit 3 onderdelen:

1. Ondersteunen van de directeur MZJ door te adviseren op tactisch en strategisch niveau, te zorgen dat overleggen zijn voorbereid en er verslagen worden gemaakt, te prioriteren en verbanden te leggen, en ad hoc dingen op te pakken. Je signaleert waardoor de directeur effectief kan zijn en durft haar daarop aan te spreken.
2. Je bent de schakel tussen de verschillende afdelingen, het stadhuis en de directie. Je bereidt directieoverleggen en wethoudersstaven voor en legt de verbinding tussen inhoudelijke collega’s en collega’s van de bestuursondersteuning.
3. Je geeft advies aan collega’s over hoe ze op een correcte en effectieve manier besluitvorming op directie en bestuurlijk niveau kunnen bewerkstelligen. Je adviseert hen in welke overleggremia zij kunnen benutten en wat er nodig is voor die gremia om goede keuzes te kunnen maken.

Jouw profiel

Je gaat werken voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed! Je kunt goed omgaan met de politieke- en bestuurlijke context van een gemeente en je bent een verbinder tussen de diverse vakgebieden. Als directiesecretaris weet jij op het juiste niveau te communiceren, dit doe je op bestuurlijk, strategisch en tactisch niveau. Om te zorgen dat processen heel soepel moeten lopen, dien je dan ook ijzersterk in samenwerken, netwerken én schakelen te zijn. Bovendien ben je doortastend en weet je goed te coördineren op het snijvlak van inhoud en proces. Je hebt oog voor je omgeving en kunt de belangen daarin goed afwegen. Daarnaast kan je zowel zelfstandig als in teamverband functioneren. Snel schakelen en gefundeerde keuzes maken, zijn voor jou geen probleem. Je bezit bovendien een flexibele werkhouding en je bent stressbestendig.

Eisen

• Je hebt een afgeronde WO-opleiding;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als directiesecretaris of in een vergelijkbare rol, opgedaan in de afgelopen 4 jaar;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring binnen het sociaal domein en/of politiek bestuurlijke omgeving;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring bij een overheidsorganisatie met meer dan 4000 medewerkers.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het samenwerken en verbinding leggen met het team van een wethouder, minister of vergelijkbaar;
• Je hebt werkervaring met het voorbereiden en verslaglegging van overleggen met een wethouder, minister of vergelijkbaar;
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met het adviseren van een directeur op tactisch en strategisch niveau.

De afdeling

Binnen het cluster Maatschappelijke Ondersteuning (MO) richt MZJ zich op het coördineren en verbeteren van maatschappelijke zorg en jeugdhulp in Rotterdam. Dit omvat onder andere het ontwikkelen en uitvoeren van beleid voor jeugdhulp, ouderen, dak- en thuislozen, zorg voor mensen met psychische problemen of verslaving en de ondersteuning voor kwetsbare gezinnen. MZJ werkt nauw samen met andere onderdelen binnen MO en met externe partners om integrale ondersteuning te bieden, gericht op het versterken van zelfredzaamheid en maatschappelijke participatie van Rotterdammers. Je ondersteunt de directeur MZJ in een team samen met twee directiesecretarissen, een directieadviseur financiën en twee managementassistenten.

Onze organisatie

Het Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling stimuleert ontplooiing van talent. We gaan uit van de kracht van de Rotterdammers. Het streven is dat iedereen zijn talent ontwikkelt, leert en/of werkt, maatschappelijk actief is als leren of werken niet kan en zorgt voor de eigen gezondheid. Sport, cultuur, onderwijs en basale zorg dragen daaraan bij. We bieden (intensieve) hulp en ondersteuning als dat nodig is. Dat doen we in opdracht van het stadsbestuur en samen met maatschappelijke partners.