Managementassistent

Hof Wonen; Netherlands; On-site; EUR 46,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris tot €4.540 bruto per maand (36

Vakantiegeld 8%

Eindejaarsuitkering 4%

Internetvergoeding €20,- per maand

Hybride werken (laptop en telefoon van

Opleidingsbudget afdeling

Persoonlijk ontwikkelbudget €900,- per

Pensioen ~27%

24 vakantiedagen bij fulltime

Vers fruit op kantoor

Fietsplan

Job summary

Hof Wonen in Den Haag zoekt een ervaren managementassistent die de directie en MT ondersteunt, structuur brengt, vooruitdenkt en zorgt dat directeuren en managers optimaal worden voorbereid op vergaderingen. Je beheert complexe agenda's, plant afspraken en bewaakt deadlines met discretie.

Je werkt in een hecht team, hebt kennis van Microsoft Office en iBabs, en gebruikt AI-tools zoals Co-pilot voor verslaglegging en opvolging.

Qualifications

• MBO+/HBO werk- en denkniveau vereist.
• Meerdere jaren ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretariaat op directie/MT-niveau.
• Goede kennis van Microsoft Office en iBabs; ervaring met DMS is een pré.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Nauwkeurig werken en voortgang bewaken.
• Praktische, proactieve en dienstverlenende instelling.

Responsibilities

• Geef vorm aan het secretariaat en prioriteer afspraken voor het managementteam.
• Ondersteun teammanagers bij complexe afspraken en speel flexibel in als het nodig is.
• Zorg voor voorbereiding op vergaderingen en bijeenkomsten en lever verslaglegging en actielijsten.
• Zorg voor opvolging en toegankelijkheid van bestuurlijke besluiten en archivering van documenten.
• Verbeter en maak werkprocessen binnen het secretariaat en de organisatie zichtbaar.
• Behandel e-mails, brieven, mailings en telefoongesprekken; regel accounts en toegangsrechten.
• Verbindende en organisatorische rol binnen Hof Wonen en ondersteun bij organisatie van bijeenkomsten.
• Ontwikkel vakbekwaamheid, o.a. met AI-tools zoals Co-pilot bij voorbereiding en verslaglegging.

Skills

Managementassistent ervaring

Directie-/MT-ondersteuning

Organisatietalent

Nauwkeurigheid

Goede mondelinge vaardigheden

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

iBabs

DMS

Co-pilot AI-tools

Job description

Bij Hof Wonen werken we iedere dag aan goed wonen voor onze huurders. Achter de schermen speelt de bestuursorganisatie daarin een belangrijke rol. Daarom zoeken wij een ervaren managementassistent die als directie-/MT-ondersteuner structuur brengt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat de directeuren en managers optimaal worden ondersteund.

Ben jij betrouwbaar en zorgvuldig in je werk, kun je complex agendabeheer goed aan en ben je een organisatietalent dat snel schakelt en het leuk vindt om met veel verschillende mensen samen te werken? Heb je gevoel voor bestuurlijke sensitiviteit en zie je een veelzijdige functie met verantwoordelijkheid helemaal zitten? Dan maken we graag kennis!

Wat ga je doen?

De managementassistent bij Hof Wonen is een belangrijke spil in de organisatie. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Daarbij:

• geef je samen met jouw collega’s vorm aan het secretariaat, waarbij je staat voor professioneel agendabeheer van collega’s die lid zijn van het managementteam van Hof Wonen waarbij je afspraken prioriteert;
• ondersteun je waar nodig ook incidenteel de teammanagers, bijvoorbeeld bij ingewikkelde afspraken, en speel je flexibel in op wat nodig is;
• zorg je voor een stabiele basis door vooruit te kijken en te zorgen dat de directeuren en managers goed zijn voorbereid op vergaderingen en bijeenkomsten;
• sta je voor een zorgvuldige en professionele voorbereiding van belangrijke overleggen, zorg je voor accurate en bestuurlijk bruikbare verslagen en besluiten- en actielijsten en de monitoring van acties;
• borg je de opvolging en toegankelijkheid binnen de organisatie van bestuurlijke besluiten en zorgt dat belangrijke documenten en besluiten gearchiveerd worden;
• neem je een rol in het verbeteren en zichtbaar maken van werkprocessen binnen het secretariaat en de organisatie;
• verzorg je de afhandeling van e-mails, brieven, mailings en telefoongesprekken; regel je (incidenteel) accounts en toegangsrechten, zoals voor inzage in het Kadaster, eHerkenning en iBabs;
• ben je een belangrijke verbinder en organisator binnen Hof Wonen, die ondersteunt bij afdelingsoverstijgdende werkzaamheden en bijdraagt aan de organisatie van bijeenkomsten en activiteiten
• ben je een professional die ook staat voor het doorontwikkelen van moderne vakbekwaamheid: je hebt ervaring met of interesse in het verantwoord gebruik van AI-tooling zoals Co-pilot bij voorbereiding, verslaglegging en opvolging van vergaderingen.

Samen met jouw collega’s op het (bestuurs-)secretariaat vormen jullie een hecht team die elkaar vervangt en bijstaat waar nodig. Bij afwezigheid van de bestuurssecretaresse zorg je voor (tijdelijke) ondersteuning van het bestuur.

Met jouw ervaring met managementondersteuning, organisatietalent en nauwkeurigheid zorg jij voor overzicht en vorm je samen met jouw collega’s een stabiele basis voor het management.

Wat wij van jou verwachten

• MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt meerdere jaren ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse op directie- of MT-niveau..
• Goede kennis van Microsoft Office, de vergadertool iBabs, digitale informatiesystemen zoals DMS en het inzetten van AI-tools zoals Co-pilot is een pré.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
• Je gaat nauwkeurig te werk en bewaakt de voortgang zorgvuldig;
• Een praktische, proactieve en dienstverlenende instelling.

Wat jij van ons mag verwachten

• Werken in een leuk en hecht team met goede sfeer!
• Een salaris van maximaal € 4.540,- bruto per maand op basis van 36 uur (schaal G van cao-woondiensten). Het precieze bedrag bepalen we op basis van jouw kennis en ervaring.
• Vakantiegeld van 8% en eindejaarsuitkering 4% over je bruto jaarsalaris.
• Een internetvergoeding van €20,- per maand.
• De mogelijkheid om hybride te werken, inclusief een laptop en mobiele telefoon van de zaak.
• Een opleidingsbudget van je afdeling. Hiermee kan je iedere benodigde opleiding voor je functie doen.
• Een persoonlijk ontwikkelbudget van € 900,- per jaar tot een max van € 4.500,-. Hiermee kan je investeren in je (toekomstige) loopbaan.
• Een open organisatie, waar we eigen initiatief en ideeën toejuichen.
• Een goed pensioen van circa 27%.
• Geniet van een goede balans tussen werk en leven met 24 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
• Dagelijks vers fruit op kantoor en profiteer van ons fietsplan om gezond naar je werk te trappen!

Je gaat werken bij Hof Wonen

Hof Wonen is een brede volkshuisvester in de stad Den Haag en partner voor kleinschalige woonvormen daarbuiten. We bieden voldoende betaalbare en kwalitatief goede woningen aan. We zetten in op veerkrachtige wijken en buurten waarin de bewoner centraal staat. Hof Wonen staat met beide benen middenin de samenleving. Medewerkers van Hof Wonen zijn stuk voor stuk experts in hun vak die zich met veel plezier blijven ontwikkelen. Zij zijn er allemaal op gericht om de uitdagingen waarvoor Hof Wonen staat te realiseren. Nu en in de toekomst.

We zoeken nieuwe collega's, want we bouwen. We bouwen nieuwe woningen en renoveren bestaande. Tegelijkertijd bouwen we als organisatie aan kwaliteit. We werken aan onze slagvaardigheid en innovatie, om goede woningen te blijven leveren en onze dienstverlening te verbeteren.

Samen maken we Hof Wonen sterker. We zoeken collega’s die zichtbaar zijn in wat ze doen en dichtbij onze bewoners én elkaar staan. Bevlogen mensen die hun vakmanschap inzetten en elke dag willen groeien. Verschillende achtergronden en leeftijden zorgen voor frisse ideeën en slimme oplossingen, samen bereiken we meer!