Managementassistent(e) - woningcorporaties

InterWork; Rotterdam; On-site; EUR 35,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

36 of 32 uur per week

Contract voor de duur van de opdracht

Salaris conform CAO Woondiensten

Minimaal 3% eindejaarsuitkering

Opleiding tot €2500 per jaar

Job summary

InterWork is op zoek naar een Managementassistent met ervaring binnen woningcorporaties of publieke organisaties in de regio Rotterdam. Je bent de verbindende schakel tussen het management, interne afdelingen en externe partijen en ondersteunt managers en/of directie bij organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden.

Je beheert agenda’s, bereidt vergaderingen voor, stelt agenda’s op, maakt verslagen en bewaakt de opvolging van acties.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4 in een administratieve, secretariële of vergelijkbare richting.
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring als managementassistent(e), directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of secretaresse.
• Ervaring binnen een woningcorporatie, gemeente, overheid of andere publieke organisatie is een pré.
• Ervaring met complex agendabeheer, verslaglegging en het ondersteunen van managementteams.
• Goede beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en Teams).
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en schrift.
• Aanvullende kennis van de volkshuisvesting is een pré.

Responsibilities

• Je ondersteunt managers, directie of bestuur bij dagelijkse organisatorische en secretariële werkzaamheden.
• Je beheert agenda’s, plant afspraken en organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en interne overleggen.
• Je bereidt vergaderingen voor, stelt agenda’s op, maakt verslagen en bewaakt de opvolging van actiepunten.
• Je verzorgt correspondentie, verwerkt documenten en houdt administraties en dossiers actueel.
• Je bewaakt afspraken, deadlines en voortgang van acties en signaleert tijdig wanneer bijsturing nodig is.
• Je ondersteunt bij het opstellen van rapportages, presentaties en managementinformatie.
• Je onderhoudt contact met interne afdelingen, huurders, samenwerkingspartners en externe partijen.
• Je denkt actief mee over procesverbeteringen binnen het secretariaat en de organisatie.

Skills

Agenda beheer

Verslaglegging

Communicatieve vaardigheden

Procesverbetering

Education

MBO niveau 4 administratie

Tools

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

Teams

Job description

We zijn op zoek naar een Managementassistent(e) met ervaring binnen een woningcorporatie of publieke organisatie in de regio Rotterdam. Als Managementassistent(e) ben jij de verbindende schakel tussen het management, interne afdelingen en externe partijen. Je ondersteunt managers en/of directie bij organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen. Je bent verantwoordelijk voor agendabeheer, het voorbereiden van vergaderingen, verslaglegging en het bewaken van acties en deadlines. Daarnaast denk je actief mee over het verbeteren van de ondersteuning binnen de organisatie. Dankzij jouw proactieve houding, nauwkeurigheid en organisatorisch talent draag je bij aan een professionele ondersteuning van het management en een efficiënte samenwerking binnen de woningcorporatie.

Wat ga je doen?

• Je ondersteunt managers, directie of bestuur bij dagelijkse organisatorische en secretariële werkzaamheden.
• Je beheert agenda’s, plant afspraken en organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en interne overleggen.
• Je bereidt vergaderingen voor, stelt agenda’s op, maakt verslagen en bewaakt de opvolging van actiepunten.
• Je verzorgt correspondentie, verwerkt documenten en houdt administraties en dossiers actueel.
• Je bewaakt afspraken, deadlines en voortgang van acties en signaleert tijdig wanneer bijsturing nodig is.
• Je ondersteunt bij het opstellen van rapportages, presentaties en managementinformatie.
• Je onderhoudt contact met interne afdelingen, huurders, samenwerkingspartners en externe partijen.
• Je denkt actief mee over procesverbeteringen binnen het secretariaat en de organisatie.

Wij vragen

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4 in een administratieve, secretariële of vergelijkbare richting.
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring als managementassistent(e), directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of secretaresse.
• Ervaring binnen een woningcorporatie, gemeente, overheid of andere publieke organisatie is een pré.
• Ervaring met complex agendabeheer, verslaglegging en het ondersteunen van managementteams.
• Goede beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en Teams).
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.
• Aanvullende kennis van de volkshuisvesting is een pré.

Dit ben jij

• Organisatorisch sterk: Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken en acties worden opgevolgd.
• Proactief: Je ziet wat nodig is, neemt initiatief en ondersteunt het management op een zelfstandige manier.
• Communicatief vaardig: Je schakelt gemakkelijk met verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie.
• Dienstverlenend: Je bent gericht op samenwerking en zorgt voor een professionele ondersteuning.
• Flexibel: Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en veranderende prioriteiten.

Ons aanbod

• Een functie op basis van 36 of 32 uur per week
• Een contract voor de duur van de opdracht of de mogelijkheid tot contract bij InterWork voor minimaal een jaar met de intentie om dit om te zetten naar een onbepaalde tijdscontract
• Een salaris conform de CAO Woondiensten, afhankelijk van ervaring en functie-indeling
• Een eindejaarsuitkering volgens de CAO Woondiensten welke neerkomt op minimaal 3% van het bruto jaarsalaris
• De mogelijkheid tot het volgen van een opleiding voor een bedrag van € 2.500,- per jaar bij een dienstverband als InterWork Professional

Dit zijn wij

De werving voor deze functie loopt via InterWork, een gespecialiseerd bureau voor professionals op het gebied van wonen, vastgoed en financiën bij woningcorporaties. Wij bemiddelen professionals op contractbasis. InterWork is een open, platte en informele organisatie waar veel ruimte bestaat voor persoonlijke ontwikkeling en eigen inbreng. Er wordt hard gewerkt en veel gelachen, een ideale mix van werken, leren en genieten.