Managementondersteuner Samenleving

Woerden; Woerden; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Part time

Benefits offered by this job

Salaris schaal 7

Persoonlijk keuzebudget

Contract voor onbepaalde tijd na jaar

CAO Gemeenten arbeidsvoorwaarden

Job summary

Gemeente Woerden zoekt een managementondersteuner voor 28 uur per week die drie tot vier teammanagers binnen het domein Samenleving ondersteunt. Je bent de rots in de branding en regelt agenda's, koppelt e-mails aan planningen en levert proactieve, ontzorgende oplossingen.

Je werkt vanuit Woerden, met mogelijkheden voor Oudewater of thuis. Vereisten: mbo+ secretarieel, meerdere jaren ervaring, Outlook en MS Office, en NVZ-vaardigheid in woord en geschrift.

Qualifications

• Afgeronde mbo+ opleiding, bij voorkeur secretarieel.
• Meerdere jaren werkervaring als managementondersteuner van meerdere managers.
• 28 uur per week beschikbaar.
• Zeer ervaren met Outlook en MS Office.
• Beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift.

Responsibilities

• Agenda- en, op verzoek, e-mailbeheer.
• Complex agendabeheer; organiseren van faciliteiten rondom afspraken.
• Verbinding leggen tussen e-mail en agenda en hier proactively op handelen.
• Ondersteuning bij (personeels)administratie.
• Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in Decos JOIN.
• Aan- en afmelden van personeel.
• Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer.
• Maken van vakantieplanningen.
• Facturen coderen.
• Abonnementenbeheer.
• Notuleren (team)overleggen.
• Representatie bij jubilea en afscheid.
• Organiseren van teamdagen.
• Locaties regelen voor overleggen en trainingen.

Skills

Organisatievermogen

Proactieve houding

Samenwerken

Stressbestendigheid

Education

Secretarieel mbo+

Tools

Outlook

MS Office

Job description

Functie

Zorg jij voor planning, overzicht en rust in een dynamische omgeving? Wil jij jouw pro-actieve organisatietalent inzetten voor 3 of 4 verschillende managers en het verschil maken? Kom dan werken bij ons!

Werk waar je trots op kunt zijn

De gemeente Woerden is een dynamische en uitdagende omgeving. Jij bent de rots in de branding van 3 verschillende teammanagers binnen het domein Samenleving. Met hun teams werken ze voor de gemeenten Woerden en Oudewater. Er is genoeg te doen in de gemeenten en de teams bestaan uit een groot aantal collega's; daar kunnen zij jouw hulp goed bij gebruiken! Jij bent de solide basis van deze teammanagers en weet ze door jouw proactieve, ontzorgende houding telkens weer te verrassen!

Dit ga je doen

Als oren en ogen van de teammanagers zie jij de verbinding in wat er speelt binnen hun teams. Je hebt een nuchtere en frisse blik waarmee je proactief vooruitkijkt. Hierdoor weet je gemakkelijk meerdere ballen in de lucht te houden en adequaat in te spelen op dat wat gaat komen. Jij komt hiervoor met creatieve oplossingen en ziet wat efficiënter of beter kan. Tegelijk speel je flexibel en stressbestendig in op dat wat nú speelt en zorgt dat de agenda’s daarop aansluiten.

Je hebt een afwisselend takenpakket:

• Agenda- en, op verzoek, e-mailbeheer
• Complex agendabeheer; niet alleen het inplannen van de afspraak, maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de teammanagers klopt van a tot z.
• Verbanden leggen tussen de e-mail van de teammanagers en de agenda’s en hier proactief naar handelen.
• Ondersteuning bij (personeels)administratie
• Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in ons zaaksysteem (Decos JOIN).
• Aan- en afmelden van personeel.
• Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc.
• Maken van vakantieplanningen.
• Facturen coderen.
• Abonnementenbeheer.

Overige taken:

• Notuleren (team)overleggen
• Representatie bij jubilea, afscheid, e.d.
• Organiseren van teamdagen
• Locaties in- en extern regelen voor overleggen, trainingen en verzorgen voorzieningen
• Samenwerking en onderlinge vervanging met de overige management ondersteuners
• Verdere voorkomende taken

Hoe jouw werkdag er uit kan zien

Vandaag werk je vanuit het mooie gemeentehuis in Woerden. Je sluit aan bij één van de teams waarvan jij de teammanager ondersteunt. Na een kort praatje met een kop koffie, start je de computer op. Je scant je mail en prioriteert de zaken die je op moet pakken. Ondertussen word je gebeld dat een teammanager vandaag nog moet aansluiten bij een overleg met het college van burgemeester en wethouders. Het wordt je eerste prioriteit om dat geregeld te krijgen. Daarna heb je overleg met één van de managers en neemt de agenda door. Er zijn wat spoedjes ontstaan waardoor wat afspraken verzet moeten worden, tijd voor jouw magie! Ook hebben jullie het over de teamsessie die binnenkort op de agenda staat. Jij gaat de locatie regelen en zorgt dat er lunch is voor iedereen. Ondertussen bestel je een bloemetje voor een collega die langdurig afwezig is!. Tijd voor de lunch met de andere managementondersteuners, je bent meteen op de hoogte van alle nieuwtjes.

Na de lunch duik je opnieuw de agenda’s in. Er zijn weer flink wat verzoeken bijgekomen en niet voor alles is makkelijk ruimte te maken. Het is, zoals elke dag, weer een flinke puzzel om alles passend te krijgen. In het bedrijfsrestaurant klets je even bij met wat collega’s daar. Je hoort dat iemand thuis een zware tijd heeft. Reden voor jou om dat in het volgende overleg met de manager even te bespreken. Het kaartje om de collega in kwestie sterkte te wensen hoeft zij alleen nog maar te ondertekenen. Aan het eind van je werkdag scant je nog snel even je eigen mailbox op wat laatste zaken en sluit tevreden af. Voor vandaag zit je werkdag erop!

Dit neem je mee

Competenties

• Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Je bent nauwkeurig, een zelfstarter en goed in prioriteren. Jij ziet de verbinding tussen e-mail en agenda, tussen gemaakte afspraken en nog te maken to-do lijstjes. Hierdoor weet je goed het overzicht te houden en werk je secuur in een digitale omgeving.
• Maar je bent ook samenwerkend, proactief en ondernemend. Je durft dingen naar je toe te trekken; 'Kom maar op!' Met frisse blik en enthousiasme zoek jij de samenwerking op om tot een optimaal resultaat te komen. Je bent stressbestendig, flexibel, zichtbaar voor de collega's en verliest nooit het overzicht.
• Jij bent iemand die in oplossingen denkt en ook nog eens stressbestendig is. Kortom, een rots in de branding!

Kennis en ervaring

Wat jou verder onze nieuwe managementondersteuner maakt:

• Je hebt een afgeronde mbo+ opleiding, bij voorkeur op secretarieel gebied.
• Je hebt meerdere jaren werkervaring als management ondersteuner van meerdere managers.
• Je bent 28 uur per week beschikbaar.
• Je bent zeer ervaren met Outlook en MS Office.
• Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift.

Team en organisatie

Je hebt geluk, jij hebt meerdere teams om uit te kiezen! Je vaste honk is team BMO, waarin je samenwerkt met de bestuurs- en directiesecretaresses en de andere managementondersteuners. Maar in de praktijk zit je ook vaak bij de teams waarvan je de manager ondersteunt. Zodat je goed weet wat daar speelt en wie je waarvoor moet hebben. Onze teams zijn een mix van jonge mensen en collega’s met jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk wat we doen. En zie je de oplossing niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht.

Je werkt vanuit ons prachtige kantoor in het gemeentehuis in Woerden. Maar ook werken op ons kantoor in Oudewater of vanuit huis behoort soms tot de mogelijkheden.

Arbeidsvoorwaarden

• Wij bieden een salaris op basis van een 36-urige werkweek, van € 2.875 tot € 4.065 (schaal 7)*, inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring, een aanloopschaal is bespreekbaar. Het niveau van de functie is indicatief. *Genoemd salaris is op basis van peildatum CAO-gemeenten 1 januari 2026. Voor verdere loonstijgingen zie Cao Gemeenten 2025-2027.
• Bovendien ontvang je een persoonlijk keuzebudget van 17,05%, dat jij kunt inzetten zoals jij wilt.
• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Wil je meer weten over alle arbeidsvoorwaarden bij de gemeenten Woerden en Oudewater? Zie: Arbeidsvoorwaarden.

• Je kunt reageren op deze vacature tot en met 1 september.
• Wij vragen al onze nieuwe collega’s een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen bij indiensttreding.

Het vinden van een wederzijdse match, daar krijgen we nieuwe energie van! Daarom zijn onze vacatures geen oproep voor acquisitie, we werven onze nieuwe collega’s graag zelf.