Management Assistent

High Quality; Tiel; Hybrid; EUR 41,000 - 51,000; Part time

Job summary

Kleurrijk Wonen zoekt een ervaren management assistant om de directie en het MT te ondersteunen. Je werkt aan MT-vergaderingen, notuleertamen en bewaakt acties en besluiten, terwijl je corporate AI-initiatieven en digitalisering ondersteunt.

De rol vereist nauwkeurigheid, discreet omgaan met vertrouwelijke informatie en uitstekende beheersing van het Nederlands. Een hybride werkomgeving en duidelijke doorgroeimogelijkheden worden geboden.

Qualifications

• Minimaal vijf jaar relevante ervaring.
• MBO+ werk- en denkniveau met secretariële opleiding.
• Ervaring met directie- of bestuursondersteuning.
• Ruime ervaring met MT- en/of bestuursnotulen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365.
• Bij voorkeur ervaring met iBabs, Decisions of een vergelijkbaar systeem.
• Beschrijving van beschikbaarheid voor 30–34 uur per week.

Responsibilities

• Beheren van mailboxen en complexe agenda’s van directeur-bestuurder en MT-lid.
• Voorbereiden, plannen en organiseren van MT-, directie- en RvC-vergaderingen.
• Notuleren en uitwerken van vergaderingen op bestuurlijk en managementniveau.
• Opstellen en bewaken van actie- en besluitenlijsten.
• Verzamelen, controleren en tijdig beschikbaar stellen van vergaderstukken.
• Afstemmen met bestuurssecretaris, directie en andere betrokkenen.
• Prioriteren van afspraken en bewaken van deadlines en informatiestromen.
• Opstellen en uitwerken van brieven, memo’s, verslagen en rapportages.
• Beheren van directiearchieven en digitale vergaderomgevingen.
• Organiseren van zakelijke bijeenkomsten, evenementen en interne activiteiten.
• Beantwoorden van praktische en organisatorische vragen vanuit de organisatie.
• Vervangen en ondersteunen van collega’s binnen het secretariaat.
• Meedenken over verdere professionalisering en AI.

Skills

Notuleren

Complex agenda beheer

Vertrouwelijkheid

Digitale vaardigheden

Microsoft 365

AI‑inzet

Team samenwerking

Education

Secretariële opleiding

Tools

iBabs

Decisions

Microsoft 365

Job description

Als management assistent vervul je een centrale rol binnen de bestuurlijke ondersteuning van Kleurrijk Wonen. Je ondersteunt de directeur-bestuurder, een lid van het managementteam, de bestuurssecretaris en de Raad van Commissarissen.

Een belangrijk onderdeel van de functie is het voorbereiden, bijwonen en uitwerken van MT-vergaderingen. Voor de RvC-vergaderingen richt jouw ondersteuning zich op de voorbereiding.

Notuleren is in deze functie nadrukkelijk geen neventaak. Afhankelijk van de vergadercyclus besteed je circa 30 tot 50 procent van je tijd aan de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van vergaderingen. Het MT vergadert eens per twee weken, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen verdiepende en besluitvormende overleggen. Daarnaast zijn er jaarlijks meerdere vergaderingen van de Raad van Commissarissen en twee bijbehorende commissies.

Je houdt je onder andere bezig met:

• beheren van de mailboxen en complexe agenda’s van de directeur-bestuurder en een MT-lid;
• voorbereiden, plannen en organiseren van MT-, directie- en RvC-vergaderingen;
• notuleren en uitwerken van vergaderingen op bestuurlijk en managementniveau;
• opstellen en bewaken van actie- en besluitenlijsten;
• verzamelen, controleren en tijdig beschikbaar stellen van vergaderstukken;
• afstemmen met de bestuurssecretaris, directie en andere betrokkenen;
• prioriteren van afspraken en bewaken van deadlines en informatiestromen;
• opstellen en uitwerken van brieven, memo’s, verslagen en rapportages;
• beheren van directiearchieven en digitale vergaderomgevingen;
• organiseren van zakelijke bijeenkomsten, evenementen en interne activiteiten;
• beantwoorden van praktische en organisatorische vragen vanuit de organisatie;
• vervangen en ondersteunen van collega’s binnen het secretariaat;
• meedenken over de verdere professionalisering en digitalisering van het secretariaat.

Kleurrijk Wonen investeert volop in de verdere professionalisering van het secretariaat. Daarbij wordt gewerkt met digitale vergadertools zoals Decisions en iBabs, en wordt de inzet van AI steeds verder ontwikkeld. Jij krijgt de ruimte om actief mee te denken over procesverbeteringen en hoe managementondersteuning slimmer, efficiënter en toekomstbestendig kan worden ingericht.

Jij bent een ervaren management assistent, directiesecretaresse of bestuursassistent die gewend is om directie, management en bestuur te ondersteunen. Je werkt zorgvuldig, houdt overzicht en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

Je bent sterk in complexe agendaplanning en professionele verslaglegging. Het voorbereiden en notuleren van MT- en bestuursvergaderingen zie je niet als bijzaak, maar als een belangrijk en interessant onderdeel van je werk. Je onderscheidt snel hoofd- en bijzaken en legt besluiten, acties en verantwoordelijkheden helder vast.

Daarnaast ben je proactief, benaderbaar en stevig genoeg om waar nodig mee te denken of te spiegelen, zonder je dienstverlenende houding te verliezen.

Verder breng je mee:

• mbo+ werk- en denkniveau en een secretariële opleiding;
• minimaal vijf jaar relevante ervaring;
• ervaring met directie- of bestuursondersteuning;
• ruime en recente ervaring met MT- en/of bestuursnotulen;
• ervaring met complex agendabeheer;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365;
• bij voorkeur ervaring met iBabs, Decisions of een vergelijkbaar systeem;
• interesse in digitalisering, procesverbetering en AI;
• beschikbaarheid voor 30 tot 34 uur per week.

Dinsdag en donderdag zijn de vaste kantoordagen. Op andere dagen is gedeeltelijk thuiswerken mogelijk.

De organisatie en afdeling

Kleurrijk Wonen is een middelgrote woningcorporatie met een duidelijke maatschappelijke opdracht. Vanuit Tiel zet de organisatie zich dagelijks in voor betaalbaar, duurzaam en prettig wonen voor ruim 16.500 huishoudens in de regio Rivierenland en Alblasserwaard-Vijfheerenlanden. De doelgroep is breed: van starters en gezinnen tot alleenwonenden en mensen die behoefte hebben aan zorg of begeleiding. Iedereen verdient een fijne en passende woonomgeving.

Naast het verhuren van meer dan 16.500 woningen beheert Kleurrijk Wonen ook garages, parkeerplaatsen en bedrijfsruimten. Daarbij staat niet alleen het aanbieden van woningen centraal, maar ook het creëren van leefbare buurten, het verduurzamen van de woningvoorraad en het bieden van goede dienstverlening aan huidige en toekomstige huurders.

De organisatie bestaat uit vier onderdelen: Wonen, Strategie & Ontwikkeling, Digitalisering & Informatisering en Bedrijf. Het team Inkoop & Facilitair maakt onderdeel uit van Bedrijf en ondersteunt de gehele organisatie. Binnen dit team is ook het secretariaat ondergebracht.

Ruim twee jaar geleden heeft een reorganisatie plaatsgevonden, waarbij het team Inkoop & Facilitair is gevormd. Sindsdien wordt actief gewerkt aan het verder professionaliseren van processen, verantwoordelijkheden en de ondersteuning van de organisatie.

Je komt terecht in een betrokken en professioneel secretariaat waar samenwerking, kennisdeling en elkaar ondersteunen vanzelfsprekend zijn. De werksfeer is open, professioneel en benaderbaar. Binnen het team is veel ruimte voor initiatief, ontwikkeling en het verder moderniseren van de managementondersteuning, onder andere op het gebied van digitalisering en AI.

Je krijgt een verantwoordelijke functie waarin je dicht op de besluitvorming van een maatschappelijke organisatie werkt. Je krijgt veel ruimte om zelfstandig te opereren, kwaliteit toe te voegen en mee te bouwen aan de verdere professionalisering van het secretariaat.

Kleurrijk Wonen biedt jou:

• een salaris tussen € 3.631 en € 4.563 bruto per maand op basis van 36 uur;
• een dienstverband van bij voorkeur 32 tot 36 uur per week;
• goede arbeidsvoorwaarden volgens de cao Woondiensten;
• een inhoudelijk brede functie met veel eigen verantwoordelijkheid;
• hybride werken, waarbij dinsdag en donderdag de vaste kantoordagen zijn;
• een professionele werkomgeving met korte lijnen naar directie, management en bestuur;
• ruimte om mee te denken over digitalisering, moderne vergaderondersteuning en AI;
• een betrokken secretariaatsteam waarin kennis delen, samenwerken en elkaar vervangen vanzelfsprekend zijn.