Managementassistent

Select EXCELLENT; Deurne; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

Hybride werken mogelijk

Werkplek in Deurne

Job summary

Gemeente Deurne zoekt een managementassistent die het bestuur ondersteunt vanuit Huis voor de samenleving in Deurne. Je bent vast aanspreekpunt voor collegeleden, zoekt informatie uit en zorgt voor tijdige afhandeling van verzoeken. Je werkt mee aan administratieve processen en digitale optimalisatie.

Je werkt binnen het team Communicatie, Secretariaat en Kabinet, met 19 collega’s in Secretariaat. Hybride werken is mogelijk, maar de nadruk ligt op aanwezigheid op kantoor; 32 uur per week, van 2

Qualifications

• Beschik over mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring bij een gemeente en met ondersteuning van het bestuur.
• Goede kennis van Microsoft 365.
• Veilig omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Proactief, georganiseerd en overzicht bij veranderende planning.
• Geen ZZP-constructie.

Responsibilities

• Wees eerste aanspreekpunt voor collegeleden bij vragen en verzoeken.
• Verzamel informatie, leg contacten en volg verzoeken op.
• Beheer complexe agenda’s en organiseer afspraken, ruimtes en catering.
• Verzorg vergaderagenda’s en stukken.
• Bewaak acties en termijnen en signaleer bijsturing.
• Behandel telefoon- en e-mailverkeer voor bestuur en management.
• Ontvang gasten professioneel en gastvrij.
• Wees breed inzetbaar binnen het secretariaat.

Skills

Organisatievermogen

Digitale vaardigheden

Microsoft 365

Copilot/AI-toepassingen

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken

Proactief handelen

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Jouw functie:

Bij Gemeente Deurne ondersteun je als managementassistent het bestuur vanuit het Huis voor de samenleving in Deurne. Je bent een vast aanspreekpunt voor collegeleden en helpt hen met uiteenlopende vragen en verzoeken. Je zoekt informatie uit, legt de juiste contacten, stemt af met collega’s en zorgt dat zaken goed en op tijd worden geregeld. Je denkt vooruit, houdt overzicht en ziet wat nodig is in een bestuurlijke omgeving. Waar nodig ondersteun je ook het management als achtervang.

Agendabeheer is een onderdeel van je werk, maar je bijdrage is breder. Je zorgt dat collegeleden over de juiste informatie en stukken beschikken, bewaakt acties en deadlines en volgt verzoeken actief op. Van een praktische vraag tot de voorbereiding van een bestuurlijke afspraak: jij pakt het op, organiseert wat nodig is en houdt de voortgang vast.

Je werkt binnen het team Communicatie, Secretariaat en Kabinet, in het taakgebied Secretariaat. Het team telt 19 medewerkers. Binnen het Secretariaat werk je samen met 6 collega’s. De werksfeer is collegiaal: collega’s helpen elkaar en stemmen dagelijks af wat prioriteit heeft.

Hybride werken is mogelijk, maar voor deze functie ligt de nadruk sterk op aanwezigheid in het Huis voor de samenleving. Omdat je collegeleden en collega’s direct ondersteunt, werk je het grootste deel van je tijd op kantoor. Je werkt 32 uur per week, van 2 november 2026 tot en met 28 februari 2027.

Jouw profiel:

Je bent een organisatorisch sterke en digitaal vaardige professional die vooruitdenkt, zelf in actie komt en snel kan schakelen tussen uiteenlopende vragen. Je stelt prioriteiten,houdt overzicht wanneer de planning veranderd en communiceert duidelijk en prettig. Je gaat integer om met vertrouwelijke informatie, hebt gevoel voor bestuurlijk-politieke verhoudingen en blijft rustig onder druk. Je werkt gemakkelijk met Microsoft 365, bent nieuwsgierig naar Copilot en andere AI-toepassingen en gebruikt deze zorgvuldig. Je werkt graag samen in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is.

Taken:

• Wees een eerste aanspreekpunt voor collegeleden bij uiteenlopende vragen en verzoeken. Breng de vraag helder in beeld, zoek informatie uit en zorg voor een bruikbaar antwoord of een concrete oplossing.

• Leg contact met collega’s en externe partijen, verzamel informatie en stukken, stem acties af en volg deze op totdat de vraag is afgehandeld.

• Beheer complexe agenda’s en organiseer interne en externe afspraken, inclusief uitnodigingen, ruimtes, catering, audiovisuele middelen en andere faciliteiten.

• Verzorg vergaderagenda’s en stukken.

• Bewaak acties, termijnen en gemaakte afspraken en signaleer op tijd wanneer bijsturing nodig is.

• Behandel telefoon- en e-mailverkeer voor bestuur en, waar nodig, management.

• Ontvang gasten professioneel en gastvrij.

• Wees breed inzetbaar binnen het secretariaat en neem werkzaamheden van collega’s over wanneer dat nodig is.

• Gebruik Microsoft 365, Copilot en andere digitale hulpmiddelen om werkzaamheden slimmer te organiseren en draag actief ideeën aan voor verdere digitalisering.

Eisen:

• Beschik over mbo+/hbo werk- en denkniveau.

• Heb ervaring in een dergelijke functie bij een gemeente en met het ondersteunen van het bestuur.

• Werk gemakkelijk met Microsoft 365.

• Gebruik Copilot en andere AI-toepassingen zorgvuldig.

• Denk vooruit, zie werk liggen en kom zelf in actie.

• Schakel snel tussen uiteenlopende vragen, bepaal wat eerst nodig is en weet de juiste mensen te betrekken.

• Organiseer en structureer sterk, stel prioriteiten en houd overzicht als de planning verandert.

• Communiceer duidelijk en prettig, ga integer om met vertrouwelijke informatie en heb gevoel voor bestuurlijk-politieke verhoudingen.

• Blijf rustig onder druk, schakel snel en werk graag samen in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is.

• ZZP is niet toegestaan.

Wensen:

• Heb ervaring als managementassistent, bestuurssecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie.

• Ben toe aan een volgende stap in je loopbaan.