Teamleider Bestuurssecretariaat

University of Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 48,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Vakantiegeld 8%

Eindejaarsuitkering 8,3%

ABP-pensioen

Job summary

Universiteit van Amsterdam (UvA) zoekt een ervaren teamleider voor het bestuurssecretariaat van de FNWI. U leidt het team, zorgt voor duidelijke afspraken en borgt de continuïteit van bestuurlijke ondersteuning.

In de eerste maanden ligt de nadruk op leiderschap, teamontwikkeling en organisatieontwikkeling. Je werkt aan een evenwichtige taakverdeling, bewaakt voortgang en versterkt de samenwerking binnen een internationale academische context.

Qualifications

• Afgeronde relevante HBO-opleiding.
• Ruime ervaring als teamleider binnen een complexe, bestuurlijke of publieke organisatie.
• Aantoonbare ervaring met teamontwikkeling, verandertrajecten en procesverbetering.
• Ruime ervaring in managementondersteuning en de bereidheid om zelf operationeel bij te dragen.
• Bestuurlijke sensitiviteit en het vermogen om een stevige gesprekspartner te zijn voor bestuurders en afdelingshoofden.
• Besluitvaardigheid, overtuigingskracht en het vermogen om mensen mee te nemen in verandering. Uitstekende digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365, Teams en digitale samenwerking.
• Een uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Leiding geven aan het team en dragen bij aan organisatieontwikkeling.
• Uitwerken en bewaken van een heldere taakverdeling en verantwoordelijkheden.
• Voeren van voortgangs- en jaargesprekken en planningsoverleggen.
• Zorgen voor duidelijke communicatie, samenwerking en draagvlak.
• Versterken van digitale vaardigheden en implementatie van nieuwe werkwijzen.
• Signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor procesverbeteringen.
• Bijdragen aan afdelingsplan en aansturing van middelen.

Skills

Leidinggeven

Verandermanagement

Communicatie

Teamsamenwerking

Education

Relevante HBO-opleiding

Tools

Microsoft 365

Teams

AI

Job description

Wil jij als teamleider van het bestuurssecretariaat van de FNWI bij de UvA mensen verbinden, richting geven en ambities omzetten in zichtbare resultaten? En wil je samen met een betrokken en ervaren team bouwen aan een professioneel en toekomstgericht bestuurssecretariaat?

Werken bij de UvA

Kom bij ons werken

Je brengt rust zonder de beweging stil te zetten. Voor het bestuurssecretariaat van de FNWI zoeken wij een ervaren teamleider die aandacht voor mensen combineert met duidelijke keuzes en zichtbare voortgang. Je geeft richting, en bouwt samen met een betrokken en ervaren team verder aan een professioneel en toekomstgericht bestuurssecretariaat.

Je benadert complexe situaties strategisch en met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je neemt initiatief, maakt duidelijke keuzes en weet met helderheid en overtuiging draagvlak voor verandering te creëren en door te voeren. Je verbindt mensen, maakt verwachtingen duidelijk en begeleidt het team bij de verdere professionalisering van het bestuurssecretariaat. Daarbij combineer je inzicht in bestuurlijke ondersteuning met het vermogen om ook op operationeel niveau effectief bij te dragen.

• Een goed salaris Je salaris wordt bepaald op basis van jouw ervaring en senioriteit, conform de CAO Universiteiten. Je inschaling en dus de genoemde bedragen zijn gebaseerd op een volledig dienstverband van 38 uur per week.
• 232 vakantie-uren Ook bieden we ouderschapsverlof, partnerverlof en verlof wegens maatschappelijke betrokkenheid. Via de Menukaart Arbeidsvoorwaarden zijn er mogelijkheden tot nog meer vakantie-uren.
• Financiële regelingen Bovenop je salaris ontvang je vakantiegeld (8%) en een eindejaarsuitkering (8,3%). Je bouwt een goed pensioen op bij het ABP. En daarnaast bieden we nog veel meer tegemoetkomingen en regelingen.
• Loopbaanontwikkeling en ruimte voor groei De UvA stimuleert jou om je blijvend te professionaliseren d.m.v. trainingen en open UvA-colleges.
• Flexibiliteit Je hebt de flexibiliteit om werk en privé te combineren, vaak met de mogelijkheid tot thuiswerken.

Alles over deze vacature

Wat ga je doen?

In de eerste zes tot negen maanden ligt het zwaartepunt nadrukkelijk op leidinggeven, teamontwikkeling en organisatieontwikkeling. Je besteedt in deze fase ongeveer 24 tot 28 uur per week aan het begeleiden van de transitie. In de overige uren zorg je mede voor de continuïteit van de bestuurlijke managemementondersteuning.

Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding en voor de ontwikkeling van het bestuurssecretariaat. Een van je eerste opdrachten is om samen met het team het volledige takenpakket en de huidige verdeling opnieuw te bekijken. Je brengt werkzaamheden, werkdruk, verantwoordelijkheden, talenten en continuïteit in kaart en komt van daaruit tot een heldere en evenwichtige verdeling. Je vertaalt de gezamenlijke doelen naar concrete afspraken, bewaakt de uitvoering en zorgt dat medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht.

• Je geeft richting aan het team, stelt prioriteiten en organiseert een passende verdeling van werkzaamheden, achtervang en bezetting.
• Je voert individuele werkoverleggen, jaargesprekken en het wekelijkse teamoverleg.
• Jecommuniceert helder enrespectvol, maakt verwachtingen duidelijk en stimuleert samenwerking en resultaat.
• Je bouwt aan vertrouwen, kennisdeling, gezamenlijk eigenaarschap en een professionele teamcultuur.
• Je richt werkprocessen slimmer in, maakt heldere werkafsprakenen zorgt ervoor dat deze duurzaam worden toegepast, met oog voor kwaliteit en voortgang.
• Je begeleidt het team bij het verder ontwikkelen van digitale vaardigheden en het effectief toepassen van Microsoft 365, AI en andere nieuwe werkwijzen.
• Je signaleert knelpunten, grijpt tijdig in en doet voorstellen die problemen voorkomen of processen verbeteren.
• Je levert input voor het afdelingsplan, rapporteert over voortgang en resultaten en bewaakt de inzet van middelen.

De precieze invulling van je eigen operationele bijdrage staat niet vooraf vast.Eerst breng je in kaart welke ondersteuning nodig is en welke werkzaamheden daarbij horen. Op basis daarvan maak je een heldere en toekomstbestendige taakverdeling, leg je verantwoordelijkheden vast en bepaal je welk pakket aanmanagement ondersteunendeen coördinerende taken je als teamleider zelf op je neemt.Jeneemt zelf een passend pakket aanmanagement ondersteunendeen coördinerende taken op je, met voldoende ruimte om je leiderschapsopdracht goed te vervullen.

• Je inventariseert welke ondersteuning het faculteitsbestuur en de afdelingshoofden nodig hebben.
• Je bekijkt welke werkzaamheden passen bij de expertise, ontwikkeling en beschikbaarheid van de teamleden.
• Je zorgt voor helder eigenaarschap, goede achtervang en een evenwichtige werkverdeling.
• Je bepaalt welke coördinerende en operationele taken logisch bij jouw eigen rol als teamleider horen.
• Je volgt hoe de nieuwe verdeling in de praktijk werkt en past deze waar nodig aan.

Wat neem je mee?

Je bent een ervaren leidinggevende die mensen kan meenemen in verandering en tegelijkertijd duidelijk blijft over de koers. Je doorziet verhoudingen, luistert goed en neemt initiatief. Bestuurders en medewerkers ervaren jou als betrouwbaar, benaderbaar en stevig wanneer de situatie daarom vraagt.

• Een afgeronde relevante hbo-opleiding.
• Ruime ervaring als teamleider binnen een complexe, bij voorkeur bestuurlijke of publieke organisatie.
• Aantoonbare ervaring met teamontwikkeling, verandertrajecten en procesverbetering.
• Ruime ervaring in managementondersteuning en de bereidheid om zelf operationeel bij te dragen.
• Bestuurlijke sensitiviteit en het vermogen om een stevige gesprekspartner te zijn voor bestuurders en afdelingshoofden.
• Besluitvaardigheid, overtuigingskracht en het vermogen om mensen mee te nemen in verandering. Uitstekende digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365, Teams en digitale samenwerking.
• Een uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.

Dit bieden wij

Je krijgt een zelfstandige en verantwoordelijke functie met ruimte om zichtbaar verschil te maken in de samenwerking, kwaliteit en toekomstbestendigheid van het bestuurssecretariaat. Je werkt in een academische en internationale omgeving waar nieuwsgierigheid, ontwikkeling en eigen initiatief worden gewaardeerd.

• Een arbeidsovereenkomst voor 34 tot 38 uur per week, in eerste instantie voor één jaar en met uitzicht op een vast dienstverband.
• De functie valt onder UFO-profiel Teamleider 1 en schaal 9 volgens de actuele cao Nederlandse Universiteiten, afhankelijk van jouw relevante ervaring. Er is mogelijk sprake van een aanloopschaal.
• 8 procent vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3 procent.

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, denk aan:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari.
• Goede mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via opleidingen en trainingen.
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud en gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.
• Een inspirerende werkplek op het AmsterdamSciencePark.

Jouw plek bij de UvA

Hier ga je werken

Het bestuurssecretariaat ondersteunt het faculteitsbestuur en de afdelingshoofden van het Faculteitsbureau. Het team bestaat uit vijf collega’s inclusief de teamleider met ieder een eigen takenpakket. De komende periode draait om verdere professionalisering, betere samenwerking, heldere werkafspraken en slim gebruik van digitale mogelijkheden.

Over de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica

Onderzoekers en studenten van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) zijn gefascineerd door elk aspect van hoe de wereld werkt, of het nu gaat om elementaire deeltjes, de geboorte van het universum of de werking van de hersenen. De FNWI heeft een studentenpopulatie van ongeveer 8.000 studenten, evenals 1.800 medewerkers die werkzaam zijn in onderwijs, onderzoek of ondersteunende diensten.

Diversiteit en inclusie

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis heeft. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Studies tonen aan dat vrouwen en leden van ondervertegenwoordigde groepen alleen solliciteren naar banen als ze aan 100% van de kwalificaties voldoen. Voldoe jij wel aan de opleidingseisen maar heb je nog niet alle gevraagde ervaring? Dan moedigt de UvA je aan om toch te solliciteren.