Management/Office-assistent

Utrecht University; Utrecht; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Part time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

8,3% eindejaarsuitkering

Pensioenregeling

Flexibele arbeidsvoorwaarden

Job summary

Universiteit Utrecht zoekt een management/office-assistent ter ondersteuning van OSZ. Je hebt een MBO/HBO-denk- en werkniveau, ervaring met notuleren en een proactieve, zelfstandige werkhouding.

Je verzorgt secretariële taken, agendabeheer, organisatie van bijeenkomsten en ondersteunt bij sociale activiteiten en meldingen in/over het pand, met focus op planning en organisatie. 0,6 fte, contract voor 12 maanden, met een bruto maandsalaris tussen 3.202,- en 4.159,-.

Qualifications

• MBO/HBO denk- en werkniveau als basis.
• Ervaring met notuleren.
• Enige jaren ervaring als managementassistent of secretaresse.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van Engels.

Responsibilities

• Verlenen van secretariële en organisatorische ondersteuning aan het hoofd OSZ.
• Ondersteunen bij indiensttreding, afscheid en jubilea van collega’s en sociale activiteiten organiseren.
• Bijhouden en afhandelen van diverse verzoeken in mailboxen en agenda beheren.
• Notuleren en opstellen van actie- en besluitenlijsten van overleggen.
• Onderhouden OSZ-intranet en OSZ-WIKI.
• Mede verzorgen van meldingen in/over het pand en toegangsbeheer.
• Bestellen en uitgeven van kantoorartikelen en ondersteuning bij team-activiteiten.

Skills

Notuleren

Plannen & organiseren

Communicatieve vaardigheden

Interculturele vaardigheden

Education

MBO/HBO denk- en werkniveau

Tools

Outlook

Kantoorsoftware

Job description

De faculteit Geesteswetenschappen zoekt een management/office-assistent voor de ondersteuning van de afdeling Onderwijsondersteuning en Studentzaken (OSZ) een veelzijdige functie met zeer diverse taken.

Wat ga je doen?

Werkzaamheden afdeling Onderwijsondersteuning en Studentzaken (OSZ)

• Je verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning voor het hoofd OSZ zoals o.a. agendabeheer en het (mede) organiseren van bijeenkomsten en overleggen.
• Je biedt ondersteuning bij indiensttreding, afscheid, jubilea en pensioen van collega’s. Daarnaast heb je een belangrijke rol in het organiseren van sociale activiteiten zoals de informatiebijeenkomsten maar ook van sociale activiteiten bij de teams.
• Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden, overzicht houden en afhandelen van diverse verzoeken en vragen in diverse mailboxen.
• Je maakt incidenteel actie- en besluitenlijsten van overleggen.
• Je onderhoudt in samenspraak met de teams de OSZ-intranetpagina en doet wijzigingen in de OSZ WIKI-omgeving.
• Je draagt zorg voor de meldingen in en over het pand, communiceert hierover en monitort deze en je doet het toegangsbeheer van een specifieke overlegruimte.
• Je bent verantwoordelijk voor de bestelling en uitgifte van kantoorartikelen en specifieke bestellingen voor de teams.
• Je verricht hand- en spandiensten voor OSZ.

Naast de bovenstaande taken is er ook ruimte om andere werkzaamheden op te pakken.

Wat breng je mee?

De ideale kandidaat voor deze functie werkt zelfstandig, is daadkrachtig, zeer proactief en is bereid om complexe zaken aan te pakken. Je beweegt je soepel door verschillende organisatiestructuren, kunt snel schakelen en hebt een flexibele en positieve instelling. Affiniteit met een wetenschappelijke omgeving is een pré.

Wat breng je nog meer mee

• Je hebt MBO/HBO denk- en werkniveau.
• Je hebt ervaring met notuleren.
• Je hebt enkele jaren ervaring in een functie als managementassistente of secretaresse.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels.
• Je bent secuur en een kei in plannen en organiseren en je toont eigenaarschap.
• Het Office-pakket, vooral Outlook, heeft geen geheimen voor jou.
• Je hebt goed ontwikkelde interculturele en communicatieve vaardigheden.

Wat bieden wij?

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een positie van 0,6 fte met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.202,-tot maximaal € 4.159,- (schaal 7 de functie is ingeschaald als Management/Office-assistent 2, volgens Universitair Functie Ordenen (UFO) (van de cao Nederlandse Universiteiten).
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden in onze cao bieden we aantrekkelijke extra’s, zoals ruimte voor persoonlijke en professionele groei (https://eur03.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fwww.uu.nl%2Forganisatie%2Fwerken-bij-de-universiteit-utrecht%2Fprofessionele-ontwikkeling&data=05%7C02%7CD.M.Lagard%40uu.nl%7C4f5d474e5b464b941f1708df13c33466%7Cd72758a0a4464e0fa0aa4bf95a4a10e7%7C0%7C0%7C639251401252177641%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=XtaO1rDWBDWASlSmb340cJji4jGl7S2xkXiUHelogSM%3D&reserved=0) en flexibele verlofregelingen en extra vakantiedagen. Via het UU-keuzemodel kun je je pakket aanpassen aan jouw behoeften. Zo moedigen we je aan om te groeien in wat je doet, zowel in je werk als in je ontwikkeling. Lees meer over onze arbeidsvoorwaarden (https://eur03.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fwww.uu.nl%2Forganisatie%2Fwerken-bij-de-universiteit-utrecht%2Farbeidsvoorwaarden&data=05%7C02%7CD.M.Lagard%40uu.nl%7C4f5d474e5b464b941f1708df13c33466%7Cd72758a0a4464e0fa0aa4bf95a4a10e7%7C0%7C0%7C639251401252228503%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=j3FNOBqCUuSq70iMlEmhyk3WJcw1bZv%2FyQ9ZaQJsbcw%3D&reserved=0).

Over ons

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toonderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht (https://www.uu.nl/) werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's (https://www.uu.nl/onderzoek/profiel/strategische-themas). Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow (https://youtu.be/yHkvpRYVPiA).

Aan de faculteit Geesteswetenschappen (https://www.uu.nl/organisatie/faculteit-geesteswetenschappen) zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 7.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad (https://www.youtube.com/watch?v=g85rmxvY77s) van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest (https://www.uu.nl/trans-10), zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

De faculteit streeft naar diversiteit onder haar medewerkers en studenten en zet zich in om een veilige en inclusieve omgeving te creëren voor iedereen, zoals te lezen is in het Equality, Diversity and Inclusion (https://eur03.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fwww.uu.nl%2Fen%2Forganisation%2Fequality-diversity-inclusion&data=05%7C02%7Cs.cansiz-demooij%40uu.nl%7C19f4442df0d04636e18208df01c5e0e4%7Cd72758a0a4464e0fa0aa4bf95a4a10e7%7C0%7C0%7C639231621512661592%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=itSjZy%2BGvsTkcFt4MljWNoLQjVzzPkNes3SdgtHcyP4%3D&reserved=0)-beleid van de Universiteit Utrecht. De kernwaarden van de faculteit Geesteswetenschappen zijn professionaliteit, transparantie, verantwoordelijkheid, verbondenheid en veiligheid. Deze waarden gelden voor iedereen en we houden ze hoog, in ons werk en in onze communicatie met elkaar en naar anderen.

Sollicitatie

Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met verschillende achtergronden, perspectieven en identiteiten. Denk aan verschillen in cultuur, religie of etniciteit, gender, seksuele oriëntatie, neurodiversiteit, beperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen. Lees meer over hoe wij werken aan diversiteit en inclusie (https://www.uu.nl/organisatie/equity-diversity-inclusion). Heb je vragen over toegankelijkheid—bijvoorbeeld van je werklocatie Drift 10 (https://www.uu.nl/organisatie/campus/gebouwen), tijdens het sollicitatieproces of in je werk? Neem dan contact op via onze HR-contactpagina (https://www.uu.nl/organisatie/vacatures/contact).

Screening op kennisveiligheid kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedures voor wetenschappelijk personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen.