Management/Office-assistent

Faculty of Humanities (Utrecht University); Utrecht; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

8,3% eindejaarsuitkering

pensioenregeling

flexibele arbeidsvoorwaarden

Job summary

De faculteit Geesteswetenschappen van de Universiteit Utrecht zoekt een management/office-assistent ter ondersteuning van OSZ. De functie omvat secretariële taken, agendabeheer en het mede organiseren van bijeenkomsten en overleggen.

Daarnaast ben je betrokken bij indiensttreding, jubilea en pensioen, plus sociale activiteiten en beheer van OSZ-intranet. Vereist zijn MBO/HBO-niveau, Notuleren-ervaring en uitstekende Nederlandse taal.

Qualifications

• Zelfstandigheid, daadkracht en proactief handelen.
• Vlexibiliteit en vermogen om snel te schakelen tussen organisatiestructuren.
• Affiniteit met een wetenschappelijke omgeving is een pré.

Responsibilities

• Verlenen van secretariële en organisatorische ondersteuning aan het hoofd OSZ (agenda, vergaderingen).
• Ondersteunen bij indiensttreding, afscheid, jubilea en pensioen; organiseren van sociale activiteiten.
• Beheren van diverse mailboxen en afhandeling van verzoeken.
• Maken van actie-/besluitlijsten en beheren van OSZ-intranet/WIKI-pagina’s.

Skills

Notuleren

Plannen en organiseren

Secretariële ondersteuning

Interculturele communicatie

Education

MBO/HBO denk- en werkniveau

Tools

Office-pakket

Outlook

Job description

De faculteit Geesteswetenschappen zoekt een management/office-assistent voor de ondersteuning van de afdeling Onderwijsondersteuning en Studentzaken (OSZ) een veelzijdige functie met zeer diverse taken.

Wat ga je doen?

Werkzaamheden Afdeling Onderwijsondersteuning En Studentzaken (OSZ)

• Je verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning voor het hoofd OSZ zoals o.a. agendabeheer en het (mede) organiseren van bijeenkomsten en overleggen.
• Je biedt ondersteuning bij indiensttreding, afscheid, jubilea en pensioen van collega’s. Daarnaast heb je een belangrijke rol in het organiseren van sociale activiteiten zoals de informatiebijeenkomsten maar ook van sociale activiteiten bij de teams.
• Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden, overzicht houden en afhandelen van diverse verzoeken en vragen in diverse mailboxen.
• Je maakt incidenteel actie- en besluitenlijsten van overleggen.
• Je onderhoudt in samenspraak met de teams de OSZ-intranetpagina en doet wijzigingen in de OSZ WIKI-omgeving.
• Je draagt zorg voor de meldingen in en over het pand, communiceert hierover en monitort deze en je doet het toegangsbeheer van een specifieke overlegruimte.
• Je bent verantwoordelijk voor de bestelling en uitgifte van kantoorartikelen en specifieke bestellingen voor de teams.
• Je verricht hand- en spandiensten voor OSZ.

Naast de bovenstaande taken is er ook ruimte om andere werkzaamheden op te pakken.

Wat breng je mee?

De ideale kandidaat voor deze functie werkt zelfstandig, is daadkrachtig, zeer proactief en is bereid om complexe zaken aan te pakken. Je beweegt je soepel door verschillende organisatiestructuren, kunt snel schakelen en hebt een flexibele en positieve instelling. Affiniteit met een wetenschappelijke omgeving is een pré.

Wat Breng Je Nog Meer Mee

• Je hebt MBO/HBO denk- en werkniveau.
• Je hebt ervaring met notuleren.
• Je hebt enkele jaren ervaring in een functie als managementassistente of secretaresse.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels.
• Je bent secuur en een kei in plannen en organiseren en je toont eigenaarschap.
• Het Office-pakket, vooral Outlook, heeft geen geheimen voor jou.
• Je hebt goed ontwikkelde interculturele en communicatieve vaardigheden.

Wat bieden wij?

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een positie van 0,6 fte met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.202,-tot maximaal € 4.159,- (schaal 7 de functie is ingeschaald als Management/Office-assistent 2, volgens Universitair Functie Ordenen (UFO) (van de cao Nederlandse Universiteiten).
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden in onze cao bieden we aantrekkelijke extra’s, zoals ruimte voor persoonlijke en professionele groei en flexibele verlofregelingen en extra vakantiedagen. Via het UU-keuzemodel kun je je pakket aanpassen aan jouw behoeften. Zo moedigen we je aan om te groeien in wat je doet, zowel in je werk als in je ontwikkeling. Lees meer over onze arbeidsvoorwaarden.

Over ons

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 7.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

De faculteit streeft naar diversiteit onder haar medewerkers en studenten en zet zich in om een veilige en inclusieve omgeving te creëren voor iedereen, zoals te lezen is in het Equality, Diversity and Inclusion-beleid van de Universiteit Utrecht. De kernwaarden van de faculteit Geesteswetenschappen zijn professionaliteit, transparantie, verantwoordelijkheid, verbondenheid en veiligheid. Deze waarden gelden voor iedereen en we houden ze hoog, in ons werk en in onze communicatie met elkaar en naar anderen.

Meer informatie

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Monique Clabbers, Afdelingshoofd secretariële ondersteuning via [e-mail]

Bij geschikte kandidaten zullen de gesprekken voor het sluiten van de vacature al gestart worden.

Screening op kennisveiligheid kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedures voor wetenschappelijk personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen.