Management Assistent(e) -Portfolio, Planning & Standards Onshore

1UPPLY; Arnhem; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

1UPLY is op zoek naar een Management Assistent PP Onshore voor Arnhem. Je voert proactief facilitaire en ondersteunende werkzaamheden uit, beheert agenda's, bewaakt tijdschema's en stemt af met betrokkenen. Je woont vergaderingen bij en maakt verslaglegging.

Belangrijke taken omvatten verslaggeving, agendabeheer, afdelingscommunicatie, onboarding en middelen, SharePoint-beheer, en inkoopverwerking in SAP. De kandidaat fungeert als spin in het web en vervanger bij afwezigheid.

Qualifications

• Relevante mbo- of hbo-opleiding afgerond en minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels (schriftelijk) vereist.
• Beschikbaar voor de hele gevraagde periode van het contract.
• Een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart) bij intake en startdatum tonen.
• Standplaats Arnhem; drie dagen per week op kantoor aanwezig (maandag, dinsdag en woensdag).

Responsibilities

• Plannen en organiseren van interne en externe vergaderingen en (project)team- of afdelings-evenementen.
• Notuleren en voortgang/actiepunten bewaken waar gewenst.
• Agendabeheer: prioriteren en inplannen van afspraken.
• Afdelingscommunicatie: planning en bewaking van communicatie en beheer van kanalen.
• Onboarding & middelen: coördinatie van tijdige verstrekking van bedrijfsmiddelen.
• SharePoint-beheer: inrichting en beheer van de afdelings-SharePoint-omgeving.
• Inkoopverwerking: verzorgen van inkoopaanvragen in SAP.
• Waarneming: optreden als vervanger bij afwezigheid.

Skills

Microsoft Office

SharePoint

Nederlands

Engels

Education

MBO/HBO-diploma

Tools

SAP

Job description

Management Assistent PP Onshore
Je voert proactief faciliterende en ondersteunende werkzaamheden uit. Je beheert agenda's, bewaakt tijdschema's, bepaalt prioriteiten en stemt af met betrokkenen. Je ondersteunt het management en woont vergaderingen bij, inclusief verslaglegging.

Belangrijkste werkzaamheden
Plannen en organiseren: interne en externe vergaderingen en (project)team- of afdelingsevenementen voorbereiden en organiseren.
Verslaglegging: indien gewenst notuleren en bewaken van voortgang/actiepunten.
Agendabeheer: prioriteren en inplannen van afspraken en zorgen voor balans in de agenda van de leidinggevende(s).
Afdelingscommunicatie: planning en bewaking van afdeling brede communicatie, input voor nieuwsbrieven en beheer van communicatiekanalen (bijv. MS Teams / intranetpagina's) en kennissessies.
Onboarding & middelen: coördinatie van tijdige verstrekking van bedrijfsmiddelen aan medewerkers.
SharePoint-beheer: inrichting en beheer van de afdelings-SharePoint omgeving.
Inkoopverwerking: verzorgen en verwerken van inkoopaanvragen in SAP.
Waarneming: optreden als vervanger bij afwezigheid van collega-teamassistent.
Rol: fungeren als spin in het web binnen de organisatie.

Profiel
Opleiding: relevante mbo- of hbo-opleiding afgerond.
Ervaring: minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
Affiniteit: met een technische omgeving; ervaring met (technische) infrastructurele projecten is een pré.
Vaardigheden: kennis van en ervaring met Microsoft Office en SharePoint; snel nieuwe systemen eigen maken. Ervaring met SAP is een pré.
Talen: goede communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk; goede beheersing van Nederlands en Engels (schriftelijk) vereist.
Persoonlijkheid: stressbestendig, proactief, zelfstandig, stevige en toegankelijke persoonlijkheid, oplossingsgericht en klantgericht.
Kernkwaliteiten: samenwerken, collegialiteit, zorgvuldigheid, plannen en organiseren, to-the-point, resultaatgericht en analytisch vermogen.

Praktische informatie
Type opdracht: tijdelijke opdracht ter vervanging van een langdurig afwezige medewerker.
Standplaats: Arnhem; aanwezigheid op kantoor drie dagen per week (maandag, dinsdag en woensdag).
VOG: een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) dient beschikbaar te zijn voordat je start.
Identificatie: je beschikt over een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart) dat bij intake en op de startdatum getoond kan worden.
Beschikbaarheid: beschikbaarheid voor de gevraagde periode is belangrijk.

Eisen

• Je hebt een relevante Mbo- of Hbo-opleiding afgerond en minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare functie
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Een goede beheersing van zowel Nederlands als Engels (schriftelijk) is een vereiste
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract geldig is en ter controle kan worden overlegd
• Het is van belang dat de kandidaat beschikbaar is voor de hele gevraagde periode in de aanvraag
• De standplaats voor deze functie is Arnhem – je wordt drie dagen op kantoor verwacht, maandag/dinsdag en woensdag

Gunningscriteria

• Je hebt een relevante Mbo- of Hbo-opleiding afgerond en minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare functie
• Je hebt affiniteit met een technische omgeving (en begrippen) en je hebt bij voorkeur ervaring met het werken in (technische) infrastructurele projecten
• Ervaring met SAP is een pre