Management Assistent(e)

1UPPLY; Arnhem; Hybrid; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

1UPPLY zoekt een Managementassistent HR die proactief de HR Management Team ondersteunt en agile de agenda’s beheert. Je coordineert bijeenkomsten en bewaakt informatievoorziening tussen HR en overige afdelingen. Je plant en bereidt interne en externe vergaderingen en teamactiviteiten voor, verzorgt verslaglegging en bewaakt actiepunten.

Ook onderhoud je SharePoint en documenten en werk je discreet met vertrouwelijke personeelsinformatie. De standplaats is Arnhem.

Qualifications

• Een relevante mbo- of hbo-opleiding afgerond.
• Minimaal vier jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële of ondersteunende functie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.
• Beschikbaarheid 32–40 uur per week.
• Vertrouwd met Microsoft Office, Teams, SharePoint en SAP S/4HANA.

Responsibilities

• Beheer en coördineer afspraken binnen HR en bewaak voortgang van acties.
• Plan en organiseer interne/externe vergaderingen, evenementen en teamactiviteiten.
• Verzorg verslaglegging en zorg voor tijdige informatievoorziening.
• Verbind HR MT-leden, HR-collega’s en andere stakeholders.
• Houd de SharePoint-omgeving van HR up-to-date.

Skills

Organisatietalent

Proactieve houding

Discretie

Taalvaardigheid NL/EN

Education

MBO/HBO-opleiding

Tools

Microsoft Office

Microsoft Teams

SharePoint

SAP S/4HANA

Job description

Managementassistent HR

De functie

Als Managementassistent HR ondersteunt je proactief meerdere leden van het HR Management Team. Je beheert agenda’s, stelt prioriteiten, bewaakt acties en verbindt verschillende stakeholders binnen en buiten HR. Je werkt zelfstandig en draagt met jouw organisatietalent bij aan een soepel functionerend team.

Wat ga je doen?

Je beheert en coördineert afspraken binnen en buiten HR en zorgt voor actuele agenda’s, tijdige afstemming en goede informatievoorziening.

Je plant, organiseert en bereidt interne en externe vergaderingen, evenementen en teamactiviteiten voor.

Je verzorgt waar nodig de verslaglegging en bewaakt de voortgang van actiepunten.

Je bewaakt acties, deadlines en de opvolging van afspraken.

Je bent de verbindende schakel tussen HR MT-leden, HR‑collega’s en andere stakeholders.

Je houdt de SharePoint‑omgeving van de HR‑unit actueel.

Je ondersteunt bij het opstellen en beheren van spreadsheets, presentaties, correspondentie en andere documenten.

Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke en personeelsgerelateerde informatie.

Wat breng je mee?

Een afgeronde relevante mbo‑ of hbo‑opleiding en minimaal vier jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële of ondersteunende functie.

Aantoonbare kennis van en ervaring met Microsoft Office, Microsoft Teams, SharePoint en SAP S/4HANA.

Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.

Een sterk organisatorisch vermogen, nauwkeurigheid en oog voor detail.

Een proactieve houding: je kunt prioriteiten stellen en behoudt overzicht in een dynamische werkomgeving.

Zelfstandigheid en structuur, en het vermogen om verschillende werkzaamheden tegelijk te managen.

Een verbindende persoonlijkheid die gemakkelijk schakelt tussen verschillende niveaus binnen een organisatie.

Een positieve instelling, gevoel voor humor en aandacht voor prettige samenwerking.

Belangrijke kernwoorden: samenwerken, plannen en organiseren, zorgvuldigheid, flexibiliteit, klantgerichtheid en eigenaarschap.

Praktische informatie

Het betreft een tijdelijke functie, met een initiële looptijd van zes maanden en een optie tot verlenging.

De standplaats is Arnhem. Je bent minimaal twee à drie dagen per week op kantoor aanwezig en eens per twee weken op het kantoor in Amsterdam.

De inzet bedraagt 32 tot 40 uur per week. Bij een parttime inzet is aanwezigheid op woensdag verplicht.

Tijdens de inwerkperiode wordt verwacht dat je vaker op kantoor bent.

Eisen

• Je hebt een relevante mbo- of hbo-opleiding afgerond en minimaal vier jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële of ondersteunende functie
• Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met Microsoft Office, Microsoft Teams, SharePoint en SAP S/4
• HANAJe beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels
• De inzet bedraagt 32 tot 40 uur per week
• Bij een parttime inzet is aanwezigheid op woensdag verplicht
• Je bent minimaal twee à drie dagen per week op kantoor in Arnhem aanwezig
• Je bent eens per twee weken aanwezig op het kantoor in Amsterdam
• Tijdens de inwerkperiode ben je vaker op kantoor aanwezig
• Je beschikt over een geldig paspoort of een geldige identiteitskaart bij de intake en op de startdatum van het contract, en kunt dit document ter controle overleggen
• Je bent beschikbaar voor de volledige gevraagde periode in de aanvraag