Management Assistent (24 uur)

Unique; Utrecht; Hybrid; EUR 32,000 - 44,000; Part time

Job summary

Veiligheidsregio Utrecht (VRU) zoekt een managementassistent die de dagelijkse ondersteuning soepel laat verlopen. Je beheert complexe agenda’s, plant afspraken en bereidt vergaderingen voor met betrokken partijen. Je communiceert met gemeenten, ministeries en collega’s om zaken tijdig te regelen.

Je werkt in een hecht managementsupportteam binnen Facilitair en Inkoop. De positie is parttime (24-30 uur), tijdelijk tgv zwangerschapsverlof van 10-09-2026 tot 01-04-2027, met hybride werken en

Qualifications

• MBO werk- en denkniveau.
• 3–5 jaar ervaring als managementassistent.
• Ervaring in complexe bestuurlijke omgevingen.
• Beschikbaar op dinsdag en één andere dag.
• Ervaring met Outlook, Teams en SharePoint.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda’s en afspraken plannen.
• Voorbereiden van vergaderingen en delen van stukken.
• Communiceren met interne en externe partijen zoals gemeenten en ministeries.
• Signaleren van knelpunten en zorgen dat informatie compleet is.
• Samenwerken met het managementsupportteam bij piekmomenten.

Skills

Stakeholder management

Proactieve aanpak

Organisatievoering

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Teams

SharePoint

Job description

Wat ga je precies doen

Als managementassistent speel je een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse ondersteuning binnen onze organisatie. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van complexe agenda’s en het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten voor de afdelingen Bedrijfsvoering, Risicobeheersing en Meldkamer. Met jouw gestructureerde aanpak en oog voor detail zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt, terwijl je schakelt met diverse interne en externe stakeholders. Je werkt nauw samen met een hecht team van collega’s, waarbij flexibiliteit en samenwerking centraal staan.

Wat je gaat doen:

• Beheren: van complexe agenda’s en het plannen van afspraken, rekening houdend met prioriteiten en betrokken partijen.
• Voorbereiden: van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het verzamelen en delen van relevante stukken.
• Communiceren: met interne collega’s en externe partijen zoals gemeenten en ministeries, om zaken soepel en tijdig te regelen.
• Signaleren: van knelpunten en zorgen dat informatie compleet en actueel beschikbaar is voor alle betrokkenen.
• Samenwerken: met het managementsupportteam om pieken op te vangen en elkaar te ondersteunen waar nodig.

Wat bieden we jou

• Tijdelijke opdracht ter vervanging van zwangerschapsverlof van 10-09-2026 t/m 01-04-2027.
• Contract van 24–30 uur per week, met vaste kantoordag op dinsdag.
• Brutosalaris tussen €2.863 en €3.998 per maand bij 36 uur (schaal 7).
• Individueel keuzebudget van 18,63% over je jaarsalaris.
• Mogelijkheid om je keuzebudget te gebruiken voor extra verlof, uitbetaling of opleidingen.
• Flexibele werktijden en hybride werken: thuis, Provinciehuis Utrecht of brandweerpost.
• Veel aandacht voor een gezonde werk-privébalans.
• Investering in jouw ontwikkeling via opleidingen, coaching en doorgroeikansen.
• Werken in een hecht managementsupportteam dat elkaar ondersteunt.
• Regelmatige afstemming over werkdruk en prioriteiten binnen het team.
• Een organisatie met maatschappelijke impact in de veiligheidsregio Utrecht.
• Informele, toegankelijke sfeer met ruimte voor eigen initiatief en verbeterideeën.

Functie-eisen

We zoeken een gestructureerde en proactieve managementassistent die moeiteloos schakelt tussen diverse stakeholders.

• MBO werk- en denkniveau.
• 3-5 jaar ervaring als managementassistent.
• Ervaring in complexe bestuurlijke omgevingen.
• Beschikbaar op dinsdag en één andere dag.
• Ervaring met Microsoft Outlook, Teams en SharePoint.

Over het bedrijf

Bij de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) werk je in het hart van een organisatie die zich dagelijks inzet voor een veiligere en veerkrachtigere samenleving. Gelegen in Utrecht, biedt de VRU een goed bereikbare werkplek waar samenwerking en innovatie centraal staan. Of je nu betrokken bent bij het blussen van branden, het coördineren van meldingen of het ondersteunen van beleidsprocessen, jouw bijdrage doet ertoe. De VRU geeft je de ruimte om initiatief te nemen en waarde toe te voegen aan een organisatie die vertrouwen en samenwerking hoog in het vaandel heeft staan.

Het team
Je wordt onderdeel van het managementsupportteam binnen de afdeling Facilitair en Inkoop. Dit team bestaat uit acht toegewijde collega’s die samen zorgen voor een professionele ondersteuning van het management. De sfeer is collegiaal en er wordt nauw samengewerkt om elkaar te versterken en piekmomenten op te vangen. Binnen het team is er veel ruimte voor overleg, het delen van ideeën en het verbeteren van processen, zodat iedereen optimaal kan bijdragen aan het gezamenlijke succes.

Salarisomschrijving

€2838 - €3984 monthly

Uren

24 - 30

Dienstverband

parttime

Vaardigheden

• Er is geen minimale opleiding vereist
• Je beheerst Nederlands

Wat wij bieden

Salaris

€2.838,- tot €3.984,-

Contract

parttime